Asuntos legales, financieros y derechos de propiedad intelectual

El lenguaje del 7PM Consortium AgreementUn acuerdo entre participantes para la implementación del proyecto La Comisión Europea no es parte del acuerdo Grant AgreementEl contrato entre la CE y el consorcio Anexo Técnico (AT)Anexo Técnico al Grant Agreement = DoW Descripción del trabajo/ Description of Work (DoW) Anexo Técnico del proyecto LEAR Legal Entity Appointed Representative /Representante Designado de la Entidad Legal Corresponsal ante la CE en todas las materias relacionadas con el status legal de la entidad, el cual provee de información legal y financiera actualizada. Authorised representativePersona que representa a la institución ante la CE (distinto a coordinador nacional de proyecto)

El lenguaje del 7PM (2) Informe de actividadesInforme de las actividades del proyecto, avances, desviaciones, etc. Informe administrativoInforme financiero: Correlación de actividades y declaración de costos Declaración de costosFirma oficial de Formulario C (FORM C) Seguimiento del presupuesto de costos Estado de personas/mes Informe ProvisionalNo oficial, por lo general se hace en la mitad del periodo a informar

Límites máximos de contribución financiera Tasas de reembolso máximas por costos elegibles Investigación y desarrollo tecnológico Actividades de demostración Actividades de capacitación Gestión de las actividades del consorcio Otras actividades proyecto colaborativo 50% 100% 75%* Investigación para PYMEs 50% 100% 75%* Acciones de coordinación y apoyo 100%** (*) Para beneficiarios que son organismos públicos sin fines de lucro, instituciones educacionales, organizaciones de investigación y PYMES (**) el reembolso de costos indirectos elegibles en el caso de acciones de coordinación y apoyo, puede alcanzar un máximo de 7% de los costos directos elegibles.

Aspectos financieros en el 7PM El Grant Agreement especificará las formas de rendición para costos directos e indirectos. 1.Costos directos. – Rendición de costos elegibles 2.Costos indirectos – Rendir costos reales incurridos, – Standard flat rate de hasta 20% (no requiere rendición) – Transitional flat rate de hasta 60%. Países terceros (ICPC) también pueden optar por un financiamiento de la suma total (Lump Sum Financing): Tasas fijas para costos directos e indirectos. Se calcula un monto por investigador por año.

Aspectos financieros en el 7PM 10 Costos directos (costos elegibles) – Salarios: clarificar salario por horas, funciones, tipo de contrato – temporal o permanente- y trabajo por WP. Debe incluir previsión. – Subcontrataciones: clarificar montos, tipo, nombre del contratista y trabajo específico realizado. No debe incluir IVA. – Viajes: clarificar nombres de viajeros, montos de pasajes (económico) y viáticos, destino y propósito. No debe incluir IVA. – Equipo: montos, naturaleza, precio y depreciación. No debe incluir IVA. – Materiales: montos y naturaleza, se pueden agrupar por lista. No debe incluir IVA. – Otros costos: cualquier categoría de costo no incluido en lo anterior. No debe incluir IVA.

Aspectos financieros en el 7PM 14 – No son costos elegibles: IVA Intereses sobre créditos Pérdidas por oscilaciones en el tipo de cambio Costos declarados en otros proyectos financiados por la Unión Europea (no sólo el 7PM) Costos excesivamente altos por un producto o servicio a base de una evaluación por la CE

Aspectos financieros en el 7PM 10 Costos indirectos – “Overheads”: Gastos administrativos, estructurales y logísticos del funcionamiento general de la institución participante. Ejemplos son electricidad, alquiler etc. – Por su transversalidad es difícil determinar el monto específico asignado al proyecto Monto se define según el esquema elegido por el participante: – Declaración de los costos reales – Flat rate de 20% – Flat rate transitorio de 60%. Solamente se permite si el participante no tiene un sistema contable que permita identificar los costos indirectos. Cabe además la posibilidad de que varíe la tasa a futuro. Solamente se permite para PYMEs, instituciones de educación superior, centros de investigación y organismos públicos Una vez elegido el sistema de cálculo de los costos indirectos no se permite cambiarlo

Aspectos financieros en el 7PM - subcontrataciones 12 – El Subcontratista es una entidad legal que no es parte del proyecto ni ha firmado el Grant Agreement – Un participante en un proyecto puede hacer uso de subcontrataciones para llevar a cabo parte del trabajo asignado en el DoW – Suele ser para realizar un trabajo especializado donde los participantes del proyecto no tienen capacidad propia (ej. página web, logos etc.) – La necesidad de subcontratar debe explicitarse claramente en el DoW, aunque no necesariamente la identidad del subcontratista – La descripción de las tareas a subcontratar deben incluir una estimación de los costos – No se puede subcontratar entre participantes de un mismo proyecto – Las tareas subcontratadas no pueden ser fundamentales en el proyecto – Debe subcontratarse en condiciones de transparencia (a través de una terna) e igualdad de condiciones

Auditorías Pueden llevarse a cabo en el lugar de trabajo del participante Se realizan auditorías técnicas y financieras – Técnicas: Revisan avance del proyecto, deliverables etc. – Financieras: Revisan Form C del periodo actual o de todos Pueden realizarse hasta cinco años después de finalizado el proyecto Recomendaciones: – Guardar todas las facturas originales – Guardar todas las liquidaciones de sueldo – Tener preparado los datos electrónicos que puedan requerir

Propiedad intelectual Background: Conocimiento previo de los socios antes de firmar el Grant Agreement el cual es requerido para llevar a cabo el proyecto o para usar los resultados del proyecto Los beneficiarios pueden definir el conocimiento previo necesario para el proyecto en un acuerdo escrito

Foreground Conocimiento adquirido tras el proyecto Propiedad: el participante es propietario del foreground que genera Propiedad compartida: Los participantes tienen que firmar un acuerdo sobre términos y condiciones (por clausulas en el consortium agreement o firmando acuerdo específico)

Información y asistencia Oficina de Enlace en Chile EU research: Información respecto a programas de investigación: RTD - Revista Informativa: 7PM - mesa de ayuda: IPR - mesa de ayuda: Para consultar por mas información:

Muchas gracias por la atención Maria Mesonero Kromand Coordinadora de proyectos Tel