PROYECTO SEIS SIGMA PARA LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA ELABORADO POR FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN.

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1 PROYECTO SEIS SIGMA PARA LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA ELABORADO POR FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN

2 LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO SE EFECTUARÁ EMPLEANDO LA METODOLOGÍA DMAIC, QUE CONSTA DE LOS SIGUIENTES PASOS: DEFINICIÓN.- Selección y justificación del proyecto y definición del problema MEDICIÓN.- Diagnóstico de situación actual del problema y factores relacionados ANÁLISIS.- Identificar causas potenciales del problema y verificar si son raíz MEJORA.- Generar alternativas de solución, evaluarlas, implementarlas y verificar su efectividad CONTROL.- Establecer los controles y cambios al sistema para mantener la mejora

3 JUSTIFICACIÓN DE LA METODOLOGÍA UTILIZADA
DMAIC es una herramienta de la metodología Seis Sigma y la elegí para elaborar este proyecto por estar 100% enfocada en la mejora de procesos, productos y servicios existentes.

4 I.- FASE DE DEFINICIÓN SELECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. PARA LA SELECCIÓN DEL PROYECTO NOS AYUDAREMOS DE UNA MATRIZ DE PRIORIZACIÓN. LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO LO PLASMO EN EL PROJECT CHARTER. PARA LA DEFINICIÓN DEL PROCESO DEL PROBLEMA ME AUXILIO DE UN MAPA DE PROCESO SIPOC. Y LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES RELACIONADOS O VARIABLES CRÍTICAS DE CALIDAD ME AYUDAN PARA PODER IDENTIFICAR INDICADORES DIRECTOS O INDIRECTOS SOBRE LOS CTQ’s.

5 1.1- SELECCIÓN DEL PROYECTO:
EL OBJETIVO PRINCIPAL DE ESTE PROYECTO ES EL DE INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (INTERNO Y EXTERNO) POR LO TANTO CON LA MATRÍZ DE PRIORIZACIÓN SIGUIENTE ELIGIRÉ POR CUAL EMPEZAR, DE LOS PUNTOS QUE CONSIDERO IMPORTANTES POR MEJORAR:

6 Calidad del Producto Calidad del Servicio Precio
DEFINICIÓN DE LOS CTQ’s (Critical to Quality) Críticos para la Calidad. LAS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO/SERVICIO QUE SON IMPORTANTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE, LOS TENEMOS EN LOS RECUADROS SIGUIENTES Y SERVIRAN DE BASE PARA LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO. Calidad del Producto Confiabilidad Actualización Adaptabilidad Respuesta al cambio Manejo de Tecnología Competitivo Calidad del Servicio Personalizado Confiabilidad Rapidez Trato e interacción Detección de Necesidades Agilidad de información Precio Precio original bajo Competitivo Rebajas y Ventas Costo total Plan comprador frecuente Promociones

7 DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA MACROCLAUSURAS¿
PROJECT CHARTER INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, MEDIANTE LA REDUCCIÓN DEL CICLO DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA MACROCLAUSURAS¿ Nombre del Proyecto : Reducir el ciclo de elaboración de diplomas en el departamento de Control Escolar para las clausuras. Esta reducción se estima que puede ser al 65% del tiempo actual además que se evitarían omisiones y errores. Alcance del Proyecto : Incrementar la Satisfacción del Cliente Objetivo primario : Que el cliente regrese para obtener mayores ingresos para la Dirección de Educación Continua Objetivo Secundario: Áreas involucradas: los 9 centros de atención de alumnos, Control Escolar, área de Concentración y área de finanzas. Tenedores de apuestas Claves : Etapas Fecha Fase de Definición Agosto / 2007 Jalones Fase de Medición Agosto / 2007 Octubre / 2007 Fase de Análisis y mejora Fase de Control y terminación Noviembre / 2007 Esta reducción se propone para bajar el tiempo del ciclo del proceso, pero también para evitar errores, omisiones y asignar funciones especificas para las áreas que intervienen, así como tiempos específicos para llevar a cabo la función asignada Prioridad Este proyecto es la prueba piloto para la Dirección de Educación Continua y es el primer paso para implantar un modelo de Calidad y otras herramientas de calidad para lograr mayor eficiencia y efectividad y por ende mayor satisfacción de los clientes/alumnos Supuestos, riesgos y estrategias

8 MAPA DE PROCESO DE LA ELABORACIÓN DE DIPLOMAS EN LA DEC DE LA UIA
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESOS SALIDAS CLIENTES CENTRO DE ATENCIÓN PROGRAMAS CONCLUIDOS ELABORACIÓN DE LISTAS LISTA POR PROGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SOLICITUDES DE REVISIÓN REVISIÓN DE LISTAS LISTAS DEFINITIVAS DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR DEPARTAMENTO DE FINANZAS SOLICITUDES DE NO ADEUDOS REVISIÓN DE ADEUDOS INFORME DE ADEUDOS DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, DE FINANZAS Y ALUMNOS LISTAS DEFINITIVAS, INFORMES DE ADEUDOS Y FOTOGRAFÍAS RECOOLECCIÓN, REORGANIZACIÓN, ELABORACIÓN DE DIPLOMAS Y PEGADO DE FOTOS DIPLOMAS TERMINADOS

9 1.2.- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
SE ELIGIO ESTE PROYECTO YA QUE EN ESTE CICLO CADA VES SE ESTA HACIENDO MAS TIEMPO Y ADEMÁS EL QUE INTERVENGAN VARIAS ÁREAS OCASIONA ERRORES Y OMISIONES, ESTO SUCEDE, DESDE MI PUNTO DE VISTA, DEBIDO A QUE NINGUNA ÁREA SE HACE TOTALMENTE RESPONSABLE. POR ENDE SE EMPLEARÁN ALGUNAS HERRAMIENTAS PARA ENCONTRAR EL PROBLEMA REAL. Variables Criticas de Calidad (CTQ’s) Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn) Ciclo de Elaboración de diplomas Revisión de listados Elaboración de listas Elaboración de diplomas y pegado de fotos Revisión de adeudos Y= f( X1 + X2 + X3) Listas definitivas Fotografías Informe de adeudos

10 1.3.- ESTABLECER LA META NOS FIJAREMOS UNA META DE REDUCCIÓN DEL 65% DEL TIEMPO ACTUAL EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS, SE CUENTA CON VARIOS PROCESOS MANUALES POR LO TANTO HAY PARTES DEL PROCESO QUE SE SALEN DE CONTROL Y ESTO OCASIONA LOS ERRORES.

11 2.-FASE DE MEDICIÓN DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA Y FACTORES RELACIONADOS PARA DETECTAR FACTORES RELACIONADOS Y DARNOS CUENTA DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA EMPLEARÉ LOS MÉTODOS Y HERRAMIENTAS SIGUIENTES: MAPA DETALLADO DEL PROCESO, MEDIANTE UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL CICLO DESARROLLO DEL PLAN DE COLECCIÓN DE DATOS MEDIANTE MATRÍZ DE TIEMPOS, GRAFICA POR ACTIVIDAD Y GRÁFICA DE INFLUENCIA DE PROBLEMAS RESUMIR LA INFORMACIÓN MEDIANTE GRAFICAS REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL MEDIANTE LOS INDICES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

12 DIAGRAMA DE FLUJO

13 LA MATRIZ DE TIEMPOS SIGUIENTE LA OBTENGO DE CUANTIFICAR LOS DÍAS QUE SE TARDA CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA CLAUSURAS Y EN ELLA NOS DAMOS CUENTA DE CUALES SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS Y EN DONDE SE HACE CUELLO DE BOTELLA, CON ESTO DETECTAMOS LAS ACTIVIDADES EN LAS CUALES ENFOCAREMOS NUESTRA ATENCIÓN.

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15 A CONTINUACIÓN MUESTRO UNA ESTADÍSTICA, DE LAS CLAUSURAS PASADAS, DE LOS DÍAS QUE NOS HEMOS TARDADO EN LOS DIFERENTES PROCESOS QUE INTERVIENEN PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DIPLOMAS Y EL OBJETIVO AL CUAL PRETENDO LLEGAR AL FINAL DE LA IMPLANTACIÓN DE ESTA MEJORA.

16 COMO SE APRECIA EN LA GRÁFICA ANTERIOR, TANTO LA ELABORACIÓN DE LISTAS COMO LA RECOLECCIÓN Y PEGADO DE FOTOS, SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS, PERO PARA CONFIRMAR ESTO LO ANALIZAREMOS MEDIANTE OTRAS HERRAMIENTAS, MÉTODOS Y ESTRATEGIAS EN LA FASE DE ANÁLISIS DE LA METODOLOGÍA DIMAC.

17 3.- FASE DE ANÁLISIS IDENTIFICAR CAUSAS POTENCIALES DEL PROBLEMA Y VERIFICAR SI SON RAÍZ. PARA ESTO EMPLEAREMOS LAS SIGUIENTES ESTRATÉGIAS, MÉTODOS Y HERRAMIENTAS. PLAN 5W’s – 1H PARA VERIFICAR CAUSAS AMEF (ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA) DEL PROCESO ACTUAL VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS

18 5 W’s - 1 H PARA VERIFICAR CAUSAS
LAS CAUSAS POTENCIALES DEL PLAN 5W’S-1H SIGUIENTE SON LAS QUE EN LA MATRIZ DE TIEMPOS NOS REFLEJARON EL PORCENTAJE MÁS ALTO DE CASO CRÍTICO Y SON LAS QUE ANALIZAREMOS. 5 W’s - 1 H PARA VERIFICAR CAUSAS

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20 VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS
COMO SE PUEDE OBSERVAR EN EL EJERCICIO DE LAS 5W’S – 1H, SE ANALIZARON LAS CAUSAS POTENCIALES EN LAS CUALES SE INVIERTE MAYOR TIEMPO, ESTO BASADO EN LA MATRIZ DE TIEMPOS QUE SE OBTUVO A PARTIR DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO EN ESTUDIO Y SE SUGIEREN ALGUNOS PASOS PARA DISMINUIR ESAS CAUSAS, INCLUSIVE SE PROPONE ELIMINAR UNA DE LAS CAUSAS. EN EL AMEF SE ENCONTRÓ QUE SE TIENE VARIOS PASOS DEL PROCESO EN EL CUAL SE TIENE ARRIBA DE 200 RPN’S LO QUE NOS INDICA QUE ES UNA CAUSA RAÍZ Y SI TRABAJAMOS EN ELLAS ES MUY PROBABLE QUE SE VEA BENEFICIADO EL PROCESO, EN LA COLUMNA DE ACCIÓN SUGERIDA SE HACEN LAS RECOMENDACIONES QUE SE EFECTUARÁN Y DE LAS CUALES HABLAREMOS EN LA FASE SIGUIENTE. LAS CAUSAS RAÍZ DETECTADAS SON: CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS. Y CONCENTRACIÓN Y PEGADO DE FOTOS Y TROQUELADO DE DIPLOMAS. EN BASE A TODO EL ANÁLISIS ANTERIOR SE CONCLUYE QUE ATACANDO ESTAS CAUSAS RAÍZ Y EFECTUANDO LA MODIFICACIÓN AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS DIPLOMAS, O SEA, ELIMINANDO ALGUNAS ACTIVIDADES, SE DEBE MEJORAR CONSIDERABLEMENTE EL TIEMPO TARDADO EN TODO EL PROCESO.

21 4.- FASE DE MEJORA (IMPLEMENTACIÓN):
GENERAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN, EVALUARLAS, IMPLEMENTARLAS Y VERIFICAR SU EFECTIVIDAD. PARA LO CUAL NOS APOYAREMOS EN LAS SIGUIENTES HERRAMIENTAS: DIAGRAMA DE FLUJO CON MEJORAS AMEF DEL PROCESO MEJORADO * GRÁFICA DE ACTIVIDADES CON MEJORA CUMPLIMIENTO DE MEJORA * * QUEDAN PENDIENTES HASTA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

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23 EFECTÚO LO MISMO QUE HICE EN LA FASE DE MEDICIÓN EN DONDE LA MATRIZ DE TIEMPOS LA OBTENGO DEL DIAGRAMA DE FLUJO, PERO EN ESTE CASO ES DEL MEJORADO Y LOS RESULTADOS QUE ARROJA ÉSTA MATRIZ SON MUY ALENTADORES, POR LO QUE SI SE EFECTÚAN LAS MEJORAS PROPUESTAS SE DEBEN OBTENER LOS DATOS SIGUIENTES.

24 EFECTUANDO UNA COMPARATIVA CON LOS DATOS OBTENIDOS EN LA FASE DE MEDICIÓN NOS RESULTA LO SIGUIENTE:
LA META POR ALCANZAR ERA UNA REDUCCIÓN DEL 65% Y SE OBTIENE UNA REDUCCIÓN DEL 66.67%, LO CUAL ES AÚN MEJOR.

25 5.- FASE DE CONTROL ESTABLECER LOS CONTROLES Y CAMBIOS AL SISTEMA PARA MANTENER LA MEJORA. ESTO SE PROPONE LLEVAR A CABO MEDIANTE LOS SIGUIENTES MÉTODOS Y HERRAMIENTAS: CAPACITACIÓN EN LA NUEVA METODOLOGÍA, SE IMPLEMENTARÁN LAS MEJORAS EN ESTE PROCESO EN SEPTIEMBRE DEL PRESENTE AÑO Y SE VERÁ EL RESULTADO IMPLEMENTAR CONTROL ESTADÍSTICO DEL PROCESO CAPITALIZAR EL APRENDIZAJE, LA EXPERIENCIA OBTENIDA EN ESTE PROYECTO SERVIRÁ PARA PROPONER CAMBIOS EN VARIAS ÁREAS QUE LO REQUIEREN Y PUEDE SER LA IMPLANTACIÓN DE UN SMED ESTANDARIZAR Y SELECCIONAR PROYECTOS NUEVOS

26 CONCLUSIONES SE PROPONE LA ELIMINACIÓN DE ALGUNOS PASOS DEL PROCESO, LO QUE IMPLICA LA NO INTERVENCIÓN DE DOS ÁREAS, CENTRO DE ATENCIÓN Y ÁREA CONCENTRADORA, LO QUE DA POR RESULTADO QUE SOLO CONTROL ESCOLAR Y FINANZAS SE ENCARGUEN DEL PROCESO, MENOS ÁREAS INTERVIENEN MENOS POSIBILIDAD DE ERROR Y OMISIÓN. ADEMÁS SE CONCENTRARAN LAS FOTOGRAFÍAS DE LOS ALUMNOS EN LA DEC CON ANTERIORIDAD, SE TRAERÁ UN FOTÓGRAFO A LA DEC Y AQUÍ SE TOMARÁN LAS FOTOS DE TODOS LOS POSIBLES EGRESADOS, DURANTE LAS ÚLTIMAS SESIONES DEL DIPLOMADO, DE TAL MANERA QUE EL ESTABLECIMIENTO LAS ENTREGA DIRECTAMENTE A LA OFICINA DE CONTROL ESCOLAR Y SE ELIMINA LA RECEPCIÓN A CUENTA GOTAS. CON ESTOS CAMBIOS SE EFECTUARÁ NUEVAMENTE EL AMEF Y SE GRAFICARÁN RESULTADOS DE TAL MANERA QUE SE LOGRE QUE LOS NPR’S SE CONSERVEN EN CANTIDADES ACEPTABLES.

27 GRACIAS POR SU ATENCIÓN