El tratamiento de la información 10

1. El tratamiento de la información La actividad empresarial recaba datos constantemente: de sus clientes, proveedores, socios, etc. Toda esa información carece de auténtico valor si no está debidamente actualizada o clasificada. Es decir, debemos llevar a cabo el tratamiento de la información.

Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento Clasificación de la información obtenida Selección de la información necesaria en cada momento Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados El tratamiento de la información es el conjunto de operaciones sucesivas que se llevan a cabo con la información obtenida y que consta de las siguientes fases:

Búsqueda de información La información se recaba de fuentes de información. Estas pueden ser: Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento

Cuando llevamos a cabo una búsqueda en Internet, comprobamos que casi siempre aparecen demasiados resultados. Este problema se puede solventar aplicando alguna de las siguientes opciones: Búsqueda a través de Internet Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento

Opciones de búsqueda en Internet: Seleccionar palabra clave. Conjunto de palabras entrecomillado. Búsqueda avanzada. Excluir palabras similares. Usar operadores lógicos, de proximidad o existencia en la condición de búsqueda. Búsqueda a través de Internet Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento

Clasificación de la información Características de un Sistema de Información: Precisión Oportunidad Capacidad Concisión Relevancia Disponibilidad Seguridad La necesidad de clasificación de la información conforma el origen de los Sistemas de Información. Clasificación de la información obtenida

Según los niveles de jerarquía de la información: Tipos de sistemas de información Sistema de procesamiento de transacciones (corto plazo) Sistema de gestión o gerencial (corto plazo) Sistema de soporte de decisiones (medio plazo) Sistema de información ejecutiva (largo plazo) Clasificación de la información obtenida

Sistema de clasificación exacto es aquel que agrupa los contenidos en es secciones completamente diferenciadas unas de otras: – Clasificación alfabética – Clasificación geográfica – Clasificación cronológica Sistema de clasificación ambiguo ofrece al usuario la posibilidad de buscar un contenido que no sabe localizar ocn exactitud. – Clasificación temática – Clasificación por grupos de usuarios Tipos de sistemas de información. Sistemas de clasificación exactos y ambiguos: Clasificación de la información obtenida

Selección de la información Selección de la información necesaria en cada momento

Costes de rentabilidad: Es necesario que la selección se realice con el menor coste para la empresa. Utilidad e interés de la información: Si realmente la información será utilizada. Fiabilidad: la información ha sido verificada. Tiempo disponible. Naturaleza de la información: soporte y accesibilidad a la misma. Origen de la información: origen más o menos confiable. Objetividad. Criterios generales que puede utilizar la organización a la hora de seleccionar la información Selección de la información necesaria en cada momento

Interpretación y presentación Una vez seleccionada la información, llevaremos a cabo su análisis. Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados

Tipos de análisis de la información Análisis formal: Recoger los datos relativos a la información seleccionada. Análisis de contenido: estudiar y analizar en profundidad la información seleccionada. Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados

Presentación de la información Tipos de presentación Informe Resumen o síntesis Esquema Reseña Tabla Gráficos Diagrama de sectores Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados

Seguridad de la información La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder. Cualidades : Confidencialidad Integridad Disponibilidad La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder. Cualidades : Confidencialidad Integridad Disponibilidad

El plan de seguridad de la información contempla los siguientes puntos: – Prevención: aplicar barreras a posibles incidentes – Reacción: aplicar medidas correctoras de forma rápida y eficaz. – Restauración: hacer que todos los servicios vuelvan a la normalidad – Investigación: buscar el origen del incidente y subsanar el fallo en la seguridad. Prevención y plan de seguridad de la información

Seguridad en las comunicaciones: – Firma digital – Sellado de tiempo Seguridad en el almacenamiento – Medidas físicas – Cortafuegos – Antivirus – Administración de cuentas de usuarios – Recuperación de datos Mecanismos que proporcionan seguridad

2. El archivo Que disponga de una serie de documentos. Que estos estén ordenados y clasificados. Que se halle guardado en un lugar concreto. Condiciones para que exista un archivo

Guardar, conservar y custodiar la información Facilitar la localización de documentos Construir un centro activo de documentación Cumplir con las disposiciones legales Funciones del archivo de una empresa Activo Conserva los documentos que se consultan con frecuencia Semiactivo Recoge información no vigente pero que es necesario conservar Inactivo Recoge información no vigente pero que tiene cierto valor para la empresa Tipos de archivos

Sistema de archivo Ordenación alfabética: es uno de los sistemas más sencillos. Utiliza el orden de las letras en el abecedario como criterio de clasificación. Ordenación temática: la documentación se clasifica según el tema o asunto al que se refiere. Ordenación numérica: consiste en asignar un número a cada documento y clasificarlo según ese número. Ordenación cronológica: el elemento clave para clasificar es la fecha del documento. Ordenación geográfica: la documentación se archiva de acuerdo con lugares geográficos.

3. Soporte de archivo El más común de los soportes Tiende a desaparecer DESVENTAJAS Se deteriora, es inflamable, puede sufrir el ataque de insectos… Ocupa mucho espacio Poco respetuoso con el medio ambiente Soporte papel

Contemplan varias ventajas con respecto al papel VENTAJAS Ahorro en gasto de papeleríaAgilidad en la localización de la información Facilita los procesos de auditoríaReducido espacio de almacenaje Mayor seguridadProcesos administrativos más rápidos y eficaces Menor posibilidad de falsificación de documentos Soportes reutilizables Soportes electrónicos Soportes electrónicos más utilizados Cinta magnética, Disco duro, CD Rom, DVD, Blu-Ray, Pen-drive, Almacenamiento en la nube.