ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA MTRA. MA. DEL CARMEN LÓPEZ MUNIVE SESIÓN 6

Actividades para hoy: Repaso de la clase anterior: Clase de hoy: Ejercicio práctico, Sesión 6 Excel Los controles dentro de la actividad de crédito y cobranza. Métodos y procedimientos de cobranza

LOS CONTROLES DENTRO DE LA ACTIVIDAD DE CRÉDITO Y COBRANZA. Cuando el banco efectúa el cobro de los documentos (Ej. pagos con tarjetas de crédito), generalmente lo acredita a la cuenta de cheques del cliente, una vez deducida la comisión correspondiente. La cobranza puede ser de plaza o fuera de plaza.

LOS CONTROLES DENTRO DE LA ACTIVIDAD DE CRÉDITO Y COBRANZA. Es de vital importancia que los registros individuales de los clientes sean llevados con sumo cuidado, con exactitud, en forma muy completa y actualizada. Probablemente sean éstos los registros más importantes y más valiosos que tenga en su negocio.

Sugerencias para el mantenimiento de registros de clientes: Se deberá llevar un registro por cliente adicionando sus notas de venta y facturas (incluyendo fecha, número de facturas y cantidad de cada nueva compra). Debe mostrar un saldo actualizado de la cantidad total adeudada y la fecha o fechas (en más o menos) en que se espera recibir los pagos.

Sugerencias para el mantenimiento de registros de clientes: Deberá mostrar la fecha y la cantidad de cada pago realmente recibido. Si el cliente tiene adeudos pendientes, se debe llevar un registro de los recordatorios, cartas de cobro, llamadas telefónicas o conversaciones personales respecto. Deberá de haber una persona encargada exclusivamente de la administración de los registros.

OBSERVACIÓN DE LOS REGISTROS Los mejores archivos del mundo son inútiles si se guardan en un cajón que nunca se abre. Se sugiere utilizar la información, es decir, la revisión de las cuentas por cobrar es una parte importante de la responsabilidad empresarial y administrativa.

OBSERVACIÓN DE LOS REGISTROS Las buenas cuentas por cobrar pueden convertirse en muy atrasadas y luego en problemas de cobranza y después en pérdidas, mientras se puede encontrar uno mismo preocupado en otros aspectos de la administración de su negocio.

OBSERVACIÓN DE LOS REGISTROS El propósito de la revisión es eliminar los problemas potenciales, identificarlos lo más pronto posible y luego centrar la atención en ellos, pensar en ellos y decidir los pasos que se deban dar. Mientras más se deje que un cliente se atrase, mayor es el riesgo de que nunca cobre en absoluto. Se sugiere un registro por cuentas actuales, de 30 días vencidas, 60 días, etc.

PERIODO DE GRACIA Algunos clientes suelen pasarse una semana o dos más allá de la fecha de pago esperada, y es probable que no se les notifique durante un tiempo de gracia razonable (ej. Las pólizas de seguros tienen un periodo de gracia de 30 días para el pago de las primas.)

Métodos y procedimientos de cobranza Algunos departamentos de cobranzas aplican el sistema de cuotas para las cobranzas, y se llevará un registro de las cuentas recuperadas. En el primer recordatorio se sugiere la realización de una primera carta o aviso solicitando o recordando amistosamente.

Métodos y procedimientos de cobranza Si es necesario se utilizarán cartas donde lo amistoso desaparezca y la solicitud sea redactada con firmeza, que aumentará hasta que se convierta en exigencia. Y en etapas finales se tendrá que utilizar plazos perentorios y amenazas. Las cartas de cobranza evitan la confrontación.

Métodos y procedimientos de cobranza Pero en ocasiones nos damos cuenta de que, aún cuando las últimas cartas fueron firmes e insistentes, no han producido resultados, y así se tendrán que intensificar los esfuerzos de cobranza hasta llegar a la confrontación (encuentro personal frente a frente o por teléfono) obligando a dar una respuesta (objetivo: obtener el dinero de la forma más fácil y menos penosa que se pueda, donde el objetivo secundario será no perder al cliente, en cuanto a su buena voluntad y sus negocios futuros potenciales).

Métodos y procedimientos de cobranza Se deberá ser escéptico ante las evasivas, excusas y promesas; se deberá acompañar la presión y la insistencia con un poco de amabilidad. Así uno apela a la comprensión, al sentido de equidad y de justicia, al orgullo y vanidad del cliente.

Métodos y procedimientos de cobranza Cuando no se puede obtener una respuesta favorable, se tendrá que cambiar de táctica y recurrir a los llamamientos de amenazas, y éstas son de grueso calibre. Se recurre a llamadas a deshoras, mensajes cortantes, siempre tratando de obtener un compromiso definitivo por parte del cliente.

Tarea: Investigar qué es un Crédito Documentado, tipos, condiciones, formato, etc. No olvidar la fuente y un comentario personal de lo investigado.