Oficina del Inspector General Informe Anual y de Actividades 2009 Resumen Presentado por Oscar Chavera, Inspector General Interino

Visión de Conjunto de la OIG La función de auditoría interna está establecida en el artículo 117 de Las Normas Generales. La Orden Ejecutiva 95-05 declara la responsabilidad, propósito y autoridad de la OIG con respecto a las auditorías internas. La auditoría interna es un control administrativo que funciona midiendo y evaluando la efectividad de los otros controles administrativos. La función de auditoría interna contempla los siguientes tipos de auditoría: Cumplimiento y Desempeño Operacional y Financiera De investigación Tecnología de la Información

Visión de Conjunto de la OIG La OIG reporta el resultado de las auditorías directamente al SG. El Informe Anual y de Actividades presentados al SG son transmitidos al Consejo Permanente y a la CAAP. La OIG es responsable de informar a la Junta de Auditores Externos de la emisión de todos los informes presentados al SG. Durante la realización de sus funciones, la OIG no tiene autoridad directa ni responsabilidad sobre ninguna de las operaciones o actividades revisadas. Personal de la OIG Durante el 2009 la OIG contaba con 7 funcionarios para realizar las funciones de auditoría, incluyendo las funciones administrativas. 6 Posiciones financiadas por el Fondo Regular 1 Posición financiada por el ICR

Actividades de Auditoría Interna 2009

Actividades de Auditoría 2009 Las actividades de la OIG que fueron iniciadas o terminadas durante el 2009 contemplaron 9 auditorías y 1 investigación. Todos los informes presentados por la OIG fueron aprobados por el Secretario General. Nuestro trabajo estuvo enfocado haciendo énfasis particularmente en las propuestas hechas por la Junta de Auditores Externos y en las operaciones con mayor potencial para incrementar la eficiencia, eficacia y economía. Adicionalmente, nuestras actividades también consideraron el Plan Anual de Operación de la SG/OEA e incluyeron: Investigaciones solicitadas por el SG y los Estados Miembros Auditorías de operaciones, procesos, áreas o departamentos específicos en la Sede Auditorías de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros y de Proyectos de Fondos Específicos Auditorías o Evaluaciones no contempladas en el Plan de Trabajo La mayoría de las auditorías son realizadas por el personal de la OIG; sin embargo cuando se requiere otro nivel de experiencia o habilidades se contratan servicios externos que son supervisados por la OIG.

ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES Auditorías e Investigaciones 2009 AUDITORIAS ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES TOTAL % del Total # AUDITORIA NOMBRE CLASE ● 01/09 OASES Integridad de Datos Operacional 4 3   7 27.0  02/09 SG/OEA El Salvador Cumplimiento 0.0 03/09 SG/OEA Costa Rica 1 3.8  04/09 SG/OEA Dominica 05/09 SG/OEA Santa Lucía 2 7.7  06/09 SG/OEA Jamaica 11.5  07/09 SG/OEA Perú 0.0  08/09 Becas  4 6 23.1  09/09 Portal de las Américas INVESTIGATIONS % INV. # SG/OEA Bolivia 15.4  15 9 26 100.0  ● IMPLEMENTADAS EN PROGRESO PENDIENTES De acuerdo con el Artículo 119 de las Normas Generales los reportes de la OIG están a la disposición del Consejo Permanente a solicitud de ellos.

Resumen de Recomendaciones El número de recomendaciones emitidas durante el 2009 representa una reducción significativa de por lo menos el 50% en comparación con años anteriores. Esta disminución es un buen indicador de los esfuerzos hechos por la SG/OEA por la continuidad en la mejora del control interno y la implementación de políticas. AÑO No. de Recomendaciones Total ● % del año previo Alto Medio Bajo 2009 12 2 26 15 5 6 -50.0% 2008 33 18 1 52 -3.7% 2007 34 20 54 -27.0% 2006 48 23 3 74 70 4 TOTAL 127 73 206 191 9 10   IMPLEMENTEDAS EN PROGRESO PENDIENTES Dentro del proceso de auditoría, varios de los hallazgos identificados fueron corregidos previo al informe final, por lo tanto no fueron considerados como recomendaciones.

Ejemplo de las Recomendaciones A la SG/OEA en las Oficinas de los Estados Miembros: (a) supervisión y entrenamiento efectivo y (b) mejoras en los procesos financieros y administrativos. Mejoras en la administración y en el monitoreo de los proyectos de FEMCIDI. Mejorar el mecanismo de aplicación en línea dentro del Sistema de Administración de Becas (FMS). Cumplimiento con las directivas de la OEA con respecto al Fondo de Capital de Becas. Mejoras del Portal Educativo de las Américas en: (a) infraestructura técnica, (b) página web, (c) herramientas de búsqueda y (d) gestión financiera de los cursos virtuales. Desarrollar e implementar una política para proveedores basado en mejores practicas de la industria de negocios. Desarrollo, prueba e implementación de alertas en OASES.

Seguimiento La OIG hace seguimiento a todas las recomendaciones emitidas. Para facilitar las mejoras de los programas y objetivos y ser efectivos, las recomendaciones de las auditorías deben ser implementadas. Recomendaciones pendientes de años anteriores. - 2006: cuatro (4) en progreso AÑO 2009 No. De Recomendaciones Estado Actual ● Alto 12 6 4 2 Medio 8 Bajo 1 1  Total 26 15 9 Implementadas En Progreso Esperando respuesta de Gerencia

Efecto en las actividades de la SG/OEA como resultado de las recomendaciones de la OIG La OIG se basa en las medidas tomadas por la gerencia para implementar las recomendaciones. Resultados de las recomendaciones implementadas o en progreso incluyen los siguientes: Separación de funciones – Se transfirió la responsabilidad de la administración de proveedores de DSGFA a OSC. Nuevas alertas de OASES fueron implementadas. Nuevos nombramientos en la SG/OEA Bolivia. Mejoras del control interno en las oficinas en los Estados Miembros, incluyendo: SG/OEA Jamaica SG/OEA Perú SG/OEA Costa Rica Cursos Virtuales – Nueva plataforma para PEA en proceso de implementación. Actualizaciones a la funcionalidad del sistema FMS.

Plan de Trabajo 2010 Anexo 3 del CP/doc. 4536/11 Las Actividades de Auditoría del 2010 se basaron en el Plan de Trabajo de la OIG y se enfocó en áreas de alto riesgo y en recomendaciones de la Junta de Auditores Externos. Auditoría Área Técnica/Asunto Ultima Auditoría Estado Actual Número de Auditoría 1 Tarjetas de Crédito - Finalizado SG/OIG/AUDIT-01/10 2 Oficina de Compras Borrador SG/OIG/AUDIT-05/10 3 Viajes 2004 SG/OIG/AUDIT-04/10 4 Procesos de Nómina 80% En Progreso SG/OIG/AUDIT-06/10 5 Impuestos 2001 SG/OIG/AUDIT-07/10 6 Procesos de CPR 2006 No Realizadas 7 GS/OAS Guyana 2007 SG/OIG/AUDIT-03/10 8 SG/OEA San Vicente y las Granadinas y Proyectos Seleccionados 2002 SG/OIG/AUDIT-02/10 9 Proyectos Seleccionados de FEMCIDI - Chile 1994 10 Proyectos Seleccionados FEMCIDI y Específicos - Colombia SG/OIG/AUDIT-08/10 11 SG/OEA México y Proyectos Seleccionados SG/OIG/AUDIT-09/10 12 República Dominicana 2003 SG/OIG/AUDIT-10/10 13 Honduras 14 OASES 2009

Gracias A los Estados Miembros, al Secretario General y a la Secretaría General por su continuo apoyo a la Oficina del Inspector General. Al equipo de la OIG por su dedicación, compromiso y arduo trabajo. La Oficina del Inspector General es responsable de mantiene una Línea Directa ante la cual la conducta indebida financiera o administrativa, incluyendo el fraude, deberá ser reportado. Las denuncias pueden presentarse al Inspector General en persona o por teléfono, correo electrónico, fax, correo ordinario, de forma anónima o identificándose. Información de contacto de la OIG Línea Directa (202) 458-3467 202-458-6888 OAS_OIG@oas.org 202-458-3757 (fax) OIGhotline@oas.org