Programa de Presupuesto Capítulo 2 12 de septiembre de 2012

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA 2012 (ACTUAL 2011)

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL OSGA PROPUESTA 2012 (ACTUAL 2011)

Oficina del Secretario General Adjunto Capítulo 2 Oficina del Secretario General Adjunto 22A Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios 22B Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones 22C Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros 22D Biblioteca Colón 22F Asamblea General 22H Reuniones no Programadas 22I

22A $1,567.8 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / -$15.1 Personal $1,403.7 (Fondo Regular) No Personal $164.1 (Fondo Regular) Oficina del Secretario General Adjunto Volver al Capítulo 2

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Actividades 2012 Presupuesto - Capítulo 2 Servicios de Secretaría brindados a la de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y órganos subsidiarios Presidencia del Comité Interamericano sobre Situaciones de Emergencia, incluyendo desastres naturales Conducción política de la Oficina del Secretario General Adjunto Plan operativo anual Coordinación de las relaciones institucionales con organismos internacionales, regionales y del sistema interamericano Oficina de Coordinación para la Reconstrucción de Haití Gestión de movilización de recursos para la promoción de actividades de la Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto Sub-programa 22A

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Diferencia respecto 2011 / -$15.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2 Sub-programa 22A AñoPersonalNo PersonalTotal 2011$1,418.80$164.10$1, $1,403.70$164.10$1, Diferencia-$15.10$0.00-$15.10

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Personal / -$15.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22A Diferencia/2011

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Personal Volver al Capítulo 2Sub-programa 22A

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A No Personal / $164.1 (Fondo Regular)$164.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22A Incluye: Costos comunes: servicios de internet y LAN, fotocopias, teléfonos, correo. Viajes Equipos y materiales de oficina Mantenimiento de las oficinas Sobretiempo

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A No Personal / $164.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22A

22B $1,378.0 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / $ Personal $1,319.6 (Fondo Regular) No Personal $58.4 (Fondo Regular) Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios Volver al Capítulo 2

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B Actividades 2012 Presupuesto - Capítulo 2 Apoyo administrativo y sustantivo coordinado para la realización de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y órganos subsidiarios Servicios de asesoría técnica brindados a las autoridades de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y órganos subsidiarios Nuevas tecnologías desarrolladas para mejorar la eficiencia operacional de la AG, el CP y órganos subsidiarios Sub-programa 22B

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B Diferencia respecto 2011 / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2 Sub-programa 22B AñoPersonalNo PersonalTotal 2011$1,181.40$33.40$1, $1,319.60$58.40$1, Diferencia$138.20$25.00$163.20

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B Personal / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B Diferencia 2011

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B No Personal / $25.00 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B Diferencia para cubrir necesidades operativas de la Secretaría del Consejo Permanente, transcripciones de actas pendientes de años anteriores Diferencia 2011

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B Personal Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B Comparación

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B Personal – Comparación Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B Personal 2012

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B No Personal / $58.4 (Fondo Regular)$58.4 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B Incluye: Costos comunes: servicios de internet y LAN, fotocopias, teléfonos, correo Equipos y materiales de oficina Mantenimiento de las oficinas Transcripción de actas y documentos Sobretiempo

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B No Personal/ $58.4 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22B

22C $5,359.4 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / $ Personal $3,560.2 (Fondo Regular) No Personal $1,799.2 (Fondo Regular) Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones Volver al Capítulo 2

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C Actividades 2012 Presupuesto - Capítulo 2 Servicios de funcionamiento de conferencias a la Asamblea General Ordinaria, la Asamblea General Extraordinaria, reuniones ministeriales y comisiones interamericanas, CEPCIDI, al Consejo Permanente y sus órganos subsidiarios, a las reuniones no programadas de la OEA, cuerpos especializados (e.g. CITEL, CIDH, CICTE, CIM, CIFTA) y eventos especializados organizados por la Misiones Permanentes y/o países observadores Servicios de video-conferencias Servicios de traducción, reproducción y distribución de documentos Servicios de interpretación Modernización u actualización de equipos informáticos; reproducción, servicio de interpretación y digitalización ofrecido para las reuniones y conferencias de la OEA Negociaciones con Estados miembros y otros usuarios para la firma de acuerdos y MOUs para la realización de conferencias, reuniones, eventos y aportes de los recursos complementarios respectivos al Fondo Regular Publicación electrónica (CD/DVD/USB's) de conferencias de las Asambleas Generales, Reuniones de Consulta, y otros distribuidas Bases de datos del IDMS, OASCAL, y otras administradas Capacitación de Personal de la SG en el uso de sistemas IDMS y OASCAL Desarrollo de bases de datos para la modernización de la Gestión de conferencias y reuniones Capacitación del personal del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones Sub-programa 22C

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C Diferencia respecto 2011 / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2 Sub-programa 22C AñoPersonalNo PersonalTotal 2011$3,476.6$1,734.20$5, $3,560.20$1,799.20$5, Diferencia$83.60$65.00$148.60

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C Personal / $83.60 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C Diferencia 2011

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C No Personal / $65.0 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C Este monto cubre la actualización de los costos de servicios de conferencia, dispuesto por la resolución CP-RES 982/11 Diferencia 2011

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C Personal Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C Personal – Comparación Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C Personal 2012

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C No Personal / $1,799.2 (Fondo Regular)$1,799.2 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C Servicios de conferencias del CP, sus comisiones y grupos de trabajo, y de la CEPCIDI (interpretación, traducción, oficiales de sala, operadores de controles, etc) Actualización de equipos de audio y video, compra de materiales de oficina Mantenimiento y pólizas de seguro Gastos comunes del Departamento (internet, Lan, teléfonos, entre otros) CPRs Sobretiempo del personal del Departamento de Conferencias Capacitación del personal

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 22C No Personal / $1,799.2 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22C

22D $7,743.5 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / $512.2 Personal $6,766.1 (Fondo Regular) No Personal $977.4 (Fondo Regular) Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros Volver al Capítulo 2

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Actividades 2012 Presupuesto - Capítulo 2 Proceso de mejoramiento y modernización de la administración, supervisión y control interno de las Oficinas Asesoramiento a la SGA en materia de gestión de las OSGEM Preparar informes sobre la situación política y social en los países sede Servicios de apoyo a la ejecución de proyectos en asuntos políticos, seguridad multidimensional, proyectos de desarrollo y a las misiones de la OEA en los países miembros Apoyo administrativo a las misiones de la CIDH, las reuniones del CJI, las reuniones del TRIBAD, a los procesos de convocatoria de aspirantes y selección de becarios y a los procesos de adquisición de bienes y servicios locales en los estados miembros Coordinación entre las OSGEM y las áreas de la SG Identificación, consolidación y validación de recursos de distintas fuentes para la gestión de las OSGEM Consolidación y validación de planes de trabajo anuales Evaluación de las actividades de las OSGEM y formulación de recomendaciones de gestión Control administrativo y presupuestario de las actividades de las OSGEM y formulación de recomendaciones de gestión Capacitación del personal de las OSGEM Instrumento de Coordinación (Rotación) Sub-programa 22D

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Proceso de Mejoramiento y Modernización Presupuesto - Capítulo 2 El proceso de mejoramiento y modernización de la administración, supervisión y control interno de las Oficinas se basará en tres grandes áreas: Financiera: Establecer un estándar de presentación y control presupuestario de todas las Oficinas, Financiera Comunicación: Optimizar y dinamizar la eficiencia en comunicaciones a nivel tecnológico y a nivel de reportes y Comunicación Desarrollo de Herramientas: Desarrollo de herramientas y dotación de recursos materiales y estratégicos que les permitan ejercer mejor su función de representación de la Secretaría General. Desarrollo de Herramientas Esta labor compromete la gestión de la Oficina de Coordinación con casi todas las Secretarías de la Organización para recordarles la necesidad de involucrar a las Oficinas como parte fundamental del mandato de representación y de apoyo y difusión de los pilares de la Organización en los Estados Miembros. Sub-programa 22D

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Proceso de Mejoramiento y Modernización - Financiera Presupuesto - Capítulo 2 Centralización de la gestión administrativa de las oficinas en la SAF Creación de un formato estándar de presentación y ejecución de presupuesto que permite dar control y seguimiento de manera eficaz y trasparente a todas las Oficinas. Debe ser puesto en marcha para el siguiente período presupuestal Sistematización de requisiciones recurrentes a partir del 2012 de manera anual en vez de trimestral implicando reducción de operaciones para OPS DFAMS y las Oficinas Capacitación continua a técnicos administrativos Desarrollo de una plataforma electrónica donde estarán disponibles los presupuestos del fondo regular, específico y otros documentos claves para DFAMS, OPS, Oficina de Coordinación y las Oficinas. Implementación programada para fines de setiembre. Desarrollo de una iniciativa para incentivar el apoyo financiero o en especie de los gobiernos de los Estados Miembros a las Oficinas en sus respectivos países. Iniciativa para incentivar a las áreas de la Secretaria en la sede para compartir costos incurridos por la ejecución de proyectos en el campo. Sub-programa 22D Procesos de Mejoramiento

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Proceso de Mejoramiento y Modernización - Comunicación Presupuesto - Capítulo 2 Creación de la página Web de las OSGEM cuyo lanzamiento oficial será el 16 de septiembre – en cooperación con DSCI Proyecto de creación de una base de datos de programas y proyectos en los Estasdos Miembros – en cooperación con SEDI Creación de una plataforma en línea (SharePoint) para compartir documentos entre las oficinas y las áreas de la secretaria en la sede -en cooperación con DOITS Difusión de Web casts y Adobe connect como nueva plataforma de comunicación y entrenamiento Propuesta de nueva Metodología de presentación de reportes a la Sede Sub-programa 22DProcesos de Mejoramiento

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Proceso de Mejoramiento y Modernización – Herramientas Presupuesto - Capítulo 2 Dotación de las Oficinas con documentos oficiales, información actualizada de la Sede, banderas, papelería oficial etc.. Acuerdo con DOITS para enviar computadores usados y en buen estado a las Oficinas según la disponibilidad de la Sede Programa de Internos para las oficinas nacionales –en cooperación con DRH Programa de entrenamiento lenguas online –en cooperación con DRH Programa de entrenamiento Oracle online utilizando Adobe Connect- en cooperación con DHR, OPS y DOITS Sub-programa 22DProcesos de Mejoramiento

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Diferencia respecto 2011 / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2 Sub-programa 22D AñoPersonalNo PersonalTotal 2011$6,253.90$977.40$7, $6,766.10$977.40$7, Diferencia$512.20$0.00$512.20

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Personal / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22D Diferencia 2011

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D Personal Volver al Capítulo 2Sub-programa 22D

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros – 22D No Personal / $ (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22D Incluye: Renta Teléfono,Fax, Cable, Internet Gasolina, mantenimiento de vehículo Mantenimiento de oficina, agua, electricidad, etc Equipo y materiales de oficina

22F $870.4 (Fondo Regular ) Diferencia 2011 / $6.9 Personal $807.9 (Fondo Regular) No Personal* $62.5 (Fondo Regular) *$34.1 (Fondos Específicos) Biblioteca Colón Volver al Capítulo 2

Biblioteca Colón – 22F Actividades 2012 Presupuesto - Capítulo 2 Clasificación, catalogación, adquisición, intercambio de material bibliográfico, y preservación de material bibliográfico y audiovisual Servicios de consulta de referencia para la SG, misiones y comunidad diplomática y para el público en general y visitas guiadas para grupos de estudiantes y especialistas Conferencias y talleres ofrecidas en la Biblioteca para alumnos de diferentes niveles educativos y para el público en general Cooperación con bibliotecas locales e internacionales Gestión de exhibiciones de la Biblioteca Colón y del fondo Hipólito Unanue Desarrollar índices de referencia en español e inglés, para localizar las resoluciones del Consejo Permanente y publicaciones técnicas de la OEA Bases de datos de las redes electrónicas, públicas y privadas de la Biblioteca Colón, administradas en coordinación con DOITS Preservación de la memoria intelectual de la Organización y conservación de los documentos oficiales Apoyo provisto al Departamento de Asesoría Legal sobre permisos del uso de propiedad intelectual de la OEA Alianzas estratégicas para digitalizar algunas de las colecciones de la Biblioteca Colón, incluyendo el proyecto "The World Digital Library" con la Biblioteca del Congreso y UNESCO Sub-programa 22F

Biblioteca Colón – 22F Diferencia respecto 2011 / $6.9 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2 Sub-programa 22F AñoPersonalNo PersonalTotal 2011$816.0$47.5$ $807.9$62.5$870.4 Diferencia- $8.1$15.0$6.9

Biblioteca Colón – 22F Personal / - $8.10 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22F Diferencia 2011

Biblioteca Colón – 22F No Personal / $15.0 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22F Esta diferencia se utilizará en cubrir parte del alquiler de espacios para archivo fuera de las instalaciones de la organización y en la destrucción de los récords de la Organización, de acuerdo a la política establecida. Diferencia 2011

Biblioteca Colón – 22F Personal Volver al Capítulo 2Sub-programa 22F

Biblioteca Colón – 22F No Personal / $62.5 (Fondo Regular)$62.5 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22F Alquiler de espacios para archivo fuera de las instalaciones de la organización Pago de suscripciones, licencias, y actualización de las bases de datos especializadas Destrucción de los récords, de acuerdo a la política establecida Costos comunes: servicios de internet y LAN, fotocopias, teléfonos, correo Equipos y materiales de oficina

Biblioteca Colón – 22F No Personal / $62.5 (Fondo Regular) + $34.12 (Fondo Específico) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22F

22H $168.1 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / $0 Personal $0 No Personal $168.1 Asamblea General Volver al Capítulo 2

Asamblea General – 22H No Personal / $168.1 (Fondo Regular)$168.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22H Incluye: Servicios de conferencia: interpretación, traducción, transcripciones, oficiales de sala, operadores de control Materiales para la confección de credenciales

Asamblea General – 22H No Personal / $168.1 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22H

22I $86.7 (Fondo Regular) Diferencia 2011 / $0 Personal $0 No Personal $86.7 Reuniones no Programadas Volver al Capítulo 2

Reuniones no Programadas – 22I No Personal / $86.7 (Fondo Regular) Volver al Capítulo 2Sub-programa 22I Incluye: Gastos de conferencias de las reuniones no programadas de la organización