Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de Cuentas por Pagar DMAIC Presentación Proyecto Six Sigma Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de Cuentas por Pagar

Reducción del tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar DMAIC Presentación del proyecto Nombre del proyecto: Reducción del tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar Champion: Miembros del equipo: Líder: Asesor Black Belt:

-DEFINICION -MEDICION -ANALISIS -MEJORA -CONTROL DMAIC FASES DE LA METODOLOGIA DMAIC -DEFINICION -MEDICION -ANALISIS -MEJORA -CONTROL

DMAIC

Almacen de Refacciones DMAIC A continuación mostramos el tiempo invertido en el Ciclo de Cuentas por Pagar y en donde intervienen los siguientes departamentos: Compras, Almacenes (Refacciones, Materias Primas), Vigilancia, Facturación y Cuentas por Pagar con el fin de identificar las variables. Distribución del tiempo total empleado en el ciclo de Cuentas por pagar Facturación Cuentas por Pagar Compras Y= X1+X2+X3+Xn Almacen de Refacciones Vigilancia Almacen de M.Primas Como se observa en la Grafica de Pastel los departamentos en donde se invierte el mayor tiempo de proceso son Almacén de Materias Primas, de Refacciones y Cuentas por Pagar, por lo que a partir de este momento denominaremos a Cuentas por pagar X1 por ser este el área objeto del proyecto.

Definición del Problema DMAIC Definición del Problema Variables Criticas de Calidad (CTQ’s) Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn) Otros Deptos. Ciclo de Cuentas Por Pagar Almacenes de M.P. / Refacciones Depto. Compras Depto. Cuentas por Pagar El problema a resolver es el tiempo de Ciclo en el Departamento de Cuentas por Pagar (Y= X1) ya que es el cuello de botella

ESTABLECIMIENTO DE LA META DMAIC ESTABLECIMIENTO DE LA META Se establece una meta del 50% ó mas en la Reducción del Tiempo de Proceso en el ciclo de cuentas por pagar ya que al tener varios procesos manuales y demasiada documentación hay partes del proceso que están fuera de control y procedimiento y que a su vez corremos el riesgo de incurrir en errores. 100% 75% Ciclo de CxP 50% 50 % 25% ANTES META

CONTENIDO DE LA FASE DE MEDICION DMAIC CONTENIDO DE LA FASE DE MEDICION Diagrama de flujo del ciclo de CxP Matriz de Tiempos Grafica de Pastel por Actividad Pareto de Tiempos por Area

Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar DMAIC

DMAIC Para entender excatamente las areas de oportunidad en el ciclo de cuentas por pagar nos dimos a la tarea de analizar el flujo del ciclo e incluimos una matriz de tiempos en donde se mustra claramente el o los cuellos de botella. Tiempo Total del Ciclo 1,122 Min. Nota: Esta matriz de tiempos surge de una hoja de recoleccion de datos.

Tiempo Total del Ciclo= 1,122 Min. DMAIC En esta gráfica de pastel observamos claramente cuales son las actividades y áreas en donde ese invierte el mayor tiempo en el proceso y precisamente en las que enfocaremos este proyecto. Tiempo Total del Ciclo= 1,122 Min.

5 W’s + 1 H para validar las causas raíz DMAIC 5 W’s + 1 H para validar las causas raíz

CONTENIDO DE LA FASE DE ANALISIS DMAIC DMAIC CONTENIDO DE LA FASE DE ANALISIS 5 W’s + 1 H Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF) Validación de la Causas Resumen de Causas Raíz

DMAIC

DMAIC DMAIC Para Validar las Causas Raíz nos dimos a la tarea de elaborar un carta de lecturas Individuales y rangos móviles I-MR, la cual nos arroja los limites de control y en base a esto se establecen las conclusiones CONCLUSION: Se determina que los rangos móviles no están en control ya que algunos salen del rango y otros están al limite, por lo tanto el Tiempo de Captura es una Causa Raíz.

DMAIC DMAIC Resumen de Causas Raíz El AMEF elaborado para el ciclo de Cuentas por pagar muestra dos pasos del proceso con RPN’s > 200, por lo que: Los pasos uno (Captura de Información en el sistema) y dos (Integración de Facturas Originales) son causas Raíz. Derivados del estudio se observo que atacando estas dos causas contribuimos a mejorar otros pasos del proceso.

CONTENIDO DE LA FASE DE IMPLEMENTACION (MEJORA) DMAIC CONTENIDO DE LA FASE DE IMPLEMENTACION (MEJORA) Plan de Acciones Diagrama de Flujo con Mejoras. Matriz de Tiempos con Mejoras Grafica de Pastel con Mejoras Pareto con las Mejoras obtenidas Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF) Cumplimiento de la Meta

DMAIC Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar con Mejoras De la fase de análisis de desprenden las mejoras que se muestran a continuación: Almacen solo recibe facturas originales Se elimina este paso del proceso

CUMPLIMIENTO DE LA META DMAIC CUMPLIMIENTO DE LA META Como se estableció en un principio la meta era reducir un 50% ó mas en el Tiempo de ciclo de cuentas por pagar, afortunadamente con el uso de las herramientas lean se pudo reducir en un 64.3 %. 100% 75% Ciclo de CxP 50% 64.3% 25% ANTES META

CONTENIDO DE LA FASE DE CONTROL DMAIC CONTENIDO DE LA FASE DE CONTROL Capacitacion en los nuevos metodos Procedimiento Actualizado Conclusiones y Reflexión

DMAIC Con el fin de asegurar la continuidad en el proceso que se implemento, se realizo la actualización del procedimiento en base a requerimientos corporativos y leyes mexicanas, actualmente se encuentra en la Intranet para consulta de quien lo requiera