GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

DOCUMENTO Es todo aquello que contiene información, independientemente de sus soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.

CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS

DOCUMENTO DE ARCHIVO Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural. Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares. Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta) Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos. Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.. Contenido o asunto.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así: Caracteres Internos: Entidad Productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales. Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.

CARACTERES INTERNOS Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete. Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable). Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos. Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS Clase: Textual o no textual. Tipo: Carta, memorando, circular, informe, acta, etc. Forma: Original o copia. Formato: Unidad archivable, expediente, legajo, libro. Cantidad: 1,2,34….ejemplares.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Según su organización Según su uso Según su ciclo vital Según su naturaleza

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Archivo centralizado: Existe una sola dependencia destinada a controlar y manejar toda la documentación de la empresa. Archivo descentralizado: Es el que lleva cada dependencia o dpto en una empresa. Puede ser: Descentralizado con control descentralizado Descentralizado con control centralizado

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Archivo activo: Satisface las necesidades de conservación y consulta. Ej.: Documentos del año actual, historias laborales del personal activo, resoluciones, contratos, etc. Archivo semiactivo: documentos que presentan una consulta menos frecuente. Archivo inactivo

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA Archivo Publico: Pertenecientes a las entidades oficiales. Archivo Privado de interés Publico: Aquel que por su valor para la historia, la ciencia o la investigación es de interés publico. Archivo Privado: Pertenecientes a personas naturales o juridicas.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CLASE Documentos textuales: Presentan la información en forma de texto escrito. Ej.: libros. Documentos NO textuales: Pueden incluir una parte en texto pero el resto de la información aparece de otra forma.

DOCUMENTOS NO TEXTUALES Se clasifican en: Documentos iconográficos: imágenes, mapas, cuadros, fotografías. Documentos sonoros: discos, cintas. Documentos audiovisuales: películas Documentos magnéticos Documentos materiales: maquetas, obras, monumentos, trabajos en braile.

Borrador: Documento provisional. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN Se clasifican en: Original Copia Borrador: Documento provisional. Minuta: Bosquejo o esquema del original.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CONTENIDO Se clasifican en: Documentos dispositivos o imperativos Documentos testimoniales o probatorios Documentos informativos o noticiosos Documentos sustantivos o característicos Documentos comunes o facilitativos

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad. Del poder legislativo: leyes Del poder ejecutivo: Decretos, resoluciones, ordenanzas Del poder judicial: sentencias De otras autoridades: Bancos, iglesia.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta información. Registro civil, patentes, actas de grado. Diplomas y certificados. Balances y libros contables. Actas de reuniones. Contratos celebrados bajo condiciones legales.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS Son aquellos en que se asienta una noticia o información relacionada con una tramitación. Correspondencia, cartas, circulares, memorandos, telegramas. Informes técnicos y científicos. Documentos no contables avalados por la ley: tiquetes de compra, presupuestos.

DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS Son aquellos que sirven solamente a la dependencia y cargo de la personas que los redacta o recibe. Ej.: en una empresa aérea los horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.

DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a una institución o persona. Ej.: nomina, hojas de vida, libros de contabilidad, inventarios.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS Se clasifican en: Documentos que deben ser publicados Documentos de libre acceso Documentos no clasificados con grado de confidencialidad Documentos confidenciales.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O EL AUTOR Se clasifican en: Documentos públicos Documentos privados

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO Se clasifican en: Documentos vitales: actas, escrituras. Documentos importantes Documentos útiles: cotizaciones, circular Documentos no esenciales

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.

EDAD 1 – MOMENTO DE GESTIÓN También llamado prearchivo. Va desde su creación hasta cumplir la totalidad del tramite que lo origino. Comprende: Planeación Elaboración Tramitación

MOMENTO DE GESTION Planeación: Estudia la información el soporte y el recorrido. Elaboración: Es la edición del documento, mediante la aplicación de la normatización y la normalización. Normatización: Normas creadas por el gobierno. Normalización: Abarca la normatividad administrativa y técnica. Tramitación: Da paso a la vigencia; es decir la vigencia es la firma.

MOMENTO INTERMEDIO Llamado también archivístico. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Informe, testimonio, etc. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.

VIGENCIA Es aquel momento donde el documento obliga, testimonia o informe lo que dice en su texto. La vigencia concluye cuando: Se vence el plazo del documento Por disposición legal Porque se produce un nuevo documento y modifica el existente.

PLAZO PRECAUCIONAL Una vez agotada la vigencia se da un tiempo durante el cual es necesario retener el documento (por precaución), antes de decidir su destino final. El plazo precaucional termina cuando: Hay prescripción legal o de derecho. Cuando lo establece la tabla de retención documental (TRD)

MOMENTO PERMANENTE Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos, administrativos, políticos, económico, investigativo, cultural. Son almacenados para siempre en un sitio privilegiado.