Miguel Martín-Loeches Juan Antonio Calvo ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS Bloque III: Seguimiento y cierre de proyectos   Tema 9: Cierre del proyecto. Aceptación. Informe de cierre. Indicadores del resultado del proyecto. Miguel Martín-Loeches Juan Antonio Calvo Departamento de Geología

Tema 9: Cierre del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL ACEPTACIÓN INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL PROYECTO

Tema 9. Cierre del proyecto INTRODUCCIÓN Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y recapitular el curso de los hechos, para hacerse una idea de los objetivos cumplidos, los que no se han alcanzado y de la utilidad futura en otros proyectos. El cierre del proyecto tiene como objeto principal: Analizar desde una perspectiva económica el resultado del proyecto (hacer balance de los recursos consumidos y los beneficios alcanzados) Diagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando las desviaciones y la razón de las mismas Corregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas

Tema 9. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y como objetivos secundarios: Consolidar los resultados técnicos del proyecto (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, etc.) Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas de la ejecución del proyecto y organizar las actividades comerciales precisas para dar continuidad, mediante nuevos contratos al proyecto anterior.

Tema 9. Cierre del proyecto ACEPTACIÓN La aceptación del Cliente es condición imprescindible para dar por concluido el trabajo. En los proyectos mal especificados puede existir una ambigüedad en la especificación del resultado de un proyecto, al final resulta difícil determinar si la insatisfacción de un Cliente se debe o no a una falta de adecuación del producto a lo contractualmente establecido. Si todos los requisitos del proyecto quedaron, en su momento, definidos y redactados en una especificación de requisitos del trabajo. Aún así el cliente tiene que revisar el resultado y aceptarlo formalmente, como paso previo a dar por terminado el proyecto y poder emitir las facturas correspondientes.

Tema 9. Cierre del proyecto ACEPTACIÓN En caso que el cliente rechace el producto resultado del proyecto, se le deberá pedir que formalice por escrito sus objeciones, con el fin de ser utilizado para las actuaciones correctivas necesarias.

Tema 9. Cierre del proyecto ACEPTACIÓN

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido que pueda ser de cierta relevancia para actividades futuras de la empresa. Contiene la información para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos y en caso contrario las razones. Además sirve para: Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas. Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por cada responsable. Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente. Establecer nuevas estrategias para abordar mercados.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO El documento de cierre se hace tomando como referencia las previsiones que se realizaron durante la preparación de la oferta. Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones con respecto a las previsiones iniciales son mínimas, incluso cuando dichas desviaciones sean favorables a la empresa.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO En este caso habría que analizar los siguientes aspectos: La estimación en el presupuesto inicial fue conservadora, lo que en ocasiones genera la pérdida del contrato. Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no retribuidas) Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la calidad.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO La documentación de cierre se compondrá de: El balance de ingresos y gastos. Los informes de situación finales. Tratamiento de la documentación generada.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO 1. Balance de ingresos y gastos Es muy similar al formato de avance económico, donde se rellenan los datos de cierre del proyecto, y se calcula las desviaciones con respecto a la estimación del presupuesto del proyecto.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DE PROYECTO El signo de cada celda se interpreta como: Valores negativos indican incremento del beneficio. Valores positivos indican gastos superiores a los previstos (reducción del beneficio). Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los ingresos y los gastos, incluso cuando aún no hayan sido contablemente imputados (facturas libradas al cliente y aún no cobradas y aquellos gastos que se hayan incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO 2. Resumen de cierre del proyecto El resumen contable del balance de ingresos y gastos suele recibir el nombre de informe económico, mientras que la explicación del mismo, junto con los factores que han motivado el desenlace del proyecto se le conoce como informe de situación. 2.1. Informe Económico Resume los datos contables más significativos del proyecto, y permite que una persona ajena al mismo pueda hacerse una idea general del mismo.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DE PROYECTO 2.2. Informe de Situación final Es una descripción general, en lenguaje no técnico y para todo tipo de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación del mismo hasta su cierre contable. Este informe debe contener: Los datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración...) Una descripción general de los hechos más significativos del mismo (modificaciones del alcance, dificultades encontradas, medidas adoptadas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras y cualquier otra información de interés)

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO Es conveniente confeccionar informes asépticos ya que las percepciones personales ligadas a la tarea cotidiana carecen de sentido una vez terminado el trabajo. Cuando el proyecto tiene una larga duración o es complejo, es habitual redactar informes de situación intermedios, coincidiendo con hitos temporales. 3. Tratamiento de la documentación generada La documentación generada es la fuente de conocimiento y la experiencia adquirida para futuros proyectos relacionados con el anterior, ya que una de las razones que un cliente puede tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO La experiencia de la empresa debe prevalecer sobre las idas y venidas de los trabajadores, lo que justifica una política interna para el tratamiento de la información y los productos generados, como fuente de experiencia para la empresa en general. Los procedimientos de tratamiento de la información interna deben estar orientados a tres aspectos complementarios:

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME CIERRE DEL PROYECTO Propiciar la conservación de la documentación y difusión de su existencia entre los empleados. Propiciar la conservación de los productos y difusión de su existencia. Asegurar su correcta custodia, para que su contenido no se filtre a posibles competidores.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido: La documentación interna del proyecto (minutas, informes de reunión, previsiones económicas, etc.). La documentación generada dentro del ámbito del proyecto. La documentación obtenida de terceros. La descripción detallada de los productos generados (diseños, planos, manuales de usuario, etc.)

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO La necesidad de difundir la lista de información y documentación disponible entre los empleados, es de utilidad para evitar obtenerla por otros medios, invirtiendo esfuerzo y dinero.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de aspectos (alcance técnico, relaciones con terceros, problemas …) pueden oscurecer los resultados finales. Por eso conviene definir un conjunto de parámetros objetivos que sirvan para evaluar el proyecto y compararlos con otros realizados por la empresa. Indicadores Objetivos: Indicadores económicos de primer orden Indicadores financieros Indicadores de ocupación laboral Indicadores de gestión

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO 1. Indicadores económicos de primer orden Son los valores numéricos más significativos que resultan al realizar el cierre contable del proyecto, donde se incluyen: Facturación del proyecto. Es un indicador del volumen del proyecto, cuya utilidad es servir de referencia a la hora de evaluar otros parámetros como el esfuerzo, los costes y gastos, el margen, etc. Margen del proyecto. Es la diferencia entre los ingresos y los costes, tanto en valor absoluto como en porcentaje referido al precio de venta del proyecto.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Beneficio del proyecto. Es el margen obtenido una vez restados los costes de oportunidad del capital humano y material utilizado para llevar a cabo los trabajos. Como coste de oportunidad suele utilizarse como referencia el valor del IPC, acceso a nuevos proyectos, o posibles clientes derivados de este trabajo. Coste por hora trabajada. Se calcula como la distribución de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas al mismo, una vez detraídas las cantidades al trabajo ajeno (subcontratas) y a gastos de materiales y equipos (suministros), así como las contingencias de ambos. El valor resultante da una idea del coste global que supone cada hora de trabajo dedicada al proyecto.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Ejemplo: Según los datos previstos al comienzo del proyecto Coste hora = (31.452 - 7.500 - 7.500) / 226 = 72,80euros/hora Referido a los resultados reales del proyecto Coste hora = (30.054 - 7.800 - 6.870) / 241 = 63,83euros/hora

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Componentes del coste del proyecto. Muestran la importancia de cada partida de costes dentro del proyecto, y dan una idea acerca del tipo de proyecto y sus riesgos inherentes. Se utilizan con frecuencia los siguientes indicadores:

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Valor relativo del esfuerzo propio. Se calcula como el porcentaje del coste total del proyecto que se destina a horas de esfuerzo del personal de la empresa. Cuando este indicador es alto, el proyecto vende, fundamentalmente, horas de trabajo que se supone implican un alto valor añadido. Valor relativo de las subcontrataciones. Se calcula como el porcentaje del coste total del proyecto que se destina a subcontrataciones (incluyendo contingencias). Un valor excesivamente alto supone que la empresa es un mero intermediario y suele implicar cierto riesgo.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Valor relativo de los suministros. Se calcula como el porcentaje del coste total del proyecto que se destina a suministros (incluyendo contingencias). Un valor excesivamente alto convierte a la empresa en un proveedor de bienes intermediario, lo que no siempre supone un excesivo riesgo.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO 2. Indicadores financieros Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines del proyecto, así como la proyección en el tiempo de los mismos. Algunos indicadores más comunes son: Porcentaje de endeudamiento externo. Si la empresa no percibe ningún ingreso hasta terminar el proyecto. Tendrá que financiar, con fondos propios, la mano de obra, equipos y subcontrataciones.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Esta financiación no sólo supone un riesgo para la empresa, sino que impone unos costes financieros. El porcentaje de endeudamiento externo hace referencia al montante de ese riesgo que en caso de impago, la empresa tendría que satisfacer a otros. Este valor se calcula como el porcentaje de los gastos del proyecto destinados a subcontrataciones, suministros, viajes y gastos varios.

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Ej.: Valor estimado End_externo = (7.500 + 7.500 + 900 + 4.500) / 31.452 = 64,9% Valor real End_externo = (7.800 + 6.870 + 486 + 4.163) / 30.054 = 64,3%

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Porcentaje de endeudamiento interno, tiene en cuenta el porcentaje de los gastos que, en caso de impago, la empresa habría de satisfacer a sí misma, y se calcula como el valor complementario del porcentaje de financiación externo. Ejemplo: Valor estimado End_interno = 35,1% Valor real End_interno = 35,7%

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Valor actual neto del proyecto, toma los flujos monetarios referidos al instante en el que se producen, y calcula el valor actualizado, al momento del cierre del proyecto (según inflación). Tasa de rendimiento interno del proyecto, tiene en cuenta el tiempo y el dinero que ha sido necesario invertir para obtener el margen comercial del proyecto. Este valor es útil para comparar el margen del proyecto con el coste de oportunidad del capital invertido en el mismo. Un proyecto, en general, será más rentable cuanto mayor sea el valor de la tasa de rendimiento del mismo y en particular cuanto mayor sea con respecto al coste de oportunidad más accesible (un proyecto alternativo, una inversión, el tipo de interés).

Tema 9. Cierre del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO 3. Indicadores de ocupación laboral Las empresas que suman cierto valor añadido a los productos que venden basan su margen comercial en el trabajo de sus empleados, que puede cuantificarse mediante el esfuerzo que dedican a cada producto. Por esta razón, el principal capital es su propio personal. Mantener al personal “ocupado” en proyectos es vital para obtener beneficios. El personal inactivo no genera rendimientos y ocasiona gastos. Este indicador tiene por objeto dar una idea de las personas que hacen o han hecho falta para realizar el trabajo y cual será su dedicación.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Estos indicadores sirven para: Determinar el nº de personas que hay o hubo que reservar para un proyecto. Determinar el porcentaje de los trabajadores que realmente están trabajando en proyectos. Ayudar a definir la política de personal de la empresa, cuantificando el nº de trabajadores que faltan o sobran en la plantilla. El indicador de ocupación laboral más significativo es la carga de trabajo: indica el nº de horas de trabajo de una determinada categoría que harían falta para completar un trabajo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO Sumadas las cargas de trabajo de toda una categoría, a lo largo de un intervalo de tiempo determinado y dividido por el nº de horas de trabajos hábiles en dicho período, se obtiene el nº de personas necesarias para el proyecto o la empresa. Dividiendo la carga de trabajo de un período, por el nº de horas de trabajo hábiles del mismo se obtiene el índice de ocupación.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DE PROYECTO Ejemplo: Para un proyecto de 3 meses (480 horas laborables), se identifican 4 tareas que requieren cargas de trabajo de 180, 240, 420 y 700 horas. Las 4 actividades requieren en conjunto 1.540 horas, por lo que haría falta un mínimo de 3,2 personas (1.540/160 h mes y 3 mes) Si la persona A se encarga de las tareas 1 y 2, necesita 420 horas (180 más 240). Su índice de ocupación individual es de 87,5%. Si los empleados B y C se ocupan de las tareas 3 y 4 sus índices son del 87,5% y del 146%, respectivamente. En este último caso al ser el índice superior a 100%, el trabajador C no puede hacerse cargo de la actividad completa.

Tema 9. Cierre del proyecto INFORME DE CIERRE DE PROYECTO 3. Indicadores de gestión Son los valores que denotan cómo de acertada ha sido la gestión de los trabajos y la respuesta del equipo de trabajo. Entre los factores objetivos cabe citar las desviaciones entre los valores previstos al presupuestar el proyecto, y los valores finales, tras la terminación y cierre del mismo, en concreto las desviaciones correspondientes a: Plazo de ejecución del contrato Coste (global y por partidas) Margen Contingencias