SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de información contable es el conjunto de normas, pautas, procedimientos, etc. Que se usan para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: • La contabilidad financiera o la contabilidad externa. • La contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera: Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos: Estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público.

Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Un sistema de información contable sigue un modelo básico ofreciendo control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio para la empresa. En el sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos: los datos se deben registrar, clasificar y resumir la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

2. Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: La información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como una cadena de Boticas Multinacional seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de la Cadena de Boticas necesitará la información de ventas resumida por localidad, región o país.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

LIBROS CONTABLES Son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios con el fin de cumplir las obligaciones de ley y lograr obtener la información o datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entrada original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas. Leer: http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso9.pdf

FACTURACIÓN La facturación es el hecho de poner en una factura la cantidad, el concepto y el importe por precio unitario de servicios o artículos , sumando en un sub total mas el IGV haciendo un total de pago. Esta factura te sirve para demostrar ante la SUNAT en que inviertes o gastas el capital de una empresa o de una persona.

COMPROBANTES DE PAGO FACTURAS BOLETAS DE VENTA TICKETS O CINTA EMITIDA POR CAJA REGISTRADORA RECIBO POR HONORARIOS DOCUMENTOS AUTORIZADOS (PREVISTOS EN EL REGLAMENTOS DE COMPROBANTES DE PAGO Y NORMAS ESPECIALES)

FACTURA Es el comprobante de pago que se emite en las operaciones entre empresas o personas que necesitan acreditar costo o gasto para efecto tributario, sustentar el pago del IGV (18% desde el 1° DE MARZO DEL 2011) por la operación efectuada y poder ejercer, de esta manera, el derecho al crédito fiscal.

Crédito fiscal: El crédito fiscal sobre el Impuesto General a las Ventas (IGV) es una deducción que admite la Sunat sobre el tributo que gravó las adquisiciones de insumos, bienes de capital (maquinarias, etcétera), servicios y contratos de construcción, así como por el pago de aranceles (impuesto por la importación de un bien o por los servicios de una persona no domiciliada en el país). En otras palabras, es la compensación por el IGV que pagamos por nuestras compras frente al que cobramos en nuestras ventas. Por ejemplo, para elaborar un producto compramos insumos por S/.50, con un IGV de S./9 (18% de S/.50) y finalmente vendemos el bien final a S/.100 con un IGV de S/.18, a la Sunat debemos abonar por este tributo S/.9 (S/.18 menos S/.9). 

CÓMO SE LLENA UNA FACTURA Si tienes el subtotal y deseas hallar el total: Monto x 1.18 2. Si tienes el total y deseas hallar el subtotal: Monto / 1.18

BOLETA DE VENTA Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios finales. No permite ejercer el derecho al crédito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario. Cuando el importe de la venta efectuada o del servicio prestado supere los setecientos nuevos soles (S/. 700.00) por operación será necesario consignar en la boleta de venta los datos de identificación del adquirente o usuario: apellidos y nombres completos, y el número de su documento de identidad. 

COMO SE LLENA UNA BOLETA

TICKETS O CINTA EMITIDA POR CAJA REGISTRADORA Este comprobante de debe puede ser emitido únicamente en moneda nacional.  Cuando es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite ejercer el derecho a crédito fiscal, crédito deducible ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.  Cuando el comprador requiera sustentar crédito fiscal, costo o gasto para efecto tributario o crédito deducible deberá: identificar al adquiriente o usuario con su número de RUC, consignar los apellidos y nombres o denominación o razón social, discriminando el monto del tributo que grava la operación. Los tickets pueden también ser emitidos a través de sistemas informáticos, siempre que el emisor haya obtenido la autorización de uso correspondiente a través del Formulario N° 845. Tal es el caso de supermercados, tiendas por departamento, farmacias, estaciones de combustible, restaurantes, entre otros tipos de negocios que emplean sistemas autorizados. Estos tickets deben cumplir los mismos requisitos que los tickets emitidos por máquinas registradoras.

RECIBO POR HONORARIOS Es el comprobante de pago que emiten las personas naturales que se dedican en forma individual al ejercicio de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio. Por ejemplo: médicos, abogados, gasfiteros, artistas, albañiles, entre otros.  Pueden ser utilizados a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario y para sustentar crédito deducible

COMO SE LLENA UN RECIBO POR HONORARIOS

OTROS DOCUMENTOS (COMPROBANTES) Boletos que emiten las compañías de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros Recibos por el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles que generen rentas de primera categoría - Recibos por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono. - Boletos emitidos por las empresas de transporte público urbano de pasajeros - Boletos de viaje emitidos por las empresas de transporte público nacional de pasajeros dentro del país - Documentos emitidos por la Iglesia Católica por el arrendamiento de sus bienes inmuebles Boletos numerados o entradas por atracciones y espectáculos públicos