Noviembre de 2014

MOVILIDAD DE ESTUDIANTES UJA (Salientes – Outogoing) Datos MOVILIDAD DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS (Entrantes – Incoming) Datos estudiantes 163 Italia 82 Portugal 80 Alemania 62 Polonia 136 Universidades 146 Coordinadores UJA 335 estudiantes 80 Italia 69 Alemania 57 Polonia 36 Francia 104 Universidades diferentes 86 Coordinadores

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Junio -Octubre PREPARACIÓN DE LA OFERTA. PASO I: PROCESO DE RENOVACIÓN ANUAL DE CONVENIOS (CONVENIOS QUE FINALIZAN EN SEPTIEMBRE DEL CURSO SIGUIENTE) Es un proceso que se lanza automáticamente desde Relaciones Internacionales. Si el coordinador académico desea proponer alguna modificación de convenio debe ponerse en contacto con Relaciones Internacionales en esta época * Es importante que como coordinadores paséis por Relaciones Internacionales para ver el estado en que se encuentran vuestros convenios Octubre - 15 Diciembre PREPARACIÓN DE LA OFERTA. PASO II: DEFINICIÓN DE LAS PLAZAS QUE SE INCLUIRÁN EN EL ANEXO I DE LA CONVOCATORIA ERASMUS+ 7 a 14 de Noviembre: Revisión de las plazas a incluir en convocatoria por parte de los coordinadores 18 de Noviembre: Pre-publicación de la convocatoria. La oferta se irá revisando semanalmente

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO 01 a 22 de Diciembre de 2015 PERIODO DE LANZAMIENTO DE LA CONVOCATORIA Y PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES A TRAVÉS DE UNIVERSIDAD VIRTUAL La convocatoria se publicará el 01 de Diciembre Orientar a los estudiantes interesados sobre las características de las plazas y de las universidades de destino de cara a facilitar la elección de plaza del estudiantecaracterísticas de las plazas y de las universidades de destino 15 de Enero a 15 de Febrero GESTIÓN Y ADJUDICACIÓN DE BECAS (PRIMER PERIODO) Tiene en cuenta los resultados de exámenes de idiomas del CEALM celebrados en Noviembre Este es un proceso interno realizado en el Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante, sin embargo es posible que algunos estudiantes requieran asesoramiento por parte del Coordinador Académico antes de proceder a la aceptación de la plaza

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESOTAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO A partir del 1 de Marzo de 2015 ASESORAMIENTO AL ESTUDIANTE CON PLAZA ADJUDICADA PARA LA CONFECCIÓN DE SU ACUERDO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes acerca de la confección de su contrato académico (contrato online + Learning Agreement) y aprobar (o rechazar dicha propuesta)y aprobar (o rechazar dicha propuesta) Asesorar a los estudiantes sobre otros aspectos académicos relacionados con su estancia (idiomas de docencia, posibles dificultades, etc) Mediados de Marzo 2015 GESTIÓN Y ADJUDICACIÓN DE BECAS (SEGUNDO PERIODO) Tiene en cuenta los resultados de exámenes de idiomas del CEALM celebrados en Febrero Este es un proceso interno realizado en el Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante, sin embargo es posible que algunos estudiantes requieran asesoramiento por parte del Coordinador Académico antes de proceder a la aceptación de la plaza

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESOTAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO A partir del 1 de Abril de 2015 ASESORAMIENTO AL ESTUDIANTE CON PLAZA ADJUDICADA EN SEGUNDO PERIODO PARA LA CONFECCIÓN DE SU ACUERDO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes acerca de la confección de su contrato académico (contrato online + Learning Agreement) y aprobar (o rechazar dicha propuesta)y aprobar (o rechazar dicha propuesta) Asesorar a los estudiantes sobre otros aspectos académicos relacionados con su estancia (idiomas de docencia, posibles dificultades, etc)

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO De forma previa o al comienzo de la estancia: Septiembre/Octubre – Enero/Febrero SOLICITUDES DE REDUCCIÓN DE ESTANCIA Dar el visto bueno a la solicitud de reducción de estancia del estudiante basada en razones académicas Pej.: No existencia de suficientes asignaturas adecuadas para el estudiante en la oferta académica de la universidad de destino

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Primer plazo de modificación del Contrato Académico 15 Septiembre-31 Octubre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Primer plazo de modificación de la matrícula 24 a 28 de Noviembre: Se permiten todo tipo de modificaciones de matrícula TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Segundo plazo de modificación del Contrato Académico 15 Febrero-27 de Marzo: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (se permiten solamente ampliación de asignaturas de segundo semestre o modificación extraordinaria justificada de asignaturas de segundo semestre) y estudiantes de Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Segundo plazo de modificación de la matrícula 20 a 23 de Abril: Se permiten únicamente ampliaciones y modificaciones de matrícula referidas a asignaturas de segundo semestre TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement Para el segundo plazo: Solicitud a la Oficina de Relaciones Internacionales (a través de de modificaciones extraordinarias de asignaturas de segundo semestre para estudiantes de Curso

DUDASRESPUESTAS ¿Cuál es la carga máxima de créditos ECTS que puede llevar un estudiante saliente? El cómputo máximo de asignaturas UJA que un estudiante UJA puede incluir en su contrato de movilidad es de 30 ECTS por semestre/ 60 anuales. Se admiten excepciones para el Grado en Derecho y GADE + Derecho (34 y 40 respectivamente, por semestre) ¿Esos 60 créditos anuales tienen que distribuirse de forma pareja a razón de 30 créditos por semestre? No necesariamente (aunque sea recomendable ¿Existe una carga mínima de créditos a llevarse? No. Sin embargo para evitar solicitudes de reembolso de la ayuda económica al estudiante se le deben reconocer a la vuelta al menos 18 créditos ECTS si se trata de una estancia anual / 9 créditos si se trata de una estancia semestral

DUDASRESPUESTAS ¿El computo total de créditos ECTS que se lleva un estudiante UJA debe coincidir exactamente con el computo total de créditos ECTS correspondiente a las asignaturas extranjeras que el estudiante cursa? No debe ser exactamente el mismo. Aunque debe existir equilibrio entre el peso del “paquete” de asignaturas extranjeras y el “paquete de asignaturas UJA. Un margen del 10% es razonable. ¿Puede un estudiante que ha sido seleccionado para una plaza estando cursando una titulación realizar su estancia con una titulación diferente? (pej.: estudiante de Ingeniería Técnica que se ha pasado a la superior Se permite siempre y cuando se considere que se trata de un paso natural de “primer ciclo” a “segundo ciclo”. También se permite cuando hay un cambio a Grado. El estudiante debe solicitar, una vez matriculado de la nueva titulación, que se le permitan hacer los cambios oportunos en el contrato académico (siempre que se encuentre en plazo)

DUDASRESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia semestral? Un estudiante UJA con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones ¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones? Es muy importante que modifique el contrato online ya que el reconocimiento académico se realizará teniendo en cuenta su contenido. También debe modificar en paralelo el Learning Agreement y su matricula si es necesario.

DUDASRESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar? Un estudiante UJA con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato. En el primer periodo (septiembre- noviembre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios. En el segundo periodo (febrero- abril) puede realizar sin problemas ampliaciones de contrato siempre y cuando se trate de incluir asignaturas nuevas de segundo semestre (no se puede ampliar contrato con asignaturas de primer semestre o asignaturas anuales).

DUDASRESPUESTAS ¿Entonces, un estudiante de Curso Completo, puede en el segundo periodo de modificaciones plantear alteraciones de asignaturas ya incluidas en el contrato? La aplicación informática del contrato on-line no lo permite de forma natural. Sin embargo aquellos estudiantes que necesiten realizar cambios exclusivamente de asignaturas de segundo semestre, debido a causas no imputables a la mera voluntad del estudiante (el caso típico es el de anulación de asignaturas por parte de la universidad de destino) pueden solicitar, a través de su Coordinador Académico, que se les autorice realizar determinadas modificaciones.

DUDASRESPUESTAS ¿Puede un estudiante examinarse en Jaén de una asignatura que lleva en su contrato Erasmus? Para examinarse en Jaén el estudiante debe eliminar la asignatura de su contrato en el plazo de modificaciones del contrato. Los estudiantes de curso completo que en el segundo periodo de modificaciones (febrero-abril) planteen eliminar una asignatura de contrato con el objetivo de examinarse en Jaén deberán tramitar su solicitud a través de su Coordinador Académico como una solicitud de modificación extraordinaria y las condiciones de autorización serán las mismas (solamente asignaturas de segundo semestre y por motivo ajeno a la voluntad del estudiante).

DUDASRESPUESTAS ¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un estudiante UJA? La universidad de destino remite a nuestra Oficina de Relaciones Internacionales el Transcript of Records. Desde nuestra oficina se remite a la Secretaría donde este documento se pone en relación con la Matrícula del estudiante y con el Contrato Académico online

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Hasta el 30 de Junio para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Hasta el 30 de Noviembre para estudiantes de Segundo Semestre RECEPCIÓN DE SOLICITUDES (APPLICATIONS FORMS), LEARNING AGREEMENTS Y RESTO DE DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LA UNIVERSIDAD DE JAÉN Responder a dudas planteadas por estudiantes extranjeros de cara a la preparación de su contrato académico Mayo-Septiembre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Noviembre-Enero para estudiantes de Segundo Semestre REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO ACADÉMICO INICIAL Revisar y aprobar en su caso la propuesta de contrato académico inicial remitida por el estudiante. La propuesta se remite a los coordinadores desde la Oficina de Relaciones Internacionales

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Septiembre-Octubre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Enero-Febrero para estudiantes de Segundo Semestre INCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD DE JAÉN Revisar con el estudiante las asignaturas incluidas en su contrato académico inicial para plantear posibles modificaciones si son necesarias Realizar orientación académica general

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Primer plazo de modificación del Contrato Académico 03 Septiembre- 03 Octubre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Segundo plazo de modificación del Contrato Académico 21 Enero -13 Febrero: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (solamente ampliación o modificación de asignaturas de segundo semestre) y Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de los cambios a realizar. Aprobar (o rechazar) la propuesta de nuevo Learning Agreement

FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO 20 Octubre-24 Octubre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre 02 Marzo – 06 Marzo para estudiantes de Segundo Semestre 02 Marzo – 06 Marzo ampliación de matrícula para estudiantes de curso completo MATRICULACIÓN INICIAL Y AMPLIACIÓN DE MATRÍCULA (sólo para estudiantes de curso completo) Revisar junto al estudiante las asignaturas a incluir en el formulario de Matrícula con atención especial a la exactitud de los códigos de cada asignatura y los turnos/grupos a seleccionar por el estudiante. Validar con la firma dicho formulario. Octubre y Marzo, la semana posterior a la de matrícula CAMBIOS DE GRUPOMuy importante insistir al estudiante que compruebe el grupo asignado tras la matrícula y que solicite cambio de grupo en caso necesario

DUDASRESPUESTAS ¿Qué limitaciones tiene un estudiante entrante a la hora de seleccionar asignaturas UJA a incluir en su contrato académico? Los estudiantes entrantes solamente pueden seleccionar asignatura con docencia y derecho a examen Un estudiante entrante de primer semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de segundo semestre Un estudiante entrante de segundo semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de primer semestre ¿Qué asignaturas si puede incluir en su contrato? Cualquier asignatura ofertada de cualquier titulación de grado y Máster siempre y cuando se oferte, tenga derecho a examen y corresponda con su periodo de estancia

DUDASRESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar? Un estudiante extranjero con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato. En el primer periodo (septiembre-octubre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios, sin embargo, en el segundo periodo (febrero-marzo) solamente puede realizar cambios relativos a asignaturas de segundo semestre (modificar o añadir asignaturas). ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia semestral? Un estudiante extranjero con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones

DUDASRESPUESTAS ¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones? Debe modificar el Learning Agreement y su matricula si es necesario. ¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un extranjero? La Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Jaén emite el Transcript of Records y lo remite a las universidades de destino. Solamente se incluyen en el TOR asignaturas de las que el estudiante se haya matriculado.

Oferta académica en relación con su titulación Idioma de docencia y nivel real requerido Números créditos mínimo o máximo Existencia de otros requisitos Duración estancia y periodos de realización