Sistemas de gestión hospitalaria más eficaces con herramientas de Gestión de Contenidos Autor: Víctor Robert Roca Fecha: 13 de febrero de 2008

Agenda Sistemas de Gestión Hospitalaria más eficaces con herramientas de Gestión de Contenidos Sobre el Hospital de la Santa Creu i Sant Pau Historia en Intranet Nuevas necesidades: Requerimientos básicos Requerimientos funcionales Requerimientos técnicos Requerimientos de mantenimiento Solución tecnológica adoptada Ejemplos del resultado Resultados: Gestion hospitalaria más eficaz Siguientes pasos

Hospital de la Santa Creu i Sant Pau I Es el hospital más antiguo de España, con más de seis siglos de historia. Es un hospital de alta complejidad, un centro comunitario regido por un Patronato representado por la Generalitat de Catalunya, el Ayuntamiento de Barcelona y el Arquebisbado de Barcelona. Declarado por la UNESCO Patrimonio de la humanidad en 1997 El Hospital de la Santa Creu I Sant Pau está integrado por las instituciones: Fundación de Gestión Sanitaria, fundación orientada al desarrollo de la actividad asistencial. Fundación Privada Hospital, encargada de gestionar y velar por la protección del patrimonio propio. Instituto de Investigación, fundación científica, cuyo objetivo es promover la investigación básica, clínica, epidemiológica, y de servicios sanitarios en el campo de las ciencias de la salud y la biomedicina.

Hospital de la Santa Creu i Sant Pau II Cada año atiende a más de 34.000 enfermos ingresados y más de 150.000 de urgencias. En las consultas externas se visitan cada año más de 300.000 personas y en el Hospital de día se atienden a más de 60.000 usuarios. Dispone de 109 puntos de Hospital de día, 619 camas de hospitalización y 20 quirófanos que dan servicio a un área de influencia de cerca de 300.000 personas. Sant Pau está formado por una comunidad de 2.850 profesionales con una alta actividad de Investigación y Docencia. Nuestra misión es ser un hospital de referencia, abierto a la sociedad y a su entorno sanitario, centrado en las personas.

Intranet de Sant Pau 1999. Se comienza a trabajar en la intranet como canal de comunicación entre el hospital y sus profesionales. Difunde información a los trabajadores. 2002. El portal se hace accesible desde las 2000 estaciones de trabajo, con una red de 160 editores y 20 publicadores, repartidos en 77 áreas y servicios del hospital. 2003. El portal se convierte en un portal corporativo en coherencia con las nuevas necesidades de la organización y la visibilidad de la información corporativa.

Entorno de trabajo colaborativo Nuevas necesidades Transformar el actual portal de Empresa, basado en el gestor de contenidos en una infraestructura de servicios que integre las diferentes aplicaciones. El nuevo portal deberá de ser un espacio para ordenar los documentos, recursos y aplicaciones corporativas y también las de uso particular de servicios clínicos. El portal ha de ser la plataforma de comunicación y gestión de contenidos de cada una de las actividades principales desarrolladas en la organización: Asistencia Docencia Investigación Gestión del patrimonio Intranet informativa Gestión de contenidos Servicios Integración Procesos Entorno de trabajo colaborativo

Requerimientos básicos Crear un único punto de acceso a todos los recursos de la organización. Organizar todos los contenidos y documentación del hospital. Disponer de un diseño personalizado, con acceso y tratamiento de la información, páginas, documentos y contenidos a varios niveles y según sistema de roles. Gestionar la comunicación a los diferentes niveles organizativos. Potenciar la gestión del conocimiento en la organización, gracias al trabajo en equipo mediante herramientas de trabajo colaborativas. Integración de aplicaciones disponibles en la actualidad con interfaz Web. Autonomía interdepartamental, según permisos y autorizaciones.

Gestión de Contenidos El hospital de Sant Pau, debe disponer de : Autonomía de los servicios y departamentos en la aportación de contenidos. Mediante un sistema de usuarios y permisos, se debe poder personalizar la vista de la intranet para los roles o grupos de usuarios definidos. Se debe permitir introducir, editar y revisar, y aprobar (según los permisos asignados) los contenidos de cada uno. Deben existir Plantillas para la entrada de contenidos en diversos diseños que permiten integrar documentos, bases de datos, imágenes... Soporte a cualquier estructura de contenidos. Se debe poder escoger en qué portal o página aparecerá el contenido y soportar la gestión de categorías de contenidos, así como la relación de contenidos entre sí.

Workflow introduccion contenidos

Requerimientos funcionales Gracias a la nueva intranet, el usuario debe: Encontrar fácilmente la información, poder gestionarla, crearla y publicarla. Disponer de un entorno de trabajo integrado, accediendo desde un único punto Web a todas sus aplicaciones. Tener un acceso personalizado al tipo de contenido que pueden editar. Trabajar en un entorno seguro, organizado y personalizado. Trabajar en equipo, visualizando sus tareas y las de su grupo de trabajo que aún están pendientes.

Requerimientos Técnicos Estructura flexible para crear e integrar espacios específicos de manera autónoma y sin programación, hechos a medida para cada colectivo del hospital. Facilidad para identificar todo tipo de contenidos, con mantenimiento autónomo. Búsqueda intuitiva de contenidos. (menús de navegación automáticos, mapa Web dinámico, categorización de los contenidos y potente buscador. Herramienta de workflow de fácil uso y configuración. Posibilidad de integración completa con las herramientas del hospital.

Administración y Mantenimiento El Hospital debe disponer de autonomía para gestionar y desarrollar la Intranet, sin necesidad de acudir a personal técnico, externo. Aspectos como la creación de entornos, páginas, incorporar aplicaciones y enlaces, definición de roles, niveles de acceso a las funcionalidades, variar roles o permisos de los usuarios... se deben poder realizar en cualquier momento (antes, durante y después del proyecto de implantación). Escalabilidad y extensibilidad: necesidad de poder ampliar el portal con nuevas funcionalidades,

Solución Tecnológica El Portal se ha construido con las herramientas de portal (CollagePortal®) y ECM (ContentManager®) de la plataforma Polymita Business Suite, que está concebida como una infraestructura de servicios que integra aplicaciones, contenidos y procesos a nivel organizacional, departamental, y personal. Polymita Business Suite integra la gestión y automatización de procesos (BPM) con la de contenidos empresariales (ECM), permitiendo su publicación e integración con uno o varios portales, intranets o extranets. La solución permite gestionar los siguientes entornos: Gestión de contenidos. Gestión de portales como intranet, extranet o portales Web. Gestión documental. Gestión y automatización de procesos.

Ejemplo: Pagina personal de usuario

Ejemplo: Edición de un contenido

Ejemplo: Contenido publicado

Resultado: Gestión hospitalaria más eficaz Acceso rápido, seguro y personalizable a la información. Descentralización de la gestión de la información. Autonomía de los servicios y departamentos en la aportación de contenidos. Facilidad de la edición y publicación de contenidos. Centralización del repositorio de documentación institucional. Organización de contenidos ahora dispersos y su fácil acceso. Mejora del trabajo interdepartamental. Usabilidad optimizada. Reconocimiento de usuarios por LDAP. Páginas y entrada de contenidos intuitivas y fáciles de usar por los usuarios. Refuerzo de la comunicación y difusión de información en la organización. Comunicación ágil y directa con todo el personal del hospital. Diseño atractivo que consolida la imagen del Hospital Sant Pau. Automatización de flujos de trabajo

Siguientes pasos Incorporación progresiva de nuevos workflows en la Intranet (solicitud de vacaciones, solicitud de contratación de personal etc.) Incorporación de nuevos servicios a las personas (acceso al recibo de nómina, consulta de incidencias etc. ) Creación de nuevos portales con CollagePortal® y ContentManager® (Webs departamentales) Migración de la Web externa a CollagePortal® y ContentManager®

Muchas gracias por su atención