PROYECTO DE MODERNIZACIÓN CERTIFICACIÓN DE PROCESOS Cobertura Del Servicio Educativo Atención Al Ciudadano Gestión Del Talento Humano Calidad Educativa Bogotá, Febrero de 2012

Nivel de Satisfacción del MEN Oficina de Atención al ciudadano Secretarías , IES Y Oficina de Atención al ciudadano OBJETIVO DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN: Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de los recursos de las secretarías de educación, buscando mejorar sus indicadores de cobertura y calidad. Implementar estructuras organizacionales acordes con la misión de las secretarías de educación, de manera que se amplíe la capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo Promover un cambio de mentalidad y actitud en las secretarías de educación, con el fin de responder a nuevos retos.

BENEFICIO DE UNA SECRETARÍA CERTIFICADA Y MODERNIZADA: Ejecuta sus procesos de manera eficaz y eficiente, y los enfoca hacia el logro de resultados. Cuenta con procesos claros y estandarizados, generando un ambiente de transparencia y confianza. Fundamenta sus decisiones en la utilización de información oportuna y veraz. Busca la excelencia en la prestación del servicio, y responde ágilmente a las diferentes solicitudes presentadas por sus clientes

COMPONENTES DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN Con el fin de garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto de modernización, se definieron de manera integral cinco componentes: ESTRUCTURA GENTE Y CULTURA PROCESOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Certificación Proceso Nacional Modelo de certificación de procesos del Ministerio de Educación y las Secretarías de Educación DIRECTRICES, NORMATIVIDAD, RECURSOS, ASISTENCIA TÉCNICA, ACOMPAÑAMIENTO, CONTROL, SEGUIMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACIÓN MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN ENTE EXTERNO CERTIFICA CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO TÉCNICO

Certificación Proceso Nacional PROCESOS SISTEMAS ESTRUCTURA INFORMACION EJECUCIÓN ARTICULACIÓN ASISTECIA

Certificación Proceso Nacional ESTRUCTURA DEL MODELO PARA APLICAR EN CAMPO Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría Sostenibilidad Durante esta etapa se llevaron a cabo las actividades preliminares para la realización de las etapas de diagnóstico, acompañamiento y seguimiento, preauditoría y auditoría de certificación. En esta etapa se definió el diseño y configuración del proyecto de certificación del Ministerio y las Secretarías de Educación pertenecientes a entidades territoriales certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y metas a cumplir, el equipo auditor, las SE a acompañar y el referencial de cumplimiento de los procesos.

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría Sostenibilidad En esta etapa se realiza el diagnóstico sobre el estado de los procesos y documentación de la SE respecto a los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de Procesos, que permite conocer la situación inicial de la SE y generar un plan de mejoramiento basado en el análisis y recomendaciones para adecuar los procesos basados en el alcance del sistema, con la finalidad de generar procesos adecuados al cumplimiento del Reglamento Técnico de cada proceso. Se realiza una comparación de las evidencias existentes incluyendo políticas y procedimientos, contra los requerimientos de Reglamento y se identifican las desviaciones y deficiencias a partir de la comparación con este estándar.

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría Sostenibilidad Una vez puesto en marcha el Plan de Acción, se revisa su eficacia y se realiza la sensibilización al personal encargado de los procesos de Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento Humano en las Secretarías de Educación para generar el Plan de Cumplimiento de los requisitos de gestión de calidad y los requisitos técnicos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso.

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría Sostenibilidad Una vez cumplido el Plan de Acción, se realiza la etapa de preauditoría de certificación, en donde el equipo de auditores evalúa el cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico, generando, si es necesario, un Plan de acción que solucione los hallazgos encontrados. Esta auditoría tiene por objeto verificar si la SE está lista para la auditoría de certificación realizada por un ente externo.

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría Sostenibilidad Se realiza la auditoría de certificación frente al cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso, por parte de un ente externo acreditado. El certificado se otorga al Ministerio de Educación, con alcance a las Secretarías de Educación que evidencien cumplimiento en los procesos auditados.

Metodología Preparación Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad El propósito de ésta etapa es el de hacer seguimiento y mantenimiento a la certificación obtenida por el MEN y por las SE. Para ellos se tienen previstas auditorías trimestrales. Dentro de esta etapa se realiza la auditoría de seguimiento anual por parte del ente externo.

Certificación Proceso Nacional

Certificación Proceso Nacional Mapa de procesos de las SE Comunidad educativa Macroproceso estratégico A. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN B. GESTIÓN DE PROGARMAS Y PROYECTOS C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO E. ATENCIÓN AL CIUDADANO Macroprocesos Misionales F. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS G. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Macroprocesos de apoyo I. ADQUISICIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS J. GESTIÓN FINANCIERA K. CONTROL INTERNO L. GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÀTICA M. ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS N. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Certificación Proceso Nacional Certificación del Proceso Nacional de Cobertura Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso Nacional de Cobertura permite la prestación oportuna del servicio en condiciones de eficiencia, eficacia y equidad, para garantizar el acceso, la continuidad y permanencia de los estudiantes de los niveles de educación preescolar, básica y media en el sistema educativo oficial.

FASES DEL PROCESO DE COBERTURA Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo FASES DEL PROCESO DE COBERTURA 1. Definición y Divulgación de Lineamientos 2. Proyección de Cupos 3. Asignación de Cupos 4. Matrícula 5. Auditoría

Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Novedades de alumnos Reportes Instituciones y sedes Proyección de cupos y control de saldos SIMAT Matrícula antiguos y nuevos Registro e inscripción de alumno Fusiones y convenios

Certificación Proceso Nacional Certificación del Proceso de Atención al Ciudadano Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso de Atención al Ciudadano permite dar respuesta oportuna y efectiva a las solicitudes, trámites, correspondencia y gestión documental realizadas por los usuarios del servicio educativo tanto en el Ministerio de Educación como en las Secretarías de Educación.

Certificación Nacional de Procesos CICLO GENERAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO INICIO Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad CONTACTO: Personal - Escrito - Web - Telefónico Registro del Ciudadano Radicación del PQR- Correspondencia Asignación y envío de copias Funcionario responsable Reasignación NO SI Tramite Interno / Externo Seguimiento Respuesta y Finalización Análisis y Estadísticas Ciudadano Ciudadanos informados permanentemente

Proceso de Atención al Ciudadano

Certificación Proceso Nacional Certificación del Proceso de Talento Humano Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las actividades realizadas con el fin de administrar cualitativa y cuantitativamente la planta de personal administrativo, docente y directivo docente y el manejo de información e interacciones que se deben mantener con las distintas instancias del sector educativo

Proceso de Gestión del Talento Humano Planta de Personal Selección e Inducción Nómina Planta y Personal Estructura organizacional Compensación Laboral Selección de Personal HISTORIA LABORAL Bienestar Social Bases de Datos Hoja de Vida Desarrollo de Carrera Desarrollo de Personal Reportes Escalafón Docente Reportes con destino a FOMAG, MEN Organismos de Control Entidad Territorial Evaluación Desempeño Salud Ocupacional Salud y Seguridad Bienestar Social Bienestar Social

Proceso de Gestión del Talento Humano SIMAT Alumnos EE Seguridad Parámetros EE Reportes SIGCE Planta de Personal Nómina Historias Laborales SINEB SE PPTO y TES FOMPREMAG Selección e Inducción Bienestar y Capacita -ción Administra-ción de Carrera MEN DAFP CNSC OTROS

Certificación Nacional de Procesos Documentación Soporte Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso Nacional de Cobertura del Servicio Educativo Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Gestión del Recurso Humano en el Sector Educativo Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Atención al Ciudadano Nota: Estos documentos hacen parte de la documentación soporte manejada en la biblioteca documental del Sistema Integrado de Gestión –SIG- del MEN Material de Apoyo Listas de Chequeo y Planes de Cumplimiento de los procesos evaluados

Resultados Certificación de Procesos 2011 Certificación Proceso Nacional Resultados Certificación de Procesos 2011

Seguimiento Certificación de Procesos 2012 Certificación Nacional de Procesos Seguimiento Certificación de Procesos 2012 Recertificación: Actualizar la documentación técnica de los procesos certificados (Cobertura, Atención al Ciudadano y Recursos Humanos). Realizar el acompañamiento como parte de la sostenibilidad de la certificación obtenida el año anterior. Programar auditorias del ente certificador. Certificación Nuevos Procesos Elaborar la documentación técnica de los procesos de Calidad Educativa, Gestión Financiera e Inspección y Vigilancia Validar con el área respectiva la documentación. (acordar fecha) Realizar piloto de diagnostico en MEN y SE. Ajustar documentación de acuerdo con los resultados del piloto. Realizar visitas a las SE de Diagnostico, acompañamiento y Preauditoría. Programar auditorías con el ente certificador según resultados de cada SE

Objetivo Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos y Atención al Ciudadano y Calidad Educativa .

Alcance 2012 PROCESO NACIONAL DE COBERTURA PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS PROCESO NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA

Metodología certificación MATERIAL TÉCNICO Documento creado por el Ministerio de Educación Nacional, en el que se establecen las características de los procesos a evaluar, con inclusión de las disposiciones normativas aplicables, cuya observancia es obligatoria tanto para el MEN como para las Secretarías de Educación aplicables. DESARROLLO CAMPO Reglamento Técnico Procesos Guías Plan de acción ACOMPAÑAMIENTO PREAUDITORIA de Certificación DIAGNÓSTICO CERTIFICACIÓN AUDITORIA Ente Certificador

Certificación Proceso Nacional IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACIÓN Genera un esquema de trabajo por procesos. Mejora la Gestión de las Secretarías de Educación. Fortalece la utilización de los sistemas de información en la toma de decisiones. Genera sostenibilidad en las implementaciones realizadas. Garantiza eficiencia y transparencia en los procesos. Fortalece la articulación MEN - SE

Certificación Proceso Nacional ÁREAS DE OPORTUNIDAD Implementar las estructuras administrativas Continuar con la apropiación de los sistemas de información. Realizar adecuaciones físicas a las Secretarías de Educación. Continuar con la re-certificación y certificación nuevos procesos de la cadena de valor. Implementar Sistemas de información de Gestión de Calidad Educativa y Gestión Financiera.

Certificación Proceso Nacional Secretaría de Educación Identificar e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos Definir metas, metodologías, puntos de verificación y control, procedimientos documentados. Realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos PROCESOS Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento humano

Certificación de procesos Avance Actual Certificación de procesos SE Secretarías que participan en el proyecto 92 Secretarías con acompañamiento 88 Secretarías auditadas por ICONTEC 74 Secretarías Certificadas en 4 procesos 3 Secretarías Certificadas en 3 procesos 70 Secretarías Certificadas en 2 procesos 1 Secretarías para auditoría complementaria

Avance General

SE auditadas por el ICONTEC SE Certificadas con cuatro(4) Procesos Huila Cauca Mosquera Con Tres procesos: Antioquia Ciénaga Montería Tuluá Quindío Guainia Bucaramanga Apartadó Córdoba Nariño Tumaco Riohacha Guaviare Caldas Arauca Duitama Neiva Tunja Rionegro Ibagué Cali Armenia Envigado Norte de Santander Turbo Risaralda Itagüí Caquetá Atlántico Facatativá Pasto Uribia Sabaneta La Guajira Cartagena Barrancabermeja Florencia Pereira Valledupar Sincelejo Lorica Cartago Barranquilla Floridablanca Piedecuesta Vaupes Soacha Magangué Casanare Bello Fusagasugá Pitalito Vichada Sogamoso Maicao Cesar Bolívar Girardot Putumayo Villavicencio Sucre Manizales Chía Boyacá Girón Quibdó Zipaquirá Tolima Meta Chocó

Acompañamiento MODERNIZACIÓN Cumplimiento DX - SEGUIMIENTO No SE Requisitos de Gestión de calidad Cobertura Talento humano Atención al Ciudadano Calidad Educativa Promedio Procesos > 70%   Amazonas Buenaventura Buga Cucuta 29% 65% 60% 69% 50% 55% Cundinamarca Dosquebradas Ipiales Jamundí Magdalena 6% 49% 44% 41% Malambo Popayán Sahagún San Andrés Santa Marta Santander Soledad Valle Del Cauca Yopal

Certificación Proceso Nacional A la fecha las No Conformidades de mayor recurrencia en la evaluación realizada en la etapa de sostenibilidad, corresponden a: Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de gestión de calidad, correspondientes a: Control de documentos, control de registros, acciones correctivas y tratamiento de servicio no conforme Falta de implementación de mecanismos de seguimiento y medición (indicadores de los procesos) Recursos Humanos: Falta de actualización de la información de planta de personal en Humano Falta de evaluación de la competencia y el desempeño del personal Subutilización de módulos del sistema de información soporte del proceso Falta de atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes Falta de actualización oportuna de la información de matricula

Certificación Proceso Nacional Visitas de Acompañamiento/Preauditoría Bello 27-02-12 al 01-03-11 1722 Jonny Arley Jimenez Bolívar 12-03-12 al 16-03-12 3770 Carmen Mercado Buga 13-02-12 al 17-02-12 97 Lina Hernandez Cucuta 06-02-12 al 10-02-12 2042 Ipiales 20-02-12 al 24-02-12 505 Itagüí 466 Jamundí 531 Magdalena 31-01-12 al 03-02-12 email Jorge Sanabria Malambo 05-03-12 al 09-03-12   Palmira 962 Popayán 1147 Sahagún 500 Santa Marta 1273 Sogamoso 29 Soledad 2 Sucre 1845 Valle Del Cauca 555

Proceso de certificación Gestión de la Calidad Educativa 2011 Bogota, mayo de 2011

FASES CERTIFICACION PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA Preparación Auditoría de Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad Ficha técnica SIG - MEN Macroproceso Calidad Educativa – SE Documento Especificaciones Técnicas

P A M PLAN DE ACCION Planear Sistematizar Hacer seguimiento Evaluar Referentes Condiciones Necesidades Planes : Decenal, Desarrollo, Regionales Programas y proyectos del PLAN SECTORIAL PEI Resultado de evaluaciones Plan de Mejoramiento Institucional Análisis de contexto y de la región Fortalezas organizacionales de las SE P A M PLAN DE ACCION Una herramienta de gestión que permite a las SE Planear Sistematizar Hacer seguimiento Evaluar las acciones explicitas de mejoramiento de la calidad educativa Componentes Uso y apropiación de medios y tecnologías de información y comunicación Acompañamiento a las EE en su gestión escolar Formación de directivos docentes y docentes

Pagina del Proyecto de Modernización: www. modernizacionsecretarias Pagina del Proyecto de Modernización: www.modernizacionsecretarias.gov.co

Compromisos: Validar Macroprocesos: D, E, H, C y N Validar Especificaciones Técnicas Efectuar Auditorías Internas(Listas de Chequeo, Planes de Acción Formación a nuevos funcionarios: Líderes de Procesos, Gerentes de Modernización

Personal de Contacto Certificación Gloria Navarro Quintero E-mail:gnavarro@mineducacion.gov.co Lina María Hernández Gamarra: Auditor de Calidad E-mail: lhernandez@mineducacion.gov.co Celular: 310 2833491 Luis Eduardo Perdomo Londoño: Auditor de Calidad E-mail: lperdomo@mineducacion.gov.co Celular: 320 3162300