El papel del Archivo en el Proyecto de Administración Electrónica (ADE) de la Universidad de Cádiz Taller de experiencias de aplicación de las TIC en archivos universitarios españoles Alicante, 4 de junio de 2009 Clemencia de la Cruz Rodríguez

La Ley 11/2007 para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Los ciudadanos tienen derecho a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Las administraciones tendrán la obligación de hacer estos derechos efectivos. “Los derechos de los ciudadanos podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009…” siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.

Contexto del proyecto ADE(1) Directivas europeas sobre Universidad digital y la Europa del conocimiento. Legislación nacional: Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Ley 56/2007, de 29 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de Información. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Contexto del proyecto ADE (2) Legislación andaluza: Decreto 183/2003 que regulaba la información y atención al ciudadano y la tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet). Estrategia de Modernización de los Servicios Públicos de la Junta de Andalucía, aprobada por el Consejo de Gobierno el 20 de junio de 2006. Plan de Desarrollo de la Sociedad de la información 2007-2010, acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de diciembre de 2006. Contratos Programas Modelo de Financiación de las UU.PP. de Andalucía 2007–2011. Proyecto Universidad digital andaluza 2010. PEUCA, 2005-2010.

Contexto del proyecto ADE (3) El Libro Blanco Universidad Digital 2010, elaborado por varias universidades españolas. Marco de referencia de administración electrónica: Recomendaciones para el sistema universitario español. Grupo de trabajo eADM de la CRUE/TIC, 2008. La administración electrónica en las universidades: documento de trabajo para la reunión intersectorial de Secretarios Generales y CRUE-TIC. Resumen ejecutivo, 2009. ISO de gestión documental: UNE/ISO/TR 18492:2005, UNE/ISO/TR 26122:2008, UNE/ISO/TR 23081:2007, UNE/ISO/TR 19005:2005, UNE/ISO/TR 15489. Documentos del Consejo Superior de la Administración Electrónica. Proyecto InterPARES (pautas de conservación a largo plazo).

Se ofrecen muchos servicios digitales de forma dispersa Antecedentes del proyecto ADE 2006: Prestación de servicios de certificación de firma electrónica. Adhesión UCA al convenio entre la Junta de Andalucía y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Aprobación del Reglamento que regula el Registro, la expedición de copias de documentos y el uso de la firma electrónica. 2007: Creación de 4 oficinas de acreditación. Implantación de la aplicación de Registro presencial y telemático Se ofrecen muchos servicios digitales de forma dispersa

Proyecto estratégico para la UCA Proyecto ADE 2008-2009 Comisión de Administración Electrónica Ejerce la dirección y coordinación al más alto nivel. Secretaria General, que la preside. Vicerrector de Tecnologías de la Información e Innovación Docente. Proyecto estratégico para la UCA Gerente. Miembros de la CEAE (grupo de trabajo). Miembros invitados.

1 Técnico Gabinete Estudios y Planificación (Gerencia). Proyecto ADE 2008-2009 Comisión Ejecutiva de Administración Electrónica Vicegerente (Director del Proyecto). Director de Informática. Vicesecretaria General. 1 Técnico Gabinete Estudios y Planificación (Gerencia). No es un proyecto tecnológico, sino de aplicación de TIC a la gestión de la UCA 3 Técnicos informáticos. Coordinadora del Archivo.

Líneas de actuación Gerencia Secretaría General Informática Archivo

¿Por qué se incorpora el Archivo? Proyecto de administración y documentación electrónica (ADE). Se gestiona documentación en papel, pero ¿qué hacemos con el e-documento? Necesidad de organizar, tratar, preservar y conservar todo el ciclo vital de la e- documentación generada o aportada en el e-trámite. Aplicar criterios de selección y valoración sobre los e-documentos para determinar sus plazos de conservación. La conservación de los e-documentos deben asegurar la integridad, autenticidad, confidencialidad, protección y conservación, además de identificación de usuarios y controles de acceso.

Funciones del Archivo Funciones del Archivo Bajo supervisión de Secretaría General: Confeccionar los criterios generales para la creación e incorporación de e-documentos al Sistema. Proponer las normas generales de acceso y seguridad de los e-documentos. Confeccionar los criterios para la conservación o eliminación de e-documentos. Determinar el Sistema de clasificación de los e-documentos generados en los e-procedimientos.

Fases ejecución del proyecto Convenio UCA/Junta de Andalucía para la cesión de las herramientas tecnológicas. Concurso para la contratación de una empresa para la implantación de las herramientas tecnológicas. Selección de los 5 procedimientos a implementar. Análisis y racionalización de los procedimientos. Modelado según metodología Flujograma. Catálogo de plantillas y modelos de documentos. Tramitadores y firmantes. Puesta en producción.

Herramientas tecnológicas (1) Solicit@: generación y presentación telemática de formularios @ries: aplicación de Registro telemático. Plataforma de telepago. Notific@: gestor de notificaciones electrónicas.

Herramientas tecnológicas (2) @Firma: plataforma autentificación y firma electrónica. Not@rio: notario electrónico. W@nda: plataforma integrada de tramitación. Porta @firma: herramienta de firmas. Avis@dor: gestor de avisos. Tew@: motor de tramitación. Model@: modelado de procedimientos. Alfresco: gestor documental y almacenamiento. @rchiva : gestión de los documentos en papel y electrónicos

Circuito de tramitación Oficina Virtual Consulta información Tablón anuncios Solicit@ Envío del formulario y pago Consulta del estado de tramitación Usuario Tramitador Procedimiento finalizado Notific@ Archivo electrónico

Estado de ejecución del proyecto Portal de servicios digitales Plataformas de tramitación instaladas Modelado de los 5 procedimientos Periodo de aprobación de modelados y pruebas por tramitadores Puesta en producción de los 5 procedimientos (1 julio 2009) Completar formación Difusión del proyecto

Portal de servicios digitales

Oficina Virtual (Solicit@) (1) 1) Permite el acceso a los trámites telemáticos. Facilita los modelos e impresos para realizar los trámites. Permite interactuar al usuario con la UCA (transacción). Informa del estado de un procedimiento al usuario interesado. Permite el telepago.

Oficina Virtual (Solicit@) (2)

Oficina Virtual (Solicit@) (3)

Plataforma de tramitación

Port@firma (1)

Port@firma (2)

Gestor documental y de contenidos de software libre. Soporta la compatibilidad los protocolos de Open Office, Microsoft Office y WindowsSharePoint Services. Posibilidad de integrar aplicaciones en Linux y Java. Posibilidad de almacenar, indexar, consultar, compartir, buscar, auditar, archivar Búsqueda tipo Amazon o Google

Organización jerárquica de espacios (carpetas) y sub-espacios, a los que se aplican criterios de clasificación. Organización como directorio de carpetas. Gestión de usuarios y asignación de permisos, grupos y roles. Incorpora automáticamente metadatos. Gestión de los registros. Cuadro de clasificación. Gestión de ciclos de vida de los registros. Reglas de revisión, retención y expurgo.

Principios archivísticos (1) Expediente es la unidad básica del Sistema. Cuando se concluye la tramitación del expediente se genera la versión de la unidad digital de archivo. Los expedientes se incluyen en su clase (procedimiento). El expediente estará formado por documentos formalizados, e-mail (firmados electrónicamente) y por datos que tengan su evidencia en bases de datos corporativas.

Sistema archivístico (2) Archivo de oficina dentro del Sistema (Alfresco). Mantener los expedientes en el Sistema durante su tramitación y años siguiente a su cierre, según se establezca para cada procedimiento. Respeto a estándares en la fase de producción y archivado. Poca afectación de la obsolescencia tecnológica. Se estará alerta al desarrollo de la aplicación @rchiva

Sistema archivístico (3) Archivos centrales e intermedio: Valorar la conveniencia de conservar/eliminar. Mantener los documentos en otros servidores o en soportes de almacenamiento. Valorar la obsolescencia tecnológica. Vigilar las condiciones de preservación y conservación para garantizar la autenticidad y fiabilidad. La estrategia de conservación estará siempre condicionada por la imprevisible evolución tecnológica.

Las universidades que no gestionen los e-documentos aplicando principios archivísticos tendrán grandes dificultades para poder justificar sus actuaciones, así como para satisfacer sus necesidades informativas, de protección jurídica y preservación para la historia.