Principios que rigen las Políticas y procedimientos de adquisiciones Banco Interamericano de Desarrollo BID Managua, Nicaragua Diciembre 16, 2008

Roles y responsabilidades “La responsabilidad en cuanto a la ejecución del proyecto, y por tanto a la adjudicación y administración de los contratos en virtud del mismo, es del Prestatario” (Párrafo 1.2, GN-2349) BID Documentos de licitación o solicitud de propuestas Contrato de Préstamo PRESTATARIO/ EJECUTOR Políticas de adquisiciones según se establezca en el contrato de préstamo Contratos de obras, bienes y/o servicios de consultoría El Banco tomará medidas para asegurar que el producto de todo préstamo se destine a los fines para los cuales el mismos se haya efectuado, dando debida atención a las consideraciones de economía y eficiencia CONTRATISTA/ PROVEEDOR/ CONSULTOR 2

Servicios diferentes a consultoría Servicios de consultoría Definiciones Bienes Obras Son todos los objetos, productos básicos, materia prima, vehículos, equipos informáticos, software de uso generalizado, equipos Construcciones de infraestructura física nueva o de ampliación, mejoramiento, rehabilitación, mantenimiento Servicios diferentes a consultoría Servicios de consultoría Servicios cuantificables realizados sobre la base de la ejecución de un trabajo físico susceptible de medición Servicios de carácter intelectual y de asesoramiento que requieren vasta experiencia en la materia Todos requeridos para lograr los objetivos del proyecto 3

Propósitos de las políticas Definir e informar sobre normas y procedimientos aplicables a proyectos financiados total o parcialmente por el Banco GN-2349 GN-2350 Políticas para la adquisición de Bienes y Obras financiados por el BID Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el BID Incluye servicios conexos y servicios contratados sobre la base de la ejecución de un trabajo físico susceptible de medición La expresión “consultores” incluye a entidades públicas y privadas El Prestatario puede adoptar otros procedimientos en contratos no financiados por el Banco, en tales casos: Bienes y obras sean de calidad satisfactoria, se entreguen o terminen oportunamente y a precios adecuados. Consultores con calificaciones pertinentes, el trabajo se ejecuta de conformidad con el plan y el alcance del servicio guarda relación con las necesidades del proyecto. 4

Principios de las políticas Economía tiempo, medios y gastos Eficiencia planificación oportuna Competencia promover participación Igualdad evitar preferencia o discriminación Transparencia reglas claras y conocidas por todos Publicidad acceso a la información Debido Proceso derecho a protestar, salvaguardar derechos de los participantes 5

Elegibilidad Obras, bienes y servicios contratados con individuos o firmas de países miembros del Banco. Bienes originarios de países miembros. En caso de bienes menores adquiridos en el mercado nacional, cuyo valor individual no supere US$5,000, y por un monto total de hasta US$30,000 por transacción, se considera de origen local salvo que el Prestatario indique lo contrario. Las condiciones para participar deben ser únicamente aquellas que sean esenciales para asegurar que los individuos o firmas tengan capacidad para llevar a cabo los servicios del contrato que se trate. El Banco no permite denegar la pre o poscalificación a una firma o individuo por razones no relacionadas con su capacidad y recursos para cumplir el contrato satisfactoriamente. 6

Elegibilidad, excepciones Firmas, bienes o consultores de un país pueden ser excluidos si: i) ley oficial del país del prestatario prohíbe relaciones comerciales con ese país, ii) cumplimiento de decisión de Naciones Unidas prohíbe la importación de bienes o realización de pagos a ese país, persona o entidad. Entidades estatales del País prestatario pueden participar si: i) tienen autonomía legal y financiera, ii) funcionan conforme a las leyes comerciales, iii) no dependen del prestatario o sub-prestatario Los funcionarios del gobierno o servidores públicos pueden ser contratados como consultores o como miembros de un equipo de una firma consultora, siempre que: i) estén en licencia sin goce de sueldo ii) no sean contratados por la entidad en la que trabajara durante el periodo inmediatamente anterior al de la licencia iii) su contratación no genere un conflicto de interés Las firmas declaradas inelegibles por el Banco durante el plazo que determinado. 7

Contrataciones no elegibles Procesos de adquisición o selección que no se hayan realizado conforme los procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo y el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco. Declarada la no elegibilidad, es política del Banco cancelar la porción de Préstamo asignada a la contratación de esos bienes, obras o servicios. El Banco puede declarar no elegible de financiamiento un contrato adjudicado después de obtener la no objeción, si: - La no objeción fue otorgada sobre la base de una información incompleta, inexacta o engañosa que proporcionó el Prestatario - Los términos y condiciones del contrato han sido modificados sin la aprobación del Banco El Banco puede, además, usar otros recursos legales en virtud del Contrato de Préstamo. 8

Principios de Fraude y Corrupción El Banco exige a todo Prestatario, al igual que a toda empresa, entidad o persona oferente por participar o participando en Proyectos financiados por el Banco, en carácter de solicitante, oferente, contratista, consultor (incluyendo sus respectivos funcionarios, empleados y representantes), observar los más altos niveles éticos y denunciar al Banco todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección, negociación o ejecución de un contrato. El Banco estableció un procedimiento administrativo para casos de fraude y corrupción, que está disponible en el sitio virtual (Integridad - Banco Interamericano de Desarrollo), actualizado en forma periódica. Las denuncias serán presentadas en forma confidencial o anónima, ante la Oficina de Integridad Institucional del Banco -OII-, que realizará las investigaciones correspondientes. 9

Conflicto de interés Una firma contratada para suministrar bienes, ejecutar obras o prestar algún servicio distinto a consultoría, estará descalificada para realizar servicios de consultoría relacionados con tales bienes, obras o servicios para el mismo proyecto. Las firmas contratadas para brindar servicios de consultoría en la preparación o ejecución de un proyecto, no podrán posteriormente suministrar bienes, ejecutar obras o prestar algún servicio distinto a consultoría para el mismo proyecto. Excepto si la firma cumple con las obligaciones de un contrato llave en mano o un contrato mixto. Ningún consultor (incluido su personal o sub-consultores) puede ser contratado para proporcionar servicios que por su naturaleza puedan estar en conflicto con otros servicios asignados. La política del Banco establece que los consultores deben dar asesoramiento profesional, objetivo e imparcial, otorgando en todo momento máxima importancia a los intereses del contratante, sin consideración alguna respecto de cualquier trabajo futuro. 10

Planificación de las adquisiciones El logro de los objetivos y metas de la ejecución de un proyecto depende en gran medida de la apropiada planificación de las adquisiciones, esto implica que el Ejecutor debe: determinar adecuadamente el dimensionamiento, calidad, costo y oportunidad en que se requieren las inversiones efectuar una adecuada gestión de los procesos de adquisiciones, procesamiento de desembolsos y administración de contratos A fin de establecer una programación realista del desarrollo del proyecto, es necesario: diseñar una secuencia lógica de las adquisiciones requeridas, y estimar adecuadamente el tiempo necesario para el desarrollo de los procesos, teniendo en cuenta los procedimientos aplicables. La aplicación de prácticas equitativas, transparentes y estables en la gestión de las adquisiciones otorga al proyecto la confiabilidad en las reglas del juego que requieren los proveedores, contratistas y consultores para participar en los procesos de adquisiciones. 6

Procedimientos aplicables para el examen del Banco Plan de adquisiciones Documento que forma parte del Contrato de Préstamo o Convenio, en el cual se definen las estrategias de adquisición para los distintos componentes de la operación. Incluye: Contratos particulares de bienes, obras y/o servicios a ser financiados con los fondos del proyecto requeridos para su ejecución durante un período de por lo menos 18 meses Métodos propuestos de contratación y selección consistentes con el Contrato de Préstamo Procedimientos aplicables para el examen del Banco El Prestatario debe actualizar anualmente el plan de adquisiciones o durante la ejecución del proyecto cuando sea necesario o el Banco lo requiera y ejecutarlo de conformidad con la aprobación del Banco. Toda modificación requiere no objeción por parte del Banco. El Banco pondrá a disposición pública el Plan de Adquisiciones inicial, cuando el Préstamo haya sido aprobado y la actualización, cuando ésta sea aprobada. 6

Revisión por parte del Banco El Banco examinará los procedimientos, documentos, la evaluación de las ofertas, la recomendación y adjudicación de contratos, así como la contratación de consultores para asegurarse que los procesos de contratación y selección estén de acuerdo con el Contrato de Préstamo y las políticas de adquisiciones. Modalidades de revisión: El Banco revisa y emite su no objeción en distintas etapas del proceso (Apéndice 1) EX-ANTE El Prestatario debe conservar la documentación de los contratos durante el período de ejecución de la operación hasta por un período mínimo de 3 años después del último desembolso. El Banco la revisará conforme plan de supervisión establecido en el plan de adquisiciones aprobado. EX-POST 7

Adquisición de Bienes y Obras vs. Selección de servicios de consultoría Competencia abierta El Precio es el principal factor de evaluación Presentación de ofertas en sobre único Apertura de oferta en un único acto Negociación de Contratos excepcional Lista Corta La Calidad es el principal factor de evaluación Presentación de Ofertas en dos sobres Aperturas diferidas Negociación de Contratos como regla general 11

Métodos y montos límites Obras, bienes y servicios diferentes a consultoría (Conforme Convenio de CT) Método Monto LPI LPN CP CD >US$500,000 X US$500,000 y US$100,000 < US$100,000 < US$2,000 12

Adquisiciones por comparación de precios Obras, bienes y servicios diferentes a consultoría

Comparación de precios Características relevantes Es un método de contratación que se basa en la obtención de cotizaciones de diversos proveedores o contratistas. Características relevantes No requiere publicación, puede realizarse Mínimo tres cotizaciones para obtener precios competitivos Cotizaciones pueden presentarse por carta, fax o medios electrónicos, según se solicite Evaluación de cotizaciones conforme principios de licitaciones públicas Términos de cotización aceptada deben incorporarse en orden de compra o contrato 14

Documento de Solicitud de cotizaciones Documento sobre el cual los proveedores o contratistas prepararán sus cotizaciones, requiere no objeción en procesos sujetos a revisión ex-ante, su contenido mínimo es: Descripción de los bienes u obras a cotizar (cantidad, alcances) Especificaciones técnicas, diagramas Plazo de entrega o terminación solicitado Lugar de entrega requerido Documentación requerida acompañando las cotizaciones Moneda de cotización y forma de pago Forma y plazo límite para presentación de cotizaciones Metodología de evaluación de cotizaciones aplicable Disposiciones para liquidación de daños y perjuicios por demoras en la entrega de los bienes o terminación de las obras 15

Evaluación y comparación de cotizaciones Verificación del cumplimiento de requisitos especificados en el documento de solicitud de cotizaciones (documentación requerida, especificaciones técnicas, etc.) Análisis de las cotizaciones cotizaciones que cumplen Evaluación y comparación de las cotizaciones Evaluación del costo, comparación por ítem o lotes, según se haya estipulado cotización de precio más bajo evaluado Adjudicación 16

Evaluación y comparación de cotizaciones Aspectos a considerar Si una cotización no se ajusta sustancialmente a los requisitos, es decir, contiene divergencias mayores o reservas respecto a los términos, condiciones o especificaciones indicadas en la solicitud, no se le debe de seguir comparando. Deben solicitarse las aclaraciones necesarias a los oferentes respecto a sus cotizaciones pero no debe pedirse a ningún oferente que modifique su cotización ni permitirle que lo haga después de vencido el plazo de recepción. La evaluación de las cotizaciones y adjudicación debe finalizarse dentro del período inicial de validez de las cotizaciones, de modo que no sean necesarias las prórrogas. 17

Adjudicación Aspectos a considerar Se realizará por lote o ítem, según se haya especificado en el documento de solicitud de cotizaciones. Requiere no objeción del Banco si el proceso se encuentra sujeto a revisión ex-ante. Los términos de las cotizaciones aceptadas deben incorporarse en una orden de compra o un contrato simplificado, contenido mínimo: Detalle de los bienes a entregar o de las obras a ejecutar (especificaciones, cantidad). Plazo y lugar de entrega, plazo de terminación. Monto contratado. Disposiciones para liquidación de daños y perjuicios por entrega o terminación tardía. 18

Protestas Se entiende como protesta cualquier disconformidad, queja, problema o cuestión levantada por escrito en cualquier etapa de un proceso específico de adquisiciones (inclusive después de la adjudicación del contrato). Puede ser presentada por un oferente o un posible oferente, por alguna de las partes legítimamente interesadas en dicho proceso o entidades responsables de la vigilancia del mismo, ante el Ejecutor o directamente ante el Banco. En caso de presentarse alguna protesta ante el Ejecutor, éste debe comunicarlo al Banco tanto en los contratos sujetos a revisión ex-ante como ex-post. El proceso de licitación no debe suspenderse obligatoriamente. Si posteriormente a la publicación de los resultados, el Ejecutor recibiese alguna protesta, debe enviar al Banco para su información copia de la misma así como la respuesta correspondiente. 19

Protestas Los oferentes pueden enviar al Banco copias de su correspondencia con el Ejecutor respecto a problemas entre ambos, o escribir directamente al Banco. El Banco solamente acusará el correspondiente recibo y se abstendrá de toda discusión o correspondencia con los autores de la protesta durante el proceso de evaluación y examen de las ofertas, hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato. En contratos sujetos a revisión ex-post, el Banco notificará al ejecutor: Que debe resolver la protesta Que la protesta y resolución se incluyan en el informe de evaluación del proceso que se revisará durante la siguiente visita de supervisión ex-post. Las observaciones y recomendaciones que considere pertinentes para la solución de la protesta. 20

Protestas En contratos sujetos a revisión ex-ante, el Banco: Examinará la cuestión en consulta con el Ejecutor quién incorporará cualquier observación en el informe final de evaluación. El examen por parte del Banco finaliza una vez la comunicación o protesta haya sido examinada. En caso de que el Ejecutor siga adelante con el proceso de adquisición sin tener en cuenta el pronunciamiento del Banco, éste puede declarar dicha adquisición inelegible para financiamiento. Si posterior a la notificación de la adjudicación el Ejecutor recibe solicitud de un oferente para informarse sobre las razones por las que su oferta no fue seleccionada, y luego de recibirla, no considera satisfactoria la explicación, el oferente podría: Recurrir la adjudicación o interponer un recurso administrativo conforme lo establecido en la legislación, o Solicitar una reunión con funcionarios del Banco en la que únicamente se tratará la oferta del oferente y no las demás competidores 21

Confidencialidad No se dará a conocer información relativa al proceso de análisis, evaluación y comparación de ofertas, comparación de calificaciones y recomendación de adjudicación, a oferentes y candidatos que participantes en el proceso ni a personas que no tengan participación oficial en el mismo, hasta que se haya publicado adjudicación del contrato. 22