Esquema manejo Derechos de Petición 0% 50% 75% 100% Días hábiles 7 11 15 El servidor y el administrador de correspondencia reciben una alerta a través de su correo electrónico generada por CORDIS. El ciudadano recibe respuesta con los datos de radicación de su derecho de petición, el nombre y datos de contacto del servidor al que fue asignado su requerimiento. Si el derecho de petición llega a través de correo masivo la respuesta se enviará a vuelta de correo o por correo electrónico para los casos en que lo incluya dentro de sus datos de contacto. El Viceministro o Secretario General, el jefe de la dependencia, el administrador de correspondencia y el servidor reciben una alerta a través de su correo electrónico generada por CORDIS. El día 15, la UAC informa el vencimiento del derecho de petición y remite reporte a Secretaria General para el inicio de acciones preliminares que se deriven de la responsabilidad como servidor público.

Premisas manejo Derechos de Petición La oportunidad y calidad en las respuestas emitidas por la dependencias del MEN a los derechos de petición, quejas, trámites y correspondencia que llegan a través de CORDIS y SAC es responsabilidad del equipo directivo. El Equipo directivo debe incentivar y motivar al interior de las dependencias el correcto uso del los aplicativo CORDIS y SAC, para garantizar la trazabilidad de los documentos gestionados bajo su responsabilidad. En caso de ser necesario trasladar correspondencia a otra dependencia competente, esté trámite deberá realizarse dentro de las primeras 48 horas después de la recepción del documento. De no ser así, será responsabilidad del área inicialmente asignada dar respuesta oportuna y de calidad al requerimiento.

Premisas manejo Derechos de Petición La finalización en CORDIS de las actividades y documentos asignados debe realizarse una vez se halla dado respuesta definitiva al documento, relacionando en el aplicativo el número de radicación del documento respuesta. Es responsabilidad de cada una de las dependencias informar a la UAC el cambio de sus administradores de correspondencia, así mismo como solicitar la capacitación que se requiera para el correcto funcionamiento del proceso de correspondencia. Es responsabilidad de las dependencias informar la necesidad de cambio o inclusión de los ejes temáticos y capacitar a los servidores de la UAC en los mismos, para garantizar la correcta asignación de comunicaciones oficiales.

Premisas manejo Derechos de Petición Para cumplir con los días legales establecidos para dar respuesta a una petición de un usuario o de trámite, las dependencias deberán considerar los días utilizados por la empresa de correos para realizar las respectivas entregas Los informes de oportunidad en la respuesta preparados mensualmente por la UAC y enviados a los administradores de correspondencia y jefes de área, son herramientas de gestión que permiten la identificación de oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas.