CPCC. Abog. Julián Contreras LLallico ELABORACIÓN DE INFORMES DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CPCC. Abog. Julián Contreras LLallico Lima - 2012

¿Cuál es la obligación de hacerlo? ¿Qué es un Informe? ¿Cuál es la obligación de hacerlo? RESPONDABILIDAD

Informe de Auditoría FINANCIERA GESTIÓN

Informe de Auditoría Sector PÚBLICO PRIVADO

Informe de Examen Especial DICTAMEN Informe de Examen Especial

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Informe de Auditoría Gubernamental PROBLEMÁTICA ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Causas de la demora en los Informes El desarrollo del trabajo viene pasando por una serie de situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la causalidad para la normal producción técnica

Errores más comunes en los Informes Información incompleta Errores materiales: de suma; ortografía; fechas; nombres; entre otros. Dificultad para comprender los párrafos cargados y confusos

Errores más comunes en los Informes Falta de claridad de la información consignada Elementos del Hallazgo incompletos Incumplimiento y dilación de plazo para culminar el trabajo de campo y, consecuentemente, el Informe

Errores más comunes en los Informes Falta de concisión Párrafos que no están interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal. Imprecisiones en los párrafos redactados

Errores más comunes en los Informes Párrafos incompletos y sin la idea fuerza. Condición que se confunde con la causa. Causa que no se relaciona con la condición.

Errores más comunes en los Informes Causa que no es la razón de la Condición o el origen del problema. Efecto que no tiene vinculación con la causa. Causa que no tiene vinculación con el efecto.

Errores más comunes en los Informes Criterio que se consigna como cuestionamiento. Recomendación que no se vincula con la causa. Recomendación inviable, no práctica y antieconómica.

Errores más comunes en los Informes Conclusión que no está vinculada con el hallazgo. Conclusión a manera de resumen, criterio o la transcripción de una parte de hallazgo, pero que no constituye juicio de valor Utilización de superlativos

EJEMPLO: OBRAS Se considera la aplicación incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento

OBRAS No se considera que la malversación de fondos se materializa al término del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.

OBRAS Se afirma que existen deficiencias en el expediente técnico cuando en el propio texto de la observación se manifiesta que la obra se realizó sin contar con dicho documento técnico.

OBRAS Se repara que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad de sesgar la buena pro para la ejecución de obras a empresas que no estaban constituidas legal mente en la fecha del proceso de evaluación.

VASO DE LECHE Se usa un parámetro que carece de la debida sustentación técnica.

VASO DE LECHE Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pagó por un insumo similar.

VASO DE LECHE Se observa que no se han adquirido insumos -para el vaso de leche- que se producen en el lugar.

Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.

GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se repara que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos años presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohíben ni fijan límite para efectuar gastos de publicidad.

GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos períodos.

GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se observa la falta de acción de la gestión municipal para exigir la rendición de cuentas por habilitos que datan de varios años.

GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se obvia individualizar la responsabilidad por una conducta activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entregó importantes sumas para que paguen el “avance de obras” cuando ello es una actividad de gestión y los recursos que recibieron jamás fueron devueltos o rendidos, a pesar de que reiteradas veces se les exigió su rendición.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

Utilizar redacción constructiva Oraciones no necesariamente largas, pero completas Separar oraciones por puntos o aspectos

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminología muy especializada. Evite los párrafos largos y complicados. Incluya la información suficiente.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita. Conserve la estructura preestablecida. Concluya su redacción durante el trabajo de campo.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Redacte en forma sencilla, concisa y clara. Incluya sólo aspectos significativos Asegure una fácil comprensión al lector.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Mantenga un tono constructivo. Asegure una emisión y entrega oportuna. Incluya toda la información necesaria para lograr una comprensión completa.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Confirme la exactitud de la información. Asegure un contenido convincente. Redacte de manera objetiva.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles de trabajo. Identifique asuntos que requieran acción correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Incluya la mención de logros sobresalientes.(opcional) Considere en el contenido los atributos del hallazgo.

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) después de la contrastación de descargos

Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Finalmente, la fórmula es: Evidencia vs.

Limitaciones en el equipo informático Otras causas atribuidas a la falta de calidad y oportunidad de los Informes. Limitaciones en el equipo informático - La capacidad en cuanto a equipos informáticos es insuficiente y demasiado lenta.

Exclusividad de objetivos en verificar denuncias El pasivo de denuncias por atender procedentes de ciudadanos y congresistas, ha obligado a restarle exclusividad a los objetivos de los Exámenes Especiales.

Depender de terceros externos (proveedores, contratistas, etc Depender de terceros externos (proveedores, contratistas, etc.) para obtener información y evidencias por parte de autoridades y funcionarios gubernamentales, afecta al cumplimiento de los plazos.

Insuficiente sustentación de los hallazgos La ausencia de una adecuada supervisión desde la primera fase del proceso y la falta de un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estén agotando la búsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.

En la etapa de revisión gerencial, los informes son devueltos y se originan reprocesos constantes.

Paradigma en el modelo y proceso de redacción de Informes La capacitación y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodología para la preparación del Informe de Auditoría, destacando en este proceso la dilatada etapa de “evaluación de descargos”, así como la preocupación casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.

Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisión del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con responsabilidades penales.

¿Porqué no adelantar con el Informe Administrativo para tomar acciones correctivas en tiempo real?

El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un “tiempo muerto” en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopción de acciones correctivas oportunas.

Necesidad de un Control de Calidad Cruzado participativo y no soberbio

Falta de un banco de datos en cuanto a la atención de consultas, pronunciamientos, normativa, casuística, etc. No existe un “banco de datos” que contribuya al planeamiento, diseño de estrategias, enfoque, formulación de programas de auditoría, sustanciación de hallazgos, tipificación de responsabilidades, planeamiento de los informes, aligerando el proceso operativo de las auditorías.

OTROS ERRORES NOTORIOS

Percepción incorrecta de la Condición

Lo que se consigna como CONDICIÓN, carece de evidencia suficiente Sobre la Condición Lo que se consigna como CONDICIÓN, carece de evidencia suficiente

Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones correspondientes

El texto de la Condición no coincide con lo que se ha consignado en la sumilla

Se inserta textos contradictorios

De los propios papeles de trabajo fluyen otros aspectos que se han omitido observar

Deficiente identificación y aplicación de Criterios y Causas

Sobre el Criterio Se consigna normativa que en el texto de la Condición no se demuestra su incumplimiento

Se invoca Criterios que no son pertinentes a los hechos materia de observación

En la Condición se observan hechos que no tienen Criterio

Sobre la Causa No hay relación lógica entre lo señalado como Causa y el hecho observado

En la Causa se consignan Hechos que debieron formar parte de la Condición, incluso se les menciona sin tener evidencia plena

Se consigna como Causa a la misma Condición

Falta de criterios técnicos para establecer y sustentar el Efecto

Sobre el Efecto Se afirma sobrevaluaciones o mayores pagos, aún cuando el parámetro adoptado carece de consistencia técnica

No se indica con claridad el Efecto

Necesidad de una mayor supervisión de campo por todos los niveles involucrados

Falta de análisis profundo

Contradicciones en los textos relacionados

Parámetros sin base suficiente

Errores en la individualización de las responsabilidades atribuidas

SECUENCIA BÁSICA QUE INFLUYE EN LA REDACCIÓN DE INFORMES

Hallazgo = Juicio Crítico Conclusión = Juicio de Valor

HALLAZGO Elementos Identificación Evidencia Distinción Causa: Elemento clave

Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidad de descargo, de defensa, sino también para ultimar las posibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; en muchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre todo con documentos, que es lo esencial.

Planificación – Uso del Plan y del Programa

TRABAJO DE CAMPO Integración Conocimiento cabal Supervisión aportante

Redacción – Sustento? Estilo? En qué fallamos? Determinación de Responsabilidades

Extensos, sin calidad e inoportunos Casos más notorios Extensos, sin calidad e inoportunos

Sin fundamento técnico ni legal

Párrafos reiterativos y sin trascendencia

FACTORES CLAVES Calidad Oportunidad Sustento

Faltas ortográficas Falta de concordancia Tiempo de los verbos

Determinación de Responsabilidades para su inclusión en el Informe

Seguimiento de Medidas Correctivas

Problemática de la Determinación de Responsabilidades

Problemática del Seguimiento de Medidas Correctivas

Alternativas para mejorar la Calidad y Oportunidad de Informes en Auditoría Gubernamental

ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME Introducción Conclusiones Observaciones Recomendaciones

1 CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Orden lógico de Ideas Detalle necesario para ubicar al lector. Comunicación permanente entre el equipo de auditoría y sus superiores.

IMPORTANCIA DEL CONTENIDO 2 IMPORTANCIA DEL CONTENIDO EVALUACIÓN INTEGRAL DEL DOCUMENTO ANÁLISIS EXHAUSTIVO DE LOS ASUNTOS Cuantía Período Consecuencias legales Antecedentes Niveles jerárquicos Funcionarios involucrados

3 RESPALDO ADECUADO Documentar adecuadamente las observaciones o hallazgos y las conclusiones El Auditor no debe fundamentar sus hallazgos en suposiciones

4 U T I L D A Las recomendaciones deben contribuir a la buena Analizar cuidadosamente la aplicabilidad de las medidas correctivas Las recomendaciones deben contribuir a la buena administración U T I L D A Claridad y detalle suficiente de las medidas correctivas

Valorar pros y contras, agravantes 5 OBJETIVIDAD Recurrir al Asesoramiento en los campos que no son competencia del auditor Mente abierta para el análisis Valorar pros y contras, agravantes y atenuantes Profundidad en el análisis

6. TONO CONSTRUCTIVO Utilizar lenguaje apropiado y positivo 7. PRECISIÓN Revisión exhaustiva del contenido del documento 8. CONCISIÓN La redacción debe ser simple, directa y concreta

Informe de Auditoría Sector Público SNC Informe Corto - SOA Informe Largo - SOA OCI – Informe Corto-Largo CGR – Informe Corto-Largo

AUDITORÍA FINANCIERA Informe de Auditoría Sector Privado (Corto – Largo)

Informe de Auditoría Sector Privado AUDITORÍA DE GESTIÓN