5 CAPACITACIÓN CONTENIDO DE LA SOLICITUD: NARRATIVA Y PRESUPUESTO SESIÓN TALLER

Comprender los costos elegibles y no elegibles LA SOLICITUD Objetivo de esta sesión Poder preparar la narrativa y el presupuesto de una solicitud para el CERF Comprender los problemas administrativos y presupuestarios que provocan demoras en la aprobación de un proyecto y en el desembolso de fondos Comprender los costos elegibles y no elegibles

Plantilla disponible en: www.unocha.org/cerf/ LA SOLICITUD Plantilla de solicitud del CERF Plantilla disponible en: www.unocha.org/cerf/ La oficina local o regional de la OCAH apoya al CR/CH al facilitarle el proceso de solicitud. Se envian las propuestas como un paquete con una carta de presentación del CR/CH al ERC, con una copia para la Secretaría del CERF al cerf@un.org

Composición de un paquete de donación del CERF LA SOLICITUD Composición de un paquete de donación del CERF Preparado por la oficina del CR/CH con apoyo de la OCAH y la información del equipo humanitario de país, para que se envíe al ERC Carta de presentación I. Información del solicitante II. Solicitud de donación general Resumen Contexto y respuesta humanitaria C) Justificación de la solicitud D) Tabla de proyectos Preparado por los organismos solicitando los fondos III. Propuesta de proyecto del organismo (narrativa y presupuesto)

Carta de presentación (del CR/CH) LA SOLICITUD Carta de presentación (del CR/CH) ejemplo 5

I. Información del solicitante LA SOLICITUD I. Información del solicitante

II. Solicitud de donación general: resumen LA SOLICITUD II. Solicitud de donación general: resumen

II. Solicitud de donación general: contexto y justificación LA SOLICITUD II. Solicitud de donación general: contexto y justificación

II. Solicitud de donación general: tabla de proyectos LA SOLICITUD II. Solicitud de donación general: tabla de proyectos

II. Solicitud de donación general: tabla de asignación del proyecto LA SOLICITUD II. Solicitud de donación general: tabla de asignación del proyecto ejemplo

III. Propuestas de proyectos de los organismos NARRATIVA DE PROYECTO III. Propuestas de proyectos de los organismos 11

III. Propuestas de proyectos de los organismos (2) NARRATIVA DE PROYECTO III. Propuestas de proyectos de los organismos (2) 12

PRESUPUESTO DE PROYECTO IV. Presupuesto Costos directos: costos que son consecuencia directa de la operación o que se derivan directamente de los requisitos de la donación. A. Suministros/articulos/equipos/transporte B. Personal (empleados, consultores, viajes) C. Capacitación de contrapartes D. Contratos E. Otros costos directos Subtotal de requisitos del proyecto Costos de apoyo de un programa (PSC) indirectos: se puede utilizar para costos generales recurrentes del funcionamiento de una organización, gastos no incluidos en otras partes del presupuesto. El CERF puede considerar costos indirectos elegibles hasta un 7 % del total de los costos directos elegibles. Costo total del proyecto del CERF (costos directos y PSC indirectos)

PRESUPUESTO DE PROYECTO

justificar los montos solicitados para cada clase. PRESUPUESTO DE PROYECTO Consejos presupuestarios Los proyectos deben: ser matemáticamente sólidos y transparentes (detallados, basados en costos reales); mostrar conexiones claras con las actividades y las necesidades (coherentes con la narrativa); y justificar los montos solicitados para cada clase. 15 15

A) Desglose de los costos PRESUPUESTO DE PROYECTO Consejos presupuestarios A) Desglose de los costos El presupuesto deberá especificar los costos que se necesitan para implementar las actividades Si no es posible detallar los insumos (inputs), el presupuesto deberá dividir los costos por resultados (outputs) En la medida de lo posible, el presupuesto indicará la unidad, la cantidad y el costo por unidad de cada línea

PRESUPUESTO DE PROYECTO Consejos presupuestarios B) Gastos no elegibles Todo gasto que no se realizará en el límite del período de implementación Salarios del personal del gobierno Operaciones regulares/ recurrentes del organismo (ej. mantenimiento, reservas o existencias, formación de capacidad o capacitación, alquiler de las oficinas) Compra de automóviles, ambulancias, botes, motocicletas Costo de seguridad (como la compra de bienes y servicios para garantizar la seguridad y protección del personal en un organismo), o costos asociados con el cumplimiento de las normas mínimas de seguridad operativa (MOSS) Facilitación de la coordinación “Gastos operativos generales” Costo de recepción o costos de visibilidad/promoción Tarifas (por ejemplo, tarifas bancarias) que deben incluirse en los Costos de Apoyo de un Programa (PSC)

Consejos presupuestarios PRESUPUESTO DE PROYECTO Consejos presupuestarios D) Anexos: En los proyectos que incluyan adquisiciones grandes o complejas, o arreglos de servicios contractuales, se debe adjuntar un anexo que indique el costo por elemento y la cantidad. Se deberán indicar los costos totales y hacer referencia al anexo en la tabla del presupuesto principal. E) Redondeo: Se deberán redondear todos los montos al monto en dólares más cercano. F) Siglas: Describa todas las siglas la primera vez. Es útil proporcionar una lista de siglas y abreviaturas en un anexo. G) Período de implementacion: El presupuesto no debe superar los 6 meses para solicitudes de respuesta rápida y normalmente 9 meses para las crisis subfinanciadas. H) Costo de apoyo de un programa (PSC): Máximo de 7 % de los costos directos del proyecto

Cálculo erróneo de las líneas presupuestarias PRESUPUESTO DE PROYECTO Problemas presupuestarios más comunes Cálculo erróneo de las líneas presupuestarias Los requisitos financieros no coinciden con el narrativo de la propuesta del proyecto Inclusión de elementos no elegibles Falta de detalles necesarios/falta de transparencia o descripciones de costos poco claras Cálculo erróneo de Costos de Apoyo (PSC) 19 19

Demoras con la evaluación y revisión del proyecto PRESUPUESTO DE PROYECTO ¿Qué pasará si no solucionamos los problemas presupuestarios? Demoras con la evaluación y revisión del proyecto El ERC no aprueba la cantidad solicitada Problemas de auditoría 20

PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo La solicitud llega al CERF La Secretaría del CERF evalúa el proyecto, la narrativa y el presupuesto El Coordinador del Socorro de Emergencia (ERC) aprueba el proyecto y el presupuesto Carta de aprobación (debe estar refrendada) y propuesta del proyecto final enviados al organismo El organismo devuelve la carta de aprobación refrendada al CERF El paquete de desembolso de fondos va a la Oficina del Controlador para el desembolso de fondos 21

CAPACITACIÓN 5 PREGUNTAS Y COMENTARIOS SESIÓN GRACIAS