TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA - SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Jornadas de Formación sobre la Implantación de la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales Palencia, 3 octubre 2008

Elena Fernández © Altia Consultores 2 03/10/ ¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de expedientes? 2.El Sistema de Gestión de expedientes 3.Implantación del Sistema de Gestión de expedientes 4.Conclusiones 1.¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de expedientes? 2.El Sistema de Gestión de expedientes 3.Implantación del Sistema de Gestión de expedientes 4.Conclusiones ÍNDICE

Elena Fernández © Altia Consultores 3 03/10/2008 Modernización de las Administraciones Públicas para dar respuesta a las exigencias del ciudadano Problemas que presenta el sistema tradicional de gestión de expedientes Modernización de las Administraciones Públicas para dar respuesta a las exigencias del ciudadano Problemas que presenta el sistema tradicional de gestión de expedientes 1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?

Elena Fernández © Altia Consultores 4 03/10/2008 Modernización de la Administración Pública (I) ‏  “La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.  “Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”.  “La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.  “Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”. LEY 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos 1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?

Elena Fernández © Altia Consultores 5 03/10/2008  Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.  Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.  En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad.  Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.  Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.  En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad. Modernización de la Administración Pública (II) ‏ Esta situación está provocando en la Administración una inquietud por ajustarse a las necesidades actuales, y por ende, a la utilización y apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones. 1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?

Elena Fernández © Altia Consultores 6 03/10/2008  Bajo la premisa de: TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO  La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua.  Bajo la premisa de: TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO  La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua. Modernización de la Administración Pública (III) ‏ En este nuevo escenario, ha surgido la necesidad de disponer de soluciones que den soporte a la tramitación administrativa, salvaguardando las garantías y criterios básicos de la Administración, por un lado; e incorporando nuevos criterios y conceptos de apoyo por otro. 1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?

Elena Fernández © Altia Consultores 7 03/10/2008  Indefinición de los procedimientos  Tareas que no aportan valor al procedimiento  Duplicidad de trámites  Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes  Pérdida de expedientes  Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma  Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables  Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos  Acumulación de grandes cantidades de papel.  Falta de control de documentos y plazos  Falta de agilidad en la tramitación  Indefinición de los procedimientos  Tareas que no aportan valor al procedimiento  Duplicidad de trámites  Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes  Pérdida de expedientes  Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma  Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables  Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos  Acumulación de grandes cantidades de papel.  Falta de control de documentos y plazos  Falta de agilidad en la tramitación Problemas de la gestión tradicional de expedientes 1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?

Elena Fernández © Altia Consultores 8 03/10/ SOLUCIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 9 03/10/2008 ¿Qué es un Sistema de Gestión de expedientes? 2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 10 03/10/2008 ¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de expedientes? Sistema de Gestión de Procesos Registro de Entradas/Salidas Otros sistemas INTRANET Personal de la organización Administrador del sistema Certificado digital/DNI electrónico Usuario y contraseña Ciudadanos Usuario y contraseña Certificado digital/DNI electrónico 2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 11 03/10/2008  Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos  Adaptabilidad a los cambios  Normalización documental  Mejora la seguridad y el control de la gestión documental  Agiliza la tramitación  Permite una rápida y fácil localización de los expedientes  Proporciona información de gestión,  Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos  Interoperatividad  Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos  Adaptabilidad a los cambios  Normalización documental  Mejora la seguridad y el control de la gestión documental  Agiliza la tramitación  Permite una rápida y fácil localización de los expedientes  Proporciona información de gestión,  Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos  Interoperatividad Ventajas del Sistema de Gestión de expedientes 2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 12 03/10/2008 Ventajas de la implantación de un Sistema de gestión de expedientes PARA EL GESTOR  Información Real y Fiable  Acceso rápido a la información generada por la unidad  Control y seguimiento de los trabajos desarrollados  Indicadores de gestión, para su posterior explotación.  Optimiza la asignación de recursos, establece objetivos y hace un seguimiento de los mismos. PARA EL CIUDADANO  Información Centralizada  Reduce el tiempo de tramitación. Tramitación y resolución más ágil  Acceso total, y en cualquier momento a la información.  Posibilita el intercambio de documentación sin necesidad de personarse en la Administración. PARA EL FUNCIONARIO  Simplifica la labor del funcionario (racionalización)  Control automático de plazos  Acceso instantáneo y seguro a la información del sistema  Intercambio de información con otras unidades  Aprovechamiento efectivo de las horas de trabajo.  Despersonaliza la gestión de expedientes 2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 13 03/10/ IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Fases de implantación

Elena Fernández © Altia Consultores 14 03/10/2008 Fase crítica: Racionalización de procedimientos 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES  La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos.  Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen.  La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos.  Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen. Todo procedimiento administrativo debe ser objeto de un rediseño exhaustivo, entendiendo en términos de eficacia y eficiencia

Elena Fernández © Altia Consultores 15 03/10/2008 Fase crítica: Racionalización de procedimientos – Metodología-  Realización de un inventario de procedimientos.  Elaboración de la documentación de cada procedimiento:  Descripción.  Flujograma.  Documentación relacionada.  Unidades organizativas relacionadas.  Normalización de trámites.  Definición y normalización de los documentos de tramitación.  Identificación de las unidades organizativas involucradas.  Identificación de interrelaciones entre procedimientos.  Realización de un inventario de procedimientos.  Elaboración de la documentación de cada procedimiento:  Descripción.  Flujograma.  Documentación relacionada.  Unidades organizativas relacionadas.  Normalización de trámites.  Definición y normalización de los documentos de tramitación.  Identificación de las unidades organizativas involucradas.  Identificación de interrelaciones entre procedimientos. 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 16 03/10/ IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Planteamientos erróneos  La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo a la legalidad.  Los procedimientos son iguales para todas los organismos,  Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.  Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.  La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo a la legalidad.  Los procedimientos son iguales para todas los organismos,  Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.  Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.

Elena Fernández © Altia Consultores 17 03/10/2008 Problemas usuales en la implantación – Experiencia ALTIA-  Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.  Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.  Rechazo a las nuevas tecnologías.  Resistencia al cambio  Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes  Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.  Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.  Rechazo a las nuevas tecnologías.  Resistencia al cambio  Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 18 03/10/2008 Problemas usuales en la implantación - Experiencia ALTIA- 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES FALTA DE IMPLICACIÓN POR PARTE DE LOS AGENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 19 03/10/2008 Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA-  Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados  Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada  Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación  Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos  Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados  Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada  Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación  Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 20 03/10/2008 Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA- 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES IMPLICACIÓN POR PARTE DE LOS AGENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 21 03/10/2008 Convivencia de procesos en papel y electrónicos  El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.  Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.  Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización  El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.  Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.  Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización 3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Elena Fernández © Altia Consultores 22 03/10/ CONCLUSIONES  El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes  La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano  La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.  Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración  El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes  La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano  La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.  Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración

Elena Fernández © Altia Consultores 23 03/10/2008 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Elena Fernández ALTIA CONSULTORES P.T. Boecillo, Edificio Centro, módulo Boecillo, Valladolid