Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos de carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes f ases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Controlan la producción y trámite documental. Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

 Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.  Facilidad de búsqueda y acceso a la información.  Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.  Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.  Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.  Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

 Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.  Proponer la adopción de política y normas que coadyuven al manejo eficiente de los documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del manual de procedimiento.  Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los  documentos y archivos se formulen.  Proponer y coordinar programas de evaluación de documento con el objetivo de  Definir la vida útil de los mismos.  Recomendar la elaboración de las tablas de retención de documentos, su destino final.

 Seleccionar y definir el medio den destrucción de los documentos, con base en las  disposiciones legales vigentes.  Asesorar la entidad e la selección de tecnología para conservación de documentos, tales como la microfilmación, el almacenamiento en discos compacto (CD-ROM), disco óptico, información por imagen etc.  Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las  Dependencias productoras de documento.  Registrar las decisiones tomadas en cada reunión.  Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.

Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

 Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.  Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.  Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.  Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.  Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.  Integración de procesos empresariales.