GESTION DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DESTINACIÓN, PROHIBICIONES EN LA UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FSE

A la llegada de la Administración Temporal se encontró que los Fondos de Servicios Educativos en el Departamento del Chocó, no estaban organizados, ni creados y no existía un Manual para su direccionamiento. Es por ello que, se inició la gestión para la formación de su estructura, distribución, clasificación y expedición de instructivos para el buen uso y manejo de los recursos de Gratuidad. Hasta el 2011, los recursos de gratuidad para los E.E. de los municipios no certificados del Departamento del Chocó, eran girados a las Alcaldías para que desde allí fueran transferidos a los Fondos de Servicios Educativos

Las rendiciones de los E. E Las rendiciones de los E.E. se realizaban a las Alcaldías y algunos simultáneamente lo hacían al Ministerio de Educación y a la Secretaría de Educación. No había unidad de criterio liderado por el Ente Territorial frente a este tema. En la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, se contaba con dos profesionales para el seguimiento y control a los FSE, la Directora Financiera y un Profesional Universitario y posteriormente se organizó un equipo asesor para apoyo a los Directivos Docentes en el manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, integrado por tres (03) Profesionales de dedicación exclusiva para prestar, capacitación, asesoría, asistencia técnica, seguimiento y control .

En la SEDCHOCO, se determinaron en su totalidad los Establecimientos Educativos Estatales de los municipios no certificados del departamento del Chocó que dispondrían de Fondo de Servicios Educativos, organizados con base en la aplicación del Artículo 9° de la Ley 715 los cuales serían administrados en los términos de los Artículos 11 al 14 de la Ley 715 de 2001; el Decreto 4791 de 2008, el Decreto 4807 de 2011 y demás normas reglamentarias. Fue así, como a través de las Resoluciones No. 2043 de 2011 y Resolución No. 4793 de 2012, expedidas por la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, se crearon 116 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

La Secretaría de Educación Departamental del Chocó, a través de su área Financiera, elaboró el MANUAL para la administración de los Fondos de Servicios Educativos. Documento que tiene como finalidad orientar a los Rectores, Directores Rurales, a los Consejos Directivos y al personal Administrativo con funciones financieras – FSE, sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos, a través de la Resolución No. 2048 de Agosto de 2011, actualizado mediante la Resolución No. 757 de 2014 expedida por la Secretaría de Educación Departamental del Chocó.

En el año 2011, de acuerdo con lo reglamentado en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo en su artículo 40, se previó el GIRO DIRECTO de los recursos de Gratuidad a los Fondos de Servicios Educativos de los E.E., para lo cual el Ministerio de Educación Nacional expidió la Directiva Ministerial No. 23 del 09 de Noviembre de 2011 y el Decreto 4807 de 2011, con el fin de reglamentar el giro directo de los recursos. La Gratuidad Educativa se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios.

A la SEDCHOCO le fue requerida información necesaria de los Fondos de Servicios Educativos, por parte de Ministerio de Educación Nacional para realizar el giro de los recursos de Gratuidad que se haría a través del primer CONPES de 2012 en la medida en que la remisión de información por parte de la I.E y del ente territorial se reportara al MEN, así sería igualmente el giro de los recursos y se postergaría hasta el cumplimiento de la presentación de la información solicitada. La Secretaría de Educación Departamental del Chocó, brindó a los Directivos Docentes, acompañamiento en lo concerniente a asesoría, revisión y envío al Ministerio de los documentos exigidos para la asignación y el giro de los recursos de Gratuidad. Distribuyó en la planta y nombró a 27 funcionarios administrativos con funciones financieras para apoyar exclusivamente al Rector o Director Rural en la administración financiera de los Fondos de Servicios Educativos.

ACCIONES DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CONTROL, ASESORIA Y APOYO “El fortalecimiento de los establecimientos implica, asistencia técnica, asesoría permanente y capacitación pertinente” CONTROL, ASESORIA Y APOYO Según el Decreto 4791 de 2008, artículo 18. CONTROL, ASESORIA Y APOYO, establece: “Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes. La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada”

1. CAPACITACION 2. ASISTENCIA TECNICA Capacitación y acompañamiento permanente a los Rectores y funcionarios FSE por parte de la SEDCHOCO, con el fin, de profundizar en los aspectos, tales como: Marco Legal, contratación, presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos, ejecuciones de Ingresos y gastos, modificaciones presupuestales, tesorería, plan de adquisiciones o de Compras, plan de inversión, responsabilidades impositivas Así mismo, explicar los parámetros establecidos en la decreto 4791 de 2008 y Directiva Ministerial Nº 22 de Junio de 2008 y Decreto 4807 de Diciembre de 2011. 2. ASISTENCIA TECNICA La Asistencia Técnica es el servicio que presta el Área Financiera de la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, para fortalecer los procesos administrativos y financieros en los Fondos de Servicios Educativos de los municipios no certificados del Departamento del Chocó. Se realiza in situ, en la oficina financiera, oficina de los Asesores de los fondos o por correo electrónico.

3. SEGUIMIENTO Y CONTROL Ejercicio de seguimiento en la administración y ejecución de los recursos del fondo, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada. Seguimiento mensual y trimestralmente a la información financiera enviada por las Instituciones y Centros Educativos, con el fin, de verificar el cumplimiento de las normas aplicadas a los Fondos de Servicios Educativos, que contribuyen a un mejoramiento continuo. Auditorías con fines de control realizadas por el área Financiera o integrales con la oficina de Inspección y Vigilancia. Realización de planes de mejoramiento a las Instituciones y Centros Educativos, derivadas de las visitas de auditorías con fines de control a los Fondos de Servicios Educativos para verificar el cumplimiento de los compromisos. La Entidad Territorial certificada ha procedido a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que ha dado lugar.

FUNCIONES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Presupuestal: Elaboración y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. Tesorería: Recaudo y pago. Contable: Registro e informe de las operaciones financieras. Contratación: Aplicación normas y procesos contractuales. Rendición de cuentas: Informes al Consejo Directivo, organismos de control y a la Secretaría de Educación certificada e Informe de Gestión a la comunidad educativa. Publicidad: Publicación de los informes de ejecución de ingresos y gastos, estados contables y rendición de cuentas.

De conformidad con el Decreto 4791 de 2008, la Entidad Territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del fondo de servicios educativos y fijar el perfil del servidor que deba asumir tal competencia, esto es, determinar las condiciones de saber y experiencia requeridas para asignar las responsabilidades propias de la función. Por lo tanto, cada Secretaria de Educación de acuerdo con la planta aprobada, debe verificar para cada Fondo Educativo existente o a crear, la disponibilidad de un funcionario administrativo, que ejerza la función de tesorería. Fue entonces que para el apoyo financiero a los Rectores y Directores en el ejercicio de las funciones de los Fondos de Servicios Educativos, la Secretaría de Educación Departamental del Chocó dispuso de 27 funcionarios de dedicación exclusiva a los cuales se les asignaron funciones financieras específicas contenidas en la Resolución No. 4410 de 2012. Su sitio de localización y de atención a los Fondos de Servicios Educativos es en la Institución Educativa ubicada en la cabecera municipal.

MANEJO DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DESTINACION Y PROHIBICIONES

DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FSE (Art. 11 Decreto 4791 de 2008 - Directiva Ministerial No. 22 de 2010) Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación delos bienes muebles e inmuebles de los establecimientos educativos oficiales. Adquisición de bienes de consumo duradero. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.

Adquisición de impresos y publicaciones. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención cuando sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la Institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente. Sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos. Pago de primas por seguros para amparar bienes y póliza de manejo de FSE. Pagos de servicios públicos domiciliarios, en las condiciones fijadas por la entidad territorial

Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los educandos. Inscripción y participación de educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas, científicas de orden local, departamental, nacional o internacional. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcadas en los planes de mejoramiento institucional. Contratación servicios técnicos y profesionales para gestión específica y temporal de actividades diferentes a las educativas cuando no sean atendidos por personal de planta.

Según Decreto 4807 de Diciembre de 2011 se ADICIONAN las siguientes utilizaciones de los recursos: Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales. Costos asociados al trámite para la obtención del titulo de bachiller. Costos Asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitada por los estudiantes, boletines, manual de convivencia y carnet escolar.

PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DE RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

PROHIBICIONES EN LA ORDENACIÓN DEL GASTO (Articulo 13 del Decreto 4791 de 2008 y Directiva Ministerial No. 22 de 2010) Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos de los FSE. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal tales como: viáticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y demás, independientemente de la denominación que se le de, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del articulo 11 del presente decreto. Contratar servicios de aseo y vigilancia del E.E.

PROHIBICIONES EN LA ORDENACIÓN DEL GASTO (Decreto 4807 de 2011 artículos 10, numerales 4,5, 6 y 7) Se ADICIONAN los siguientes numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones en la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos: Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del presente decreto. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional. Financiar la capacitación de funcionarios. Financiar el pago de gastos suntuarios.

IMPORTANCIA DE LOS PROYECTOS DE INVERSION EN EL GASTO DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Los Gastos de Inversión, son aquellos que incrementan la capacidad de producción y la productividad física, económica y social. En los establecimientos educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido, mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educación certificada respectiva. Estos gastos deben organizarse por Proyectos y debe contar con metas tanto físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.

Toda Institución Educativa deberá destinar dentro de los Gastos de Inversión, el DIEZ POR CIENTO (10%) de los recursos que gira la Nación por concepto de gratuidad, para atender el Proyecto Institucional Ambiental Escolar, PRAES; el DIEZ POR CIENTO (10%) para el Proyecto Institucional de Ciencia e Investigación y el DIEZ POR CIENTO (10%) para atender Saneamiento Básico. Cada establecimiento debe tener claridad sobre las destinaciones específicas, los usos permitidos de conformidad con cada fuente y con lo establecido en el Decreto 4791 de 2008, para organizar su Presupuesto de manera que pueda apoyar efectivamente el funcionamiento y mejoramiento del establecimiento en beneficio de la comunidad educativa y de conformidad con la normatividad vigente. Durante la ejecución Presupuestal no se deberá trasladar GASTOS DE INVERSION FUNCIONAMIENTO.

INFORMES A RENDIR POR LOS RECTORES Y DIRECTORES RURALES POR EL MANEJO DE LOS FSE Según el Decreto 4791 de 2008, artículo 6º. RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES RURALES, numerales 5, 6, 7, 8 respectivamente, en relación con el Fondo de Servicios Educativos, los Rectores o Directores Rurales, son responsables de: Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la contaduría General de la nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periocidad establecida en las normas. Suscribir junto con el Contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periocidad diferente .

RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO FSE De acuerdo con la Resolución No. 4410 del 29 de Octubre de 2012 y la Resolución 4360 de 2012 expedidas por la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, el personal administrativo que integra el Grupo de Apoyo a los Fondos de Servicios Educativos -FOSE, es el responsable de reportar la información financiera de los Establecimientos Educativos, Apoyar la administración financiera del FOSE, en cuanto a la ejecución de los recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo y presentar la información financiera a la Secretaría de Educación Departamental, en los plazos establecidos para ello.

METAS DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Correcto uso y manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. Oportunidad y consistencia en la información. Rendición oportuna de la información solicitada. Calidad en la información presentada. Ejecución del 100% de los Gastos de Funcionamiento Ejecución del 100% de los Gastos de Inversión