DOCUMENTACIÓN DEL SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI-P01 PRO-R05 THA-I01 Codificar el documento interno considerando:   Primeras tres letras del proceso en mayúscula, para los documentos que perteneces a dos procesos se definirá la combinación de letras que los identifique (SYA-). Guion – PRG = Programa PLA = Plan MAT = Matriz A = Aro P = Procedimiento I = Instructivo R = Formato para registro ANX = Anexo EXT = Externo PCS = Proceso Consecutivo de dos dígitos XX por proceso SGI-P01 PRO-R05 THA-I01

NUEVO PROCEDIMIENTO SGI ELABORAR REVISAR APROBAR DILIGENCIAMIENTO CORRECTO DE LAS NUEVAS VERSIONES DESTRUIR OBSOLETOS DIVULGAR

CONTROL DE DOCUMENTOS DOCUMENTO DEL SGI: Información que establece el funcionamiento y propósito de la Organización; sus compromisos u objetivos. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DOCUMENTOS: Registro donde se especifican todos los documentos del SIG (SGI-R04) COPIA CONTROLADA: Documentos internos o externos vigentes que se emplean en las actividades diarias realizadas en la Organización. OBSOLETO: Documento que pierde vigencia. REVISIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de revisión, para alcanzar unos objetivos específicos. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la verificación de que lo que se encuentra documentado corresponde con los objetivos y/o requisitos del SIG y constituye la autorización para iniciar o continuar con su aplicación.

Documento: Es el que elabora y aprueba un ente externo o interno el cual se requiere como referencia para el desarrollo de las actividades TODOS LOS DOCUMENTOS DEL SGI (INTERNOS) EXTERNOS PLANOS ESPECIFICACIONES NORMAS CODIGOS PLIEGO DE CONDICIONES CARTILLAS CONTRATO DISEÑOS LEYES

DOCUMENTACIÓN O INFORMACIÓN DE ORIGEN EXTERNO NO CONTRACTUAL: Toda documentación o información que interfiera en el SIG, por autoridades gubernamentales o adquirida por otro medio, tales como fichas técnicas o catálogos de producto, insumos o materiales, equipos. Dentro de la documentación o información de origen externo se incluyen los requisitos legales y contractuales que impactan el SIG.

DOCUMENTOS O INFORMACION DE ORIGEN EXTERNO CONTRACTUAL: Son aquellos que describen o regulan actividades relacionadas con el SGI y que provienen del cliente, tales como pliego de condiciones, estudios y diseños previos al proceso de contratación, contrato y sus anexos (pólizas, impuesto de timbre, publicación del contrato, documento de perfeccionamiento y legalización del contrato, otro si), APU, Actas mensuales de cobro, matriz de riesgos previsibles, planos, miniplanos, dibujos, diseños, especificaciones técnicas (sean que las mismas sean producidas por el cliente o producidas por un tercero), permisos y/o resoluciones de cualquier índole expedidas para un proyecto especifico, bitácoras, actas de comité, fichas y/o normas técnicas, etc., suministrados por el cliente y demás documentos legales y reglamentarios aplicables a la actividad constructiva.

CAMBIO DE VERSION DE PLANOS CONTROL DE PLANOS DISTRIBUIR PLANOTECA REVISAR DIVULGAR USO CAMBIO DE VERSION DE PLANOS IDENTIFICAR OBSOLETOS REVISAR DIVULGAR REEMPLAZAR ARCHIVAR USO CORRECTO DE LAS NUEVAS VERSIONES

REGISTRO: Es la información que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados de cada proceso. listas de verificación Registros de producto no conforme Acciones de mejora Ensayos de laboratorio Chequera Indicadores de gestión Formato diligenciado Correspondencia

CONTROL DE REGISTROS Definir el tiempo de almacenamiento de los registros Documentos técnicos – 10 años Documentos de equipos, administrativos, talento humano, compras y otros - 5 años Garantizar la legibilidad de los registros utilizando en lo posible tinta e impresiones en papel Protegerlos de factores climáticos, plagas y robos, almacenándolos en lugares secos, cerrados y seguros. Protegerlos registros magnéticos contra ataque a la integridad del sistema mediante la instalación de antivirus, realizar copias de seguridad mensualmente,

CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS REGISTROS: Para obras: Primeras tres letras del proceso PRO Guión - Número del centro de operaciones Guión- Consecutivo del registro XX de dos dígitos   Ejemplo: PRO-212-01 Para administrativos Primeras tres letras del proceso o área Guion – Primeras tres letras de la ciudad o regional Consecutivo de registro XX de dos dígitos Ejemplo: SGI-BOG-01

Listado maestro de documentos y registros por proceso

ARCHIVO INACTIVO Establecer los mecanismos necesarios para el control adecuado y eficaz del archivo inactivo generado por los procesos de SAINC S.A.

El tiempo de almacenamiento para documentos y registros generados por la parte técnica de las obras, 10 años contados a partir de la fecha de liquidación del proyecto Los planos, miniplanos, o dibujos obsoletos originales, se identifican con un sello húmedo OBSOLETO y se guardan en cajas de archivo inactivo debidamente doblados, separados por versión y tipo de plano, dichos documentos podrán conservarse digitalmente previo escaneo de los mismos, velando por que en todo caso, en la versión magnética se conserven las firmas, sellos o vistos buenos que se hayan realizado sobre dichos documentos, el periodo de conservación 10 años. El tiempo de almacenamiento para documentos de Subcontratistas y proveedores: pagos de seguridad social y parafiscales, cortes de obra para pago de contratistas y otros generados por obra es de 5 años. Para otros documentos o formatos para registro el tiempo de conservación está definido en el campo: Tiempo de conservación del programa BINAPS. Entregar el archivo inactivo del proceso o proyecto a la persona encargada de su custodia con el original del registro SGI-R06 y enviar una copia de este registro a la Dirección Administrativa de cada regional.

Diligenciar la Lista de documentos para entrega de archivo inactivo (SGI-R06), Entregar el archivo inactivo del proceso o proyecto a la persona encargada de su custodia con el original del registro SGI-R06 y enviar una copia de este registro a la Dirección Administrativa de cada regional.

Identificar la caja (SGI-R07), OBSERVACIÓN: SE UTILIZARÁN ÚNICAMENTE CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO No. 12

PREVENTIVA ACCION DE MEJORAMIENTO CORRECTIVA CORRECCION

CORRECTIVA CAUSA Es la que elimina la causa de una No Conformidad de tal manera que esta no se vuelve a presentar CORRECCION Es la que le da solución al problema de manera puntual y temporal, y no garantiza que este no se vuelva a presentar PREVENTIVA Es la que elimina la causa de una POSIBLE No Conformidad de tal manera que ayuda a que no se presente el problema cuidado

CUANDO IMPLEMENTARLAS ???

CORRECTIVA CORRECCION PREVENTIVA 1. Reclamos del cliente CAUSA 1. Reclamos del cliente 2. Frente hallazgos de auditoría 3. Producto No Conforme 4. Incumplimiento de Indicadores CORRECCION Para situaciones puntuales. Este tipo de acciones se pueden implementar siempre y cuando estén acompañadas de una acción correctiva, ya que este es el fin que persigue la Norma PREVENTIVA No conformidades potenciales, las que aun no se han presentado. Son producto del día a día. cuidado

PREGUNTAS???