MEJORA DE LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES

¿ Qué es el Rediseño Organizacional ? Ambiente Empresa EL rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos estratégicos de la compañía Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de mercado y posicionarse mejor El rediseño puede involucrar reestructura física, humana , procedimientos y otros aspectos El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo es cambio permanente” 2

ETAPAS EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL Fase 1: Crear el enfoque estratégico Fase 2: Rediseño de la Organización Fase 3: Implementación del Rediseño Fase 4: Medición y monitoreo Visualizar el Futuro Crear conciencia de la necesidad del cambio Clarificar la Visión, Misión y valores Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos Crear el Equipo Directivo Crear el Equipo de Rediseño Analizar la situación actual: Análisis Técnico Análisis Social Rediseñar la Organización Examinar y proponer cambios a los sistemas clave Acordar la línea base Acordar el plan de implementación Desarrollar calendario de implementación Comprometer logística de apoyo Proveer entrenamiento y orientación Alinear sistemas clave Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario Evaluar: Desarrollo del Equipo Resultados del desempeño Renovar: Concientización Compromiso Destrezas 3

Es fundamental tener presente: 1. La Misión de la organización como una visión compartida por sus integrantes; 2. Enunciados de los valores o filosofía empresarial que conducen la gestión en búsqueda de la obtención de la Misión; 3. Una concepción moderna de la organización que reconozca las nuevas dimensiones del papel del administrador en este trabajo. 4

"¿QUÉ SE ENTIENDE POR MEJORAMIENTO DE UN PROCESO?" Mejoramiento de un proceso se define como el esfuerzo continuo para saber acerca del sistema de causas en un proceso y para usar este conocimiento para cambiar el proceso para reducir la variación y complejidad y para mejorar la satisfacción del cliente. 5

Reconstrucción de los Procesos Varios oficios se combinan en uno: Es decir, muchos oficios o tareas que antes eran distintos se integran y comprimen en uno solo Los trabajadores toman decisiones: Ello implica comprimir verticalmente la organización, de manera que los trabajadores ya no tengan que acudir al nivel jerárquico superior y tomen sus propias decisiones. Los trabajos tienen múltiples versiones: En cambio, un proceso de múltiples versiones es claro y sencillo porque cada versión sólo necesita aplicarse a los casos para los cuales es apropiada Se reducen las verificaciones y los controles:   Los procesos rediseñados hacen uso de controles solamente hasta donde se justifican económicamente 6

REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS En la actualidad, muchas compañías se están enfocando en construir nuevos sistemas de información que mejoran sus procesos de negocios. Algunos de estos proyectos de sistemas representan la reestructuración radical de procesos de negocios, mientras que en otros el cambio es más gradual. 7

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional Establecimiento de las Políticas y Marco Normativo de la Organización. Dividir el Trabajo, agrupar las tareas y funciones en unidades organizacionales. Diseño de los procesos, tareas, funciones y procedimientos de la Organización. Diseño de los diferentes cargos y especificación de los requerimientos. Definición de las dependencias jerárquicas de las diferentes unidades y estructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las líneas de comunicación. 8

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional Definición de las dependencias jerárquicas de las diferentes unidades y estructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las líneas de comunicación Diseño de los diferentes cargos y especificación de los requerimientos 9

TODA ORGANIZACIÓN DEBE PRETENDER SER: Eficiente, Productiva. De breves tiempos de respuesta. Organización aplanada, con tendencia a ser predominantemente horizontal. Adhocrática, es decir, los equipos de trabajo se adaptan a las exigencias prioritarias de un determinado período o lo que es lo mismo, el personal trabaja de acuerdo a las metas y funciones de la organización como un todo sin sectorización ni departamentalización formal muy estricta. 10

TIPOS DE CAMBIOS QUE OCURREN AL REDISEÑAR LOS PROCESOS Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de proceso: En síntesis, un equipo de procesos es una unidad que se reúne naturalmente para completar todo un trabajo -un proceso. Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo multidimensional El papel del trabajador cambia: de controlado a facultado La preparación para el oficio cambia: de entrenamiento a educación Cambian los criterios de ascenso: de rendimiento a habilidad 11

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional Los valores cambian de proteccionistas a productivos: La reingeniería conlleva un importante cambio en la cultura de la organización, exige que los empleados asuman el compromiso de trabajar para sus clientes, no para sus jefes Los gerentes cambian de supervisores a entrenadores: La reingeniería al transformar los procesos, libera tiempos de los gerentes para que éstos ayuden a los empleados a realizar un trabajo más valioso y más exigente. Estructuras organizacionales cambian de jerarquía a planas: Las organizaciones más planas acercan a los ejecutivos a los clientes y a las personas que realizan el trabajo que agrega valor. Los ejecutivos cambian de anotadores de tantos a líderes: conducen a un equipo multifuncional polivalente. Los objetivos se alcanzan según lo planeado. 12