Registro: Es la evidencia escrita de una actividad que se ejecutó. DEFINICIONES Documento: información y su medio de soporte que se brinda para apoyar efectivamente un proceso. Magnético, audio, video, papel Registro: Es la evidencia escrita de una actividad que se ejecutó. Formato: Documento preestablecido para el ingreso de información o datos, el cual puede estar asociado o no a un documento específico según el objetivo del documento. El Formato se convierte en un Registro cuando se le ingresan los datos que genera la actividad o la tarea.

Control de documentos Requisito ISO 9001:2008 4.2.3 En RE la elaboración y control de documentos se realiza en el software: DARUMA. Documentado en RE en el Procedimiento PRD-002 Control de Documentos: El ciclo documental se hace asi: Identifica la necesidad de documentar (matriz de factores de riesgo) Si es documento externo declararlo al Analista de Aseguramiento para que sea incluido en el Listado Maestro de Doc entre tanto se entrena al personal para cargarlo al software. Si es interno, elabora el documento en el software y lo envia para revisión a la adecuación, con los competentes en el tema y responsables de las actividades Corrige , adecua y envia a Aprobación Distribuye físicamente al personal que no tiene acceso a equipos y se comunica la disponibilidad digital al personal que sí puede hacerlo y lo aplica. Se recoge el obsoleto y se determina dejar uno de ellos por el tiempo establecido por ley o por lo declarado en el proceso. EL CONTROL DE DOCUMENTOS SE APOYA EN UN LISTADO MAESTRO QUE INDICA EL PROCESO AL QUE PERTENECE, EL CODIGO Y SU RECUPERACIÓN, TODOS LOS DOCUMENTOS OFICIALES DEL SISTEMA DEBEN ESTAR EN EL LISTADO.

Matriz para Evaluar si Documenta o No Procedto Afecta Imagen Afecta el Cliente Ley Certificación Preguntarse : No tener el procedimiento xyz, documentado me afecta…… Califique Bajo 1 Medio 2 Alto 5 El de mayor puntaje hay que documentarlo inmediatamente

Requisito ISO 9001: 2008, numeral 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS Requisito ISO 9001: 2008, numeral 4.2.4 Documentado en RE en el procedimiento PRD-003: Control de Registros El procedimiento determina como Establecer, Implementar y Mantener los siguientes requisitos en registros: Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición final Registrado en: F/public/Sig/Control de Registros

Reglas de Documentación Realismo Evitar el exceso de detalles Emplear gráficos y diagramas de flujo Usar referencia a otros documentos 5. Utilizar modelos cuando sea apropiado 6. Aprovechar la documentación existente

Amenazas 5. Copiar impunemente lo que han hecho otras empresas 6. Sucumbir la calidad ante la ficción 7. Exagerar el volumen de la documentación. 8. Los circuitos de aprobación 9. Dejar todo en manos de un asesor

Beneficios de la Realizar actividades de manera ordenada, eficaz y responsable Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración Garantizar la continuidad en caso de catastrofe Proporcionar protección y apoyo en litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas y futuras. Mantener memoria corporativa, personal o colectiva Proteger intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas .

CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS