Exportación de registros MARC desde SFX al catálogo Millennium de la Biblioteca de la Universidad de Navarra José Félix Villanueva jfvilla@unav.es Servicio de Bibliotecas www.unav.es/biblioteca Voy a ir muy despacio en las diapositivas quizás algunas puedan entrar en los portales siguiendo la presentación

Contenido de la sesión Razones del proyecto Alternativas Procedimiento Ventajas Limitaciones Nuevos objetivos

Razones del proyecto Sugerencia de los usuarios Aumentar los puntos de acceso a las revistas-e Dar valor añadido al OPAC y más uso a SABIO Experiencia de otras bibliotecas (ULPGC) Buscar un procedimiento que permita: Actualidad Exhaustividad Comodidad

Alternativas Catalogación manual de las revistas-e Demasiado esfuerzo para la actualización Cargas de registros MARC de los proveedores Sólo un reducido grupo los ofrecen MARC-IT Es un servicio de pago y no se reduciría el trabajo significativamente.

Procedimiento CONSTA DE 4 FASES Descarga de los registros MARCXML desde SFX Modificación de los registros con MARCedit Carga de los registros en Millennium Ocultar registros con título en alfabeto no latino

1. Descarga de registros MARCXML desde SFX Usamos Export Tool/Advanced Export Queries en el Admin. Center de SFX Es necesario realizar un doble proceso de descarga para acumular la información consorciada y local. 1.1. Primero en la instance consorciada en formato .txt

1. Descarga de registros MARCXML desde SFX 1.2. En la instance local en formato .xml, indicando como fichero de carga adicional el .txt de la consorciada - El resultado, en junio-09, es un fichero de 65,4 MB que contiene 42.078 títulos con 52.305 fondos.

2. Modificar los registros con MarcEdit MarcEdit 5.1. es una aplicación gratuita que permite crear, importar, modificar y exportar registros MARC en diversos formatos

2. Modificar los registros con MarcEdit 2.1. MARCXML  MARC21 2.2. .mrc  .mrk

2. Modificar los registros con MarcEdit Ejemplo de registro MARC inicial =LDR 00990nas-a2200145z--4500 =008 090605uuuuuuuuuxx-uu-|------u|----|eng-d =245 \\$aPublishers Weekly$h[Recurso electrónico] =210 \\$aPUBLISHERS WEEKLY =260 \\$bReed Business Information =022 \\$a0000-0019 =090 \\$a954921332001 =856 \\$uhttp://metalib.cti.unav.es:3210/unav?url_ver=Z39.88-2004&ctx_ver=Z39.88-2004&ctx_enc=info:ofi/enc:UTF- 8&rfr_id=info:sid/sfxit.com:opac_856&url_ctx_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:ctx&sfx.ignore_date_threshold=1&rft.object_id=954921332001&svc_val_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:sch_svc&$yConectar con la versión electrónica =866 \\$aAvailable from 1997. $s110975593244097$t110975593244095$xEBSCOhost Business Source Premier:Full Text$z110976733153886 =866 \\$aAvailable from 2001 volume: 248 issue: 10. $s110976638852341$t110976638852340$xFree E- Journals:Full Text$z1000000000485631 =866 \\$aAvailable from 2000. $s110997450724001$t110997450724000$xLexisNexis Academic:Full Text$z111020439502032

2. Modificar los registros con MarcEdit 2. Aplicar los cambios de campos/subcampos En la cabecera y en el 008 sustituir “-” por espacios Pasar el 090 (nº de Object SFX) al 001 y añadir el prefijo “SFX” Corregir los indicadores en 245 y 210 (pasan de “_” a “0”) Añadir la nota 533 Versión electrónica. Forma de acceso: World Wide Web. Acceso a través de SABIO, limitado a usuarios de la Biblioteca de la Universidad de Navarra. Convertir el 776 en un segundo 022 añadiendo (Ed. electrónica) En el 856, traducir $a, convertir $y en $z y eliminar: $b local thresholds $s TARGET SERVICE Internal ID $t TARGET Internal ID $z OBJECT PORTFOLIO Internal ID) Eliminar el 945 (título en lengua original para lenguas orientales)

2. Modificar los registros con MarcEdit Ejemplo de registro MARC final =LDR 00990nas a2200145z 4500 =001 \\SFX954921332001 =008 090605uuuuuuuuuxx uu | u| |eng d =245 00$aPublishers Weekly$h[Recurso electrónico] =210 00$aPUBLISHERS WEEKLY =260 \\$bReed Business Information =022 \\$a0000-0019 =533 \\$aVersión electrónica.$nForma de acceso: World Wide Web.$nAcceso a través de SABIO, limitado a usuarios de la Biblioteca de la Universidad de Navarra. =856 \\$uhttp://metalib.cti.unav.es:3210/unav?url_ver=Z39.88-2004&ctx_ver=Z39.88-2004&ctx_enc=info:ofi/enc:UTF-8&rfr_id=info:sid/sfxit.com:opac_856&url_ctx_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:ctx&sfx.ignore_date_threshold=1&rft.object_id=954921332001&svc_val_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:sch_svc&$zConectar con la versión electrónica =866 \\$aDisponible desde 1997. $xEBSCOhost Business Source Premier:Full Text =866 \\$aDisponible desde 2001 vol.: 248 n.: 10. $xFree E- Journals:Full Text =866 \\$aDisponible desde 2000. $xLexisNexis Academic:Full Text

2. Modificar los registros con MarcEdit 2.3. .mrk  .mrc

3. Carga de los registros en Millennium TAREAS PREVIAS Crear una tabla de carga/plantilla específica Tipo de material: s (Recurso online) Ubicación: webr (Revistas online) En el administrador de WebOPAC Activar la visualización del campo 866 Situarlo en una posición prioritaria Denominar la etiqueta: FONDOS EN SABIO

3. Carga de los registros en Millennium 3.1. Activar la tabla de carga específica 3.2. Cargar en Millennium el fichero .mrc como .lfts 3.3. Preprocesar el fichero (Convertirlo de .lfts a .lmarc ) 3.4. Cargar el fichero .lmarc en el catálogo Primero en modo Test y, si no da errores, se realiza la carga definitiva.

3. Carga de los registros en Millennium 3.4. Comprobar que el formato de los registros cargados es correcto en Millennium y en el OPAC

4. Ocultar los registros con título en alfabeto no latino Decidimos ocultar en el OPAC los registros cuyo título está en alfabeto no latino, ya que no facilitan su recuperación por título. 4.1. Creamos una lista de registros sin campo 210 4.2. Ordenamos la lista por título 4.3. Eliminamos de la lista los registros con título de alfabeto latino, situados al inicio de la lista 4.4. Ocultamos en el OPAC el resto, cambiando el campo fijo SUPRIMIR

4. Ocultar los registros con título en alfabeto no latino No ocultamos los registros que en el campo 210 tienen la versión del título en alfabeto latino, ya que esta puede ser recuperada en las búsquedas por título.

Ventajas 1. Con un proceso relativamente rápido (2 h. incluyendo el borrado inicial), se asegura un buen nivel de actualización y exhaustividad. 2. Al enlazar el campo 856 con el menú de SFX, cualquier modificación posterior a la carga, realizada en SFX, estará disponible para el usuario que provenga del OPAC. 3. No tiene costes añadidos.

Limitaciones 1. Hay que repetir el proceso con una frecuencia proporcional al nivel de actualización que se desee (cada mes, tras la actualizar SFX) 2. Antes de realizar la nueva carga hay que listar y borrar los registros de la carga anterior 3. El menú de SFX muestra el servicio “Catálogo de Biblioteca” no sólo cuando tenemos versión impresa, sino también electrónica 4. Los registros originales son muy básicos y tienen errores (indicadores, fondos, artículos iniciales, etc.)

Objetivos 1. Automatizar en lo posible el proceso (macros, etc.) 2. Cargar sólo las novedades, sin necesidad de eliminar antes la carga previa 3. Corregir el problema de la indización de los artículos iniciales no ingleses 4. Estudiar la eficacia del proyecto: - estadísticas del OPAC como “source” de SFX - encuestas de usuarios

Preguntas o comentarios Voy a ir muy despacio en las diapositivas quizás algunas puedan entrar en los portales siguiendo la presentación