Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos Especialización en Gerencia de Salud para Personas Mayores Unidad III.4 Gestión de Proyectos Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Objetivos Conocer los fundamentos que rigen la gestión de proyectos, sus áreas de conocimiento y su gerencia. Identificar el papel de las herramientas informáticas en la gestión de los proyectos de salud. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Contenido 1.1 Introducción al marco conceptual de la gestión de proyectos. 1.2 Liderazgo y gerencia. 1.3 Herramientas de apoyo a la gestión de proyectos de salud. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Deben ser gestionados como PROYECTO ¿Por qué el tema? Realización del Protocolo de Intervención y del Trabajo Final de la Especialización (TFE) Deben ser gestionados como PROYECTO Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

1.1. Introducción al marco conceptual de la gestión de proyectos Especialización en Gerencia de Salud para Personas Mayores 1.1. Introducción al marco conceptual de la gestión de proyectos Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

CONCEPTOS BÁSICOS Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PROYECTO “Es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado” David I. Cleland and William R. King “Systems Analysis and Project Management” Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Project Management Institute PROYECTO “Emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único” Project Management Institute Los Proyectos: Cesan cuando el objetivo ha sido alcanzado o cuando no es posible alcanzarlos y se cancelan. Son instrumentos para responder a requerimientos. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS? “La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requerimientos de un proyecto” A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS? Implica realizar un ejercicio permanente entre: Alcance, Tiempo, Costos y Calidad Requisitos explícitos (necesidades) e implicitos (expectativas) Recursos disponibles (personas y dinero) Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿POR QUÉ GERENCIA DE PROYECTOS? Una Gerencia disciplinada provee: Metodología para las comunicaciones, coordinación y control efectivos. Un plan para medir el avance. Énfasis en un desempeño que logre proyectos dentro del presupuesto, en el tiempo establecido y que satisfaga los requerimientos del cliente. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS Principio y un final. Recursos finitos – presupuesto. Jefe de proyecto y personal de desarrollo. Planificarse. Debe medir su progreso frente al plan. Suele coexistir con otros proyectos y competir por los recursos. Existen fuerzas internas y externas, que deben identificarse y tratarse, que influyen en él. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Cambios acelerados tecnológicos. Presiones económicas. ENTORNO DE DESARROLLO DE LOS PROYECTOS Cambios acelerados tecnológicos. Presiones económicas. Recursos limitados. Trabajos complejos. Trabajo en equipos multidisciplinarios. Utilización de múltiples tecnologías técnicas, herramientas y métodos en la solución. Presiones de tiempo. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

ÁREAS DE EXPERIENCIA QUE NECESITA EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO Fundamentos de la dirección del proyecto Comprensión del entorno del proyecto Habilidades interpersonales Conocimientos y habilidades de dirección general Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

HABILIDADES CLAVES EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 1 Liderazgo 2 Comunicación 3 Negociación 4 Resolución de problemas 5 Influencia en la organización Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

6 1 2 8 3 4 9 5 Integración Recursos Humanos Alcance Comunicaciones QUÉ SE PLANIFICA, EJECUTA Y CONTROLA EN TÉRMINOS DE DIRECCIÓN PROYECTOS 1 Integración 6 Recursos Humanos 2 Alcance 7 Comunicaciones 3 Tiempo 8 Riesgos 4 Costos 9 Calidad 5 Adquisiciones Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

STAKEHOLDERS ” Personas u organizaciones que están activamente implicadas en el proyecto ya sea porque participan en él o porque sus intereses se ven afectados con los resultados del proyecto” Propietarios Dirección Clientes Trabajadores QUIÉNES Proveedores Competencia Comunidad local Patrocinadores PUEDEN SER ¿ ? Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿QUIÉNES SON LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO? Gerente del proyecto Patrocinador Equipo del Otros stakeholders Cliente Organización ejecutante Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Mala Calidad del Trabajo ¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS? Planificación Irreal 1 2 Mala Calidad del Trabajo 3 Personal Inapropiado Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

BENEFICIOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Mejora el monitoreo y control a través del seguimiento de tareas e hitos. Expande la comunicación entre los participantes. Refina la proyección de los requerimientos de recursos. Provee un mecanismo para medir el desempeño. Incrementa la confianza y credibilidad de los stakeholders. Mejora los siguientes aspectos del proyecto: Control (Tiempo, Plazo, etc.) Alineamiento con objetivos del proyecto Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS Son las personas -- y no algunos cálculos y gráficos --, las que hacen que un proyecto alcance el éxito. Principal objetivo de la gestión de proyectos: Orientar y motivar al personal y apoyarlo en la toma de decisiones. Perspicacia creativa del personal, rendimiento. Asegurarse de que se trabaje a gusto y no en entornos agobiados. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. Personas Roles (Jefe de Equipo) Estructura del Equipo (Centralizados & Descentralizados) Dificultad problema a resolver. Tamaño de la aplicación. Tiempo de vida del equipo. Grado de modularidad. Fiabilidad del programa a construir. Rigidez de la fecha de entrega. Grado de sociabilización. Confianza entre los miembros del equipo Exclusión de inconformistas …. !!! Producto Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. Proceso Actividades estructurales Comunicación Cliente Planificación Análisis de Riesgo Ingeniería Construcción y Entrega Evaluación del Cliente Actividades protectoras Proyecto Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

“Serie de acciones que producen un resultado” CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO “Serie de acciones que producen un resultado” Iniciación Planificación Seguimiento y Control Ejecución Cierre Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO FASE 1 FASE 2 .... FASE n Hito 1 Hito 2 Hito n-1 Hito n Indican que la fase ha culminado obteniéndose uno o más entregables (documento, prototipo, ...). Se realizan revisiones que aprueban o no el pase a la siguiente fase. HITO Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Project Management Body of Knowledge Edition 2004 PMBOK® - GUÍA Project Management Body of Knowledge Edition 2004 (Fundamentos de la Dirección de Proyectos o Cuerpo de Conocimientos de la Dirección de Proyectos) ® Project Management Institute “Describe la totalidad de los conocimientos de la profesión de Dirección de proyectos” Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PMBOK Conocimiento y práctica generalmente aceptados en Gerencia de Proyectos Guía Conocimiento y práctica en Áreas de Aplicación Conocimiento y práctica en Gerencia General Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

1. Gestión de Integración ÁREAS DE CONOCIMIENTO “Describe los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos en términos de los procesos que la componen” 9. Gestión de las Adquisiciones del proyecto 1. Gestión de Integración del proyecto 2. Gestión del alcance del proyecto 3. Gestión de tiempos del proyecto 4. Gestión de costos del proyecto 5. Gestión de la calidad del proyecto 6. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 7. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 8. Gestión de Riesgos del proyecto Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Identificar y documentar las actividades específicas que deben ser realizadas para producir los entregables y subentregables en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). Planificación ALCANCE Crear EDT TIEMPO Definición de actividades Descomposición de la EDT en entregables y subentregables Descomposición de la EDT en actividades Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

DESCOMPOSICIÓN “Más grande porque”... “Por qué”... “Qué”... “Cómo”... La razón fundamental detrás del proyecto, el objetivo del programa del orden más elevado al que el proyecto contribuye META “Por qué”... Lo que tenemos que lograr. El motivo real para producir rendimientos. El impacto del proyecto OBJETIVOS RENDIMIENTO “Qué”... Resultados específicos producibles ACTIVIDADES “Cómo”... Las actividades componentes a emprender. Cosas a hacer. Se pueden descomponer en tareas Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS ¿Qué recursos? Personal Recursos Materiales Otros recursos que por la magnitud y costo de su uso sean relevantes identificar ¿Qué cantidades de cada uno se requieren? ¿Cuándo serán necesarios para realizar las actividades del proyecto? Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EL FACTOR HUMANO ES UNO DE LOS ELEMENTOS MÁS IMPORTANTES EN EL ÉXITO DE UN PROYECTO Competencia Comunicación Habilidades Negociación Motivación Trabajo en equipo Liderazgo Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PATROCINADOR Provee los recursos financieros del proyecto. Junto al cliente, acepta formalmente el producto o servicio del proyecto durante la verificación del alcance y al término del proyecto y propone medidas para enfrentar los riesgos. Junto al cliente y otros stakeholders, pueden proveer eventos claves, hitos y fechas de los principales entregables. Habilidades: - Solución de problemas - Comunicación - Organización Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

EJECUTIVO Cualquier empleado con mayor nivel que el Gerente del proyecto. Debe tener un entendimiento de las técnicas y herramientas que se usan en la gerencia de proyectos. Habilidades: - Solución de problemas - Comunicación - Organización Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

EJECUTIVO. SU MISIÓN - Ayudar a organizar el trabajo en proyectos. - Dar tiempo al equipo de proyecto para planear. - Fomentar entre los stakeholders su responsabilidad en la definición del alcance y los requisitos. - Priorizar los proyectos. - Identificar riesgos. - Proteger el proyecto de influencias externas. - Determinar qué reportes son necesarios para que la gerencia pueda gestionar el proyecto. - Aprobar el plan del proyecto final durante el desarrollo del plan del proyecto. - Resolver conflictos que escapen al control del Gerente del proyecto. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

EQUIPO DE PROYECTO Compuesto por las personas a quienes se les ha asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Ayudan a planear lo que se necesita hacer (Estructura de Desglose de Trabajo - EDT) y estimar los tiempos para sus tareas. Toman ciertas decisiones. Determinan y toman acciones correctivas. Habilidades: - Planeamiento - Comunicación - Coordinación - Formación de equipo Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Especialización en Gerencia de Salud para Personas Mayores 1.2. Liderazgo y gerencia Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GERENTE DEL PROYECTO (1/2) Persona responsable de gerenciar el proyecto. Debe tener autoridad y responsabilidad necesaria para completar el trabajo. Su autoridad varía dependiendo de la estructura organizativa. Debe ser capaz de tratar con elementos no realistas y con la autoridad de decir “NO”. Integra los componentes del proyecto en un todo cohesivo que cumple con las necesidades del proyecto. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GERENTE DEL PROYECTO (2/2) Lidera y conduce los esfuerzos de planeamiento del proyecto. Asiste al equipo y stakeholders durante la ejecución del proyecto. Mantiene el control del proyecto al medir el rendimiento y tomar medidas correctivas. Desarrolla competencias apropiadas para operar en un ambiente que favorezca el trabajo en equipo. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (1/3) 1- Liderazgo/Interpersonales - Visionario - Creíble - Orientado a la acción - Con conocimiento de la organización - Capacidad de gestionar en una ambiente de trabajo no estructurado - Excelente comunicador - Provee claras y poderosas direcciones - Construye equipos multidisciplinarios - Inspira al equipo un alto rendimiento - Capacidad para ganar apoyo de la alta gerencia - Sensitivo a metas personales, necesidades profesionales y oportunidades de desarrollo Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (2/3) 2- Gestión de proyectos - Planeamiento - Organización - Comunicación efectiva - Estimaciones y negociaciones de los recursos - Atrae y mantiene talentos - Programa actividades - Prepara presupuestos - Monitorea y reporta estado del trabajo, progreso, rendimiento y pronósticos de cumplimento - Entiende las políticas, procedimientos, regulaciones y preocupaciones de los stakeholders Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (3/3) 3- Técnicas - Creatividad técnica - Entiende la tecnología, tendencias del mercado, aplicaciones del producto, herramientas técnicas a usar, ... - Comunicación con personal técnico - Unifica el equipo y fomenta su creatividad - Resolución de problemas Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PRESUPUESTO DEL PROYECTO Consiste en la valoración económica de los recursos materiales y humanos necesarios. La valoración puede ejecutarse en su conjunto o de acuerdo con las etapas de ejecución de la investigación. Se deben evaluar los indicadores siguientes: Fuerza de trabajo Material gastable Equipamientos necesarios Otros gastos directos Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Salario Vacaciones Seguridad social FUERZA DE TRABAJO Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Cristalería de laboratorio Otros MATERIAL GASTABLE Materiales de oficina Reactivos químicos Cristalería de laboratorio Otros Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

EQUIPAMIENTO NECESARIO Equipos de laboratorio Instrumentos de medición Equipos de computación Otros Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

Combustibles y energía Dietas y pasajes Servicios contratados OTROS GASTOS DIRECTOS Combustibles y energía Dietas y pasajes Servicios contratados Depreciación activos fijos Eventos Otros Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

COSTO GENERAL DEL PROYECTO Total de gastos directos Gastos indirectos Total de gastos Know How Margen de Utilidades Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

COSTOS DEL PROYECTO Elementos que lo integran: Materia prima Materiales gastables Salarios Servicios que se contratan Equipos e instrumentos Depreciación Costos indirectos Margen de preservo Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES? La habilidad en las comunicaciones es una de las competencias requeridas para completar los objetivos del proyecto con éxito. La comunicación es un esfuerzo de ida y vuelta, involucrando la transmisión de información y el entendimiento de los otros. La habilidad de comunicar ayuda al Gerente a planear, dirigir, controlar y coordinar sus operaciones a través de todo el proyecto. Un gran porcentaje de fricciones, frustraciones e ineficiencias de las relaciones laborales; son debidas a una pobre comunicación. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Determinación de las necesidades de información y de comunicación de los interesados en el proyecto. ¿Qué se necesita informar? ¿Quiénes son los responsables de elaborar lo que se necesita? ¿Qué se necesita comunicar? ¿Cómo se distribuye? ¿Con qué frecuencia se requiere? ¿Quién es el destinatario? Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

¿CÓMO PUEDE SER LA COMUNICACIÓN? NO ESCRITA Mensajes simples y cortos Rápida retroalimentación La información llega a través de: - las palabras que se dicen - gestos - tono de voz - expresión del rostro - lenguaje corporal ESCRITA Establezca cuál es el propósito básico: dirigir, informar, consultar, persuadir Recolecte y organice los materiales usados como base para su escritura Haga borradores Use el estilo de acuerdo a los destinatarios Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

1.3. Herramientas de apoyo a la gestión de proyectos de salud Especialización en Gerencia de Salud para Personas Mayores 1.3. Herramientas de apoyo a la gestión de proyectos de salud Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

MICROSOFT PROJECT Se puede utilizar Microsoft Project Standard, Professional y el servidor en la construcción de tres contextos distintos de administración de proyectos: •Administración de proyectos: aplicación individual con características que soportan las acciones básicas de la administración de proyectos: la planificación, administración de recursos, seguimiento y redacción de informes. •Administración de proyectos por equipos: La organización tendrá un entorno de trabajo donde cada miembro y persona implicada en un proyecto pueda colaborar y acceder a la información necesaria. •Una solución para la administración de proyectos empresariales. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

PORTAL DE ENVEJECIMIENTO Y SALUD EN LAS ÁMERICAS Entorno de cooperación técnica para mejorar la salud de las personas mayores, incluido el envejecimiento activo y saludable, al que se integran un conjunto de herramientas o componentes que apoyarán a los países de la Región para la implementación del Plan de Acción aprobado por el Consejo Directivo de la Organización Panamericana de la Salud, las que vinculan compromisos, valores, recursos, capacidades y oportunidades, para cumplir los compromisos contraídos. Espacio virtual que integra los servicios para dar soporte a la actividad gerencial asistencial, académica y científica asociada a la medicina geriátrica, con acceso al conocimiento sobre Envejecimiento y Salud de América Latina y el Caribe desde cualquier ubicación geográfica de forma rápida y amigable. Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos

www.mayoressaludables.org

Bibliografía “Guía a los Fundamentos de la Dirección de proyectos (Guía del PMBOK®)”. Edición Tercera edición. Project Management Institute. EUA. 2004. “Practice Standard for Work Breakdown Structures”. Project management Institute. USA. 2001. “Guide to the Software Engineering Body of Knowledge”, a project of the IEEE Computer Society Professional Practices Committee, 2004 Version. IEEE Computer Society. www.mayoressaludables.org Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Proyectos