V Jornadas de Gestión de la Información, SEDIC 27-Noviembre-2003 Gestión de Contenidos en la Intranet BBVA

Índice 1.Intranet BBVA: Objetivos y Principios 2.Estructura de Gobierno 3.Evolución en Contenidos 4.Aplicaciones 5.Valoración y Selección de Proyectos 6.Información y Conocimiento 7.Contenidos de Información 8.Solución adoptada para la gestión de contenidos 9.Lecciones Aprendidas 10.Próximos Pasos

Utilizar la tecnología intranet como palanca para :  Mejorar los resultados (reduciendo costes y aumentando la capacidad comercial)  Incrementar la calidad de servicio  Impulsar la Cultura Corporativa  Facilitar el acceso a la información y a la formación.  Dinamizar la Organización y facilitar el cambio. Conseguir la interna de BBVA Intranet BBVA OBJETIVOS

Autoservicio Órganos editoriales en las Unidades Administración y mantenimiento autónomos por editores Minimizar procesos de aprobaciónPersonalización Home individualizada por Áreas - Unidades Área de Favoritos por usuario Mínimo Gobierno Sin funciones redundantes Aprovechamiento infraestructuras corporativas Ámbito internacional Intranet BBVA PRINCIPIOS

Intranet BBVA ESTRUCTURA DE GOBIERNO Infomasters Editores Coordinación e-spacio Comité Directivo Recursos Humanos Organización Operaciones Desarrollo

Intranet BBVA EVOLUCIÓN EN CONTENIDOS Evolución prevista Evolución experimentada

TipoAplicaciones espacio InfraestructuraCorreo, Directorio, Tareas, Sugerencias, Encuestas, Recomendaciones, Reserva de Salas ComunicaciónCarruseles (noticias, banners, valores), canales, subscripciones,... Servicios al Empleado Certificados, evaluación Actuación, gestión de Competencias, liquidación de Gastos, solicitud de Tarjetas, gestión de Vacaciones, Préstamos, (e-learning)... Procesos OperativosWorkflows: sanciones precios y condiciones, peticiones a A.Legales, recibís, solicitudes, ajustes tarjetas, avales y créditos, regularización autoservicios,... Apoyo al NegocioSistema de Información de Gestión, Planes de Gestión, Alertas de Mercado, Análisis de Compañías, Evaluador de Fondos, Simuladores, Indicadores de Calidad, más de 100 aplicaciones y workflows !!!

Intranet BBVA VALORACION Y SELECCIÓN DE PROYECTOS Iniciativas Ficha Valor Modelo Conceptual Prioridades Análisis, Viabilidad, Usabilidad Diseño, Desarrollo Piloto

Intranet BBVA INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO InformaciónConocimiento Carácter EXPLÍCITOTÁCITO Ámbito de análisis-actuación Individual y selectivo (sólo SI se conoce su existencia) Colectivo (Equipos-Comunidades) Uso Referencia Problemas Operativos Razonamiento Problemas Complejos Finalidad Eficiencia Competencias, Proactividad, Innovación Herramientas Bases de Datos Gestor de Contenidos Gestor Documental Basadas en Colaboración

Intranet BBVA CONTENIDOS DE INFORMACIÓN Reutilización Estructura Normativa Actas Colaboración Fichas Productos Noticias Experiencias Info Empleado - Nº Docs. + Info Mercados Gestión Comercial Información Comercial Manuales

Intranet BBVA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE SOLUCIONES CriterioImportancia Fácil publicación por usuarios no técnicos10 Herramienta de Búsqueda integrada10 Autoservicio de la estructura de navegación9 Flexibilidad en la gestión de accesos y confidencialidad8 Herramientas de Colaboración (foros, workflows,...) integradas7 Metadata6 Versionado y concurrencia6 Gestión de procesos de aprobación para publicación5 Separación de contenido y diseño; presentación automática4 Integración plataformas comerciales de gestión empresarial2 Actualización simultanea de múltiples sitios1

Intranet BBVA ANÁLISIS REALIZADO CriterioPesoGestor DocumentalCMS Fácil publicación10 Búsqueda integrada10 Autoservicio estructura9 Accesos y confidencialidad9 Otras Colaboración8 Metadata7 Versionado y concurrencia6 Procesos de aprobación5 Separación contenido y diseño4 Integración plataformas2 Actualización simultanea2

Intranet BBVA SOLUCIONES ADOPTADAS Arrancar con un Gestor DocumentalArrancar con un Gestor Documental Crear guías para Editores e Infomaster. Formar.Crear guías para Editores e Infomaster. Formar. Crear una Infraestructura de Servicios tipo PortalCrear una Infraestructura de Servicios tipo Portal Integra las aplicaciones con la gestión documental Integra las aplicaciones con la gestión documental Personalización Personalización Integración con Sistemas de Gestión BBVA Integración con Sistemas de Gestión BBVA Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada.Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada. Home Pages por Unidades, estructura en autoservicioHome Pages por Unidades, estructura en autoservicio Medir, Observar y RevisarMedir, Observar y Revisar

Intranet BBVA VALORACIÓN SOLUCIONES Gestor Documental Infraestructura de Servicios a-medida Home Pages por Unidades Documentos existentes se publican sin adaptación Ciclo de publicación rápido y flexible Gestión de permisos muy dinámica  Gran crecimiento en contenidos disponibles  Coste de mantenimiento HTMLs  No gestiona caducidad (cierta obsolescencia)  Disciplina en el mantenimiento Adaptación a estándares tecnológicos BBVA  Más difícil integrar aplicaciones comerciales Personalización orientada al Negocio Estructura de contenidos muy transparente y fácil de mantener  Preferencias personales limitadas por dicha orientación – difícil implantación ‘escritorio’  Sincronismo ante cambios Organizativos

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA LECCIONES APRENDIDAS El esfuerzo paga El esfuerzo paga Lo +Determinante: Esponsorización y Liderazgo Lo +Determinante: Esponsorización y Liderazgo Cuanto más sencillo, mejor Cuanto más sencillo, mejor B2E es clave B2E es clave Medir tiene prioridad máxima Medir tiene prioridad máxima Anticipar cargas de trabajo Anticipar cargas de trabajo

Intranet BBVA PRÓXIMOS PASOS ReestructurarReestructurar Integrar necesidades individuales con requisitos personalización por Unidad Integrar necesidades individuales con requisitos personalización por Unidad Gestión del Conocimiento más trasparente Gestión del Conocimiento más trasparente AgilizarAgilizar Eliminar atolladeros Eliminar atolladeros Infraestructura “JIT” Infraestructura “JIT” Aprovechar experiencia adquirida en CMSAprovechar experiencia adquirida en CMS Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el coste Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el coste