CONTROL DE DOCUMENTOS SUAREZ GALEANO LTDA La empresa es una fabrica de postes y prefabricados, lo cual tiene un procedimiento para seguir en el control de la documentación de la empresa.

OBJETO   Establecer el método para controlar la documentación del Sistema de Gestión Integral. ALCANCE Este procedimiento aplica a la documentación del Sistema de Gestión Integral de SUAREZ GALEANO LTDA

CONDICIONES GENERALES Los documentos externos que se controlan son los que tienen que ver con el objeto social de la Empresa, y los que se requieran al interior de cada proceso para la realización de las labores pertinentes. Todo documento que sea modificado debe pasar a nueva aprobación. Se conserva la última copia de los documentos internos obsoletos. Se debe conservar la confidencialidad en la información que se recibe. Todo documento que sea distribuido debe quedar registrado en el control de distribución propio. Todo copia de un documento que requiera control debe llevar un sello de COPIA CONTROLADA .

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de documento obsoleto. Se debe diligenciar los registros con bolígrafo de tinta negra y no se permite archivo de documentos en fax. Las copias controladas de los documentos del S.G.I. deben tener un sello original con la identificación de “Copia controlada” la cual indica que se debe actualizar la misma, de acuerdo al cambio de versión. Cuando se requiere de copia no controlada de los documentos del S.G.I. debe incluirse un sello en original con la identificación de “Copia no controlada” lo cual evita la actualización de documentación de acuerdo a los cambios emitidos.

FLUJOGRAMA Inicio Identificar la necesidad Autorizar elaboración de documentos Definir objetivo y alcance Elaborar documentos borrador Guía para elaboración de documentos 1

Revisión del documento Hay cambios? 1 SI NO Identificación Listado Maestro Edición Documento aprobado

Distribuir documentos Identificación de documentos externos Listado maestro de documentos externos Documento externo Control distribución 2 3 4

Retirar del puesto identificar obsolescencia Se conserva? Documento disponible? 4 NO SI Es obsoleto Retirar del puesto identificar obsolescencia Archivar Destruir

Utilizar en el proceso Es legible? 2 NO Se requieren cambios? SI

Revisión, edición y aprobación de cambios Identificar cambios de versión 3