Armendariz 339 Miraflores EL ROL DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL MARCO DEL D.S PCM. Modernizando la Gestión del Estado

MARCO NORMATIVO: TRANSPARENCIA y ACCESO A LA INFORMACION Constitución de 1993, art. 2, inciso 5 Ley Nº (2003), de Transparencia y Acceso a la Información Pública, modificada por la Ley N° TUO de la Ley N° D.S. Nº PCM D. S. Nº PCM, Reglamento de la Ley Nº modificado por D.S. Nº PCM D. S. Nº PCM, Aprueba la implementación del PTE R. M. N° PCM, que aprueba la DIRECTIVA Nº PCM/SGP, Lineamientos para la implementación del PTE, modificada por la R.M. Nº PCM/SGP Normas Internacionales: DUDDHH (art. 19º) PIDCP (art. 19º) CADDHH (art. 13º) Normas Nacionales 2

GOBIERNO ABIERTO: transparencia y participación para la modernización de la gestión pública Decreto Supremo N° PCM (09/03/2013), aprueba la Política de Modernización de la Gestión Pública Gobierno Abierto Asegurar la transparencia, la participación y la colaboración ciudadanas en el debate de las políticas públicas y en la expresión de opinión sobre la calidad de los servicios públicos y el desempeño de la entidad.

ROL ACTIVO DE LOS ARCHIVOS PARA LA TRANSPARENCIA Transparencia y Acceso a la Información Pública Establecer una política eficaz en el manejo de la información Archivos: reflejan las acciones administrativas, ocupan un papel central en la agenda de la transparencia Toda ley de acceso a la información es tan buena como la calidad de los archivos que proporcionan dicho acceso Una ley de transparencia y acceso a la información pública no seria efectiva si no se toma en cuenta la adecuada gestión de los archivos

Artículo 21° Conservación de la Información Es responsabilidad del Estado crear y mantener registros públicos de manera profesional para que el derecho a la información pueda ejercerse a plenitud. En ningún caso la entidad de la Administración Pública podrá destruir la información que posea. La entidad de la Administración Pública deberá remitir al Archivo Nacional la información que obre en su poder, en los plazos estipulados por la ley de la materia El Archivo Nacional podrá destruir la información que no tenga utilidad pública, cuando haya transcurrido un plazo razonable durante el cual no se haya requerido dicha información y de acuerdo con la normatividad por la que se rige el Archivo Nacional. Referencia a los archivos en el TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA LEY TRANPARENCIA POR EL D.S. N° PCM EN MATERIA ARCHIVOS 10 años de vigencia de la ley y 9 de su reglamento. Revisar, actualizar y mejorar sus disposiciones. Dificultades en su aplicación por vacíos, tanto para la atención de solicitudes de información como para actualizar los Portales de Transparencia. Justificación Ausencia de regulación sobre la conservación de la información y las responsabilidades en caso de extravío y pérdida. Reforzar rol rector del Archivo General de la Nación. Regular lo concerniente a los archivos electrónicos, a fin de definir que información electrónica debe conservarse y como se debería clasificar o conservar la misma. Problemas advertidos en materia de Archivos Garantizar mayores niveles de transparencia que permita: mayor eficiencia en la gestión pública, rendición de cuentas y lucha contra la corrupción. Finalidad de la mejora Proceso Participativo Secretaría de Gestión Pública - PCM convocó a 23 entidades entre públicas y privadas. Reuniones entre marzo a agosto 2012 (identificar los aspectos a modificar).

PRINCIPALES MODIFICACIONES Y JUSTIFICACIÓN TEMA MODIFICACIÓNJUSTIFICACIÓN TITULO VI DE LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Artículo 23°.- De la gestión especializada de la información El cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21° de la Ley (conservación de la información) estará a cargo del Órgano de Administración de Archivos de la entidad o del órgano o unidad orgánica que tenga las funciones de gestión de los archivos de acuerdo al ROF. El OAA o el que haga sus veces, deben garantizar: acopio, organización y conservación de la información de todas las áreas de la entidad. Se establece responsabilidades para la adecuada conservación de la información. Artículo 24°.- Aplicación de las normas del Sistema Nacional de Archivos La creación, organización, administración, mantenimiento y control de los archivos públicos se somete a normas del Sistema Nacional de Archivos -SNA- Se refuerza el rol rector del Archivo General de la Nación. cente Artículo 25°.- Digitalización de los documentos e información Los procedimientos para la digitalización de documentos y la información, así como su organización y conservación en soportes electrónicos o de similar naturaleza se realizarán obligatoriamente de acuerdo la normativa sobre la materia y las políticas y los lineamientos del SNA. Se promueve la digitalización de la información por parte de la entidades públicas y se refuerza el rol rector del Archivo General.

PRINCIPALES MODIFICACIONES Y JUSTIFICACIÓN TEMA MODIFICACIÓNJUSTIFICACIÓN ARCHIVOS Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Artículo 26°.- Gratuidad de la búsqueda en los archivos para atender solicitudes de información Las entidades obligadas no podrán cobrar monto alguno adicional a la reproducción de la información, a las personas que en ejercicio de su derecho de acceso a la información, soliciten información que deba ser ubicada y extraída de los archivos. Se evita que la entidad cobre al ciudadano por buscar la información en los archivos para atender una solicitud de información. Artículo 27°.- Obligación de búsqueda de información extraviada y de comunicación de resultados. Sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales por le extravío, destrucción, alteración o modificación indebida de la información, el responsable del OAA, quien haga sus veces o el funcionario a cargo de la información, según corresponda deberán agotar, bajo responsabilidad, todas las acciones para recuperar la información afectada por las conductas antes indicadas. Si no han sido designados estos funcionarios la responsabilidad de recuperar la información recae en la máxima autoridad administrativa. Cuando la persona solicita información que se encuentra en los supuestos antes indicados, el funcionario de atender las solicitud de información debe comunicar de esta situación al solicitante, así como sobre los avances en la recuperación de la información. Se garantiza la recuperación de la información y se establece la obligación de los funcionarios responsables.

Nivel interno: integración y mejoras en la comunicación entre los OAA o quien haga sus veces y los FRAI y FRAPT para cumplir con el requerimiento de los usuarios internos y externos Nivel Externo: Revisar y actualizar las normas del SNA, así como la normativa específica para los documentos digitalizados y de origen en medio electrónico. Incorporar a los OAA en las tareas de e - goverment a través de SNA, requiere un trabajo conjunto con la Oficina de Gobierno Electrónico. Facilitar el flujo de información a todo nivel La PNMGP apuesta por un sistema que recoja, organice y analice los datos para convertirlos en información útil para la toma de decisiones Es importante la creación de un sistema de gestión documental en cada entidad publica de los tres niveles de gobierno Reconocimiento del OAA como unidad orgánica encargada de la administración de los archivos de las entidades públicas y como elemento clave para la transparencia y rendición de cuentas

GRACIAS …