BASES DE DATOS CONCEPTUALIZACIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM JORGE ISAAC – CALI GESTIÓN EMPRESARIAL BASES DE DATOS CONCEPTUALIZACIÓN Elaborado por: Lic. Diana Fernanda Jaramillo

¿A que se refiere: “Bases de datos”? El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California USA. En 1970 Codd propuso el modelo relacional, este modelo es el que ha marcado la línea de investigación por muchos años, ahora se encuentran los modelos orientados a objetos. Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Desde el punto de vista empresarial, es la colección de datos aparentes, usados por el sistema de aplicaciones de una determinada empresa.

También … una Base de Datos es: Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. El contenido de una base de datos engloba a la información pertinente (almacenadas en archivos) de una organización, de tal manera que los datos estén disponibles para los usuarios. Una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia o al menos minimizarla. Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software DBMS y los datos a manejar, así como el personal encargado del manejo del sistema.

¿Y qué Microsoft Office Access? Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office sea Access, una base de datos visual o programa para la creación de base de datos. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de Mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes. Por tanto, es un sistema o programa gestor de bases de datos relacionales (SGBD).

Esta aplicación debe concentrarse en tres grandes tareas: ¿Qué debe hacer una aplicación, que se diseña para un proceso administrativo cualquiera?    Esta aplicación debe concentrarse en tres grandes tareas: Almacenamiento de la información: Esta tarea requiere el diseño de las tablas y sus relaciones. Captura de información: Esta tarea requiere el diseño de interfaces y formularios que capturen la información y la almacenen en las correspondientes tablas. Generación de reportes: Este es el objetivo principal de una aplicación basados en estos, se van a analizar resultados, comportamientos, tendencias y rendimientos que conllevaran a la toma de decisiones.

LIMITES DE EXCEL Es importante entender que Excel se puede emplear como herramienta de programación, capaz de almacenar y capturar información, pero llegara el momento en que deberá pensar en otras herramientas como Access, Visual Basic y/o SQL para otro nivel de programación más amplio.

TAMBIÉN LLAMADO DBMS (DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM). SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (SGBD) TAMBIÉN LLAMADO DBMS (DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM). Es un paquete de software, que se ejecuta en un ordenador. Un sistema de gestión de base de datos está formado por personas, máquinas, programas y datos.

TERMINOLOGIA EN BASES DE DATOS 1. Campos: Los encabezados de la lista representan los campos. Estos deben tener nombre y este no se puede repetir en otra columna. CODIGO FECHA PRODUCTO CANTIDAD VR UNIT VENDEDOR ZONA 1 03-ene LABIAL 1300 7500 KARINA NORTE 2 07-ene REMOVEDOR 250 3000 LUCIA SUR 3 15-ene ESMALTE 350 4000 4 22-ene 2200 ANGELA 5 29-ene 500 3. Registros: Se refiere a cada fila, cada fila representa una ocurrencia de la información que se esta almacenando. En este caso representa la ocurrencia de una venta. 2. Dato: Es el valor de un campo en un registro .

TERMINOLOGIA EN BASES DE DATOS TABLAS: Hacen parte de la estructura de una base de datos, por tanto no existe una base de datos sin tablas, es en ellas donde se guardan los registros de una entidad. CODIGO FECHA PRODUCTO CANTIDAD VR UNIT VENDEDOR ZONA 1 03-ene LABIAL 1300 7500 KARINA NORTE 2 07-ene REMOVEDOR 250 3000 LUCIA SUR 3 15-ene ESMALTE 350 4000 4 22-ene 2200 ANGELA 5 29-ene 500 RELACIONES: Son la forma como las tablas comparten uno o mas criterios de datos y les permite consultarse información.

ESTRUCTURA Y DISEÑO

ESTRUCTURACIÓN DE UNA BASES DE DATOS ¿Cómo se estructura una base de datos? Las bases de datos de Access están formadas por objetos, los cuales son: Las tablas almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una o más tablas. Relación entre tablas Access crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de las maneras que se especifique. Las consultas recuperan y procesan los datos. Pueden combinar datos de distintas tablas, actualizar los datos y realizar cálculos con éstos. Los formularios controlan la entrada de datos y las vistas de datos. Proporcionan indicaciones visuales que simplifican el trabajo con los datos. Los informes resumen e imprimen los datos. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.

CREACIÓN DE UNA BASES DE DATOS Creación de una base de datos Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico. El diseño lógico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo. El diseño físico de la base de datos es llevado a cabo por los especialistas en bases de datos, mientras que el diseño lógico requiere de una descripción detallada de las necesidades de información del negocio de los negocios actuales usuarios finales de la base. Idealmente, el diseño de la base será una parte del esfuerzo global de la planeación de datos a nivel institucional. El diseño lógico de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar agrupados. El proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera más eficiente de agruparlos para cumplir con los requerimientos de información. El proceso también identifica elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para programas de aplicaciones específicos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados hasta que una imagen lógica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos surja.

PERSONAS VINCULADAS EN LA CREACIÓN DE UNA DBS Diseñadores de la base de datos: se encargan de identificar los datos que se almacenarán en la base de datos y de elegir las estructuras apropiadas para representar y almacenar dichos datos. Por lo general, estas tareas se realizan antes de que de hecho se implemente la base de datos. Los diseñadores tienen la responsabilidad de comunicarse con todos los futuros usuarios de la base de datos, a fin de comprender sus necesidades y de presentar un diseño que satisfaga sus requerimientos. Administrador de la base de datos: administra la base de datos, el SMBD y el software con él relacionado. Se encarga de autorizar el acceso a la base de datos, de coordinar y vigilar su empleo y de adquirir los recursos necesarios d e software y de hardware. Es responsable cuando surgen problemas como violaciones a la seguridad o una respuesta lenta del sistema. Usuarios finales: son las personas que necesitan tener acceso a la base de datos para consultarla, actualizarla y generar informes; la base de datos existe primordialmente para ellos. Analistas de sistemas y programadores de aplicaciones: los primeros determinan los requerimientos de los usuarios finales y desarrollan especificaciones para transacciones programadas que satisfagan dichos requerimientos. Los programadores de aplicaciones implementan esas especificaciones en forma de programas y luego prueban, depuran, documentan y mantienen estas transacciones programadas.

PASOS PARA DISEÑAR UNA BASES DE DATOS Acerca de cómo diseñar una base de datos Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Pasos para diseñar una base de datos: Determinar la finalidad de la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Precisar el diseño. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

GESTIÓN DE UNA BASES DE DATOS Gestión de bases de datos Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido: Crear una base de datos. Introducir datos en una base de datos. Modificar información existente. Eliminar información de la base de datos. Buscar un dato en concreto. Clasificar los registros de la base de datos. Copiar el contenido de una base de datos en otra. Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos. Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos. Imprimir los datos existentes. Eliminar una base de datos. Asignar nombre a una base de datos.