LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL

LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA: LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA TOMA DE DECISIONES FUENTES DE LA HISTORIA PATRIMONIO CULTURAL IDENTIDAD NACIONAL

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS Derecho a la información Interés General Derecho a la información Derecho de petición Consulta Reproducción copias Interés particular Excepto: C.N. Restricciones Legales Conservación: Prestamo de información en otros soportes

LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

Gestión documental La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.

EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información La implementación y seguimiento.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Ley 43 de 1913   Ley 527 de 1999 Código Penal Código de Procedimiento Penal Código de Comercio

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Decreto 2649 de 1993 Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001. Circular Interna AGN No.13 de 1999,

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS NTC 1673 NTC 2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436

1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL PROCESOS DE UN PGD 3. DISTRIBUCIÓN 7. CONSERVACIÓN 5. ORGANIZACIÓN 6.CONSULTA 4. TRÁMITE

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de documentos Medios y técnicas de producción y métodos de impresión Determinación y selección de soportes documentales Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de documentos Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización de la producción documental Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Constitución Política Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envios 1. Registro de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Radicación de documentos Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Decreto 2150 de 1995 Acuerdo 060 de 2001

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribución de documentos recibidos Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Constitución Política. Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001.

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Respuesta a una solicitud o requerimiento

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Código de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 09 de 1995. Acuerdo AGN 12 de 1995. Acuerdo AGN 16 de 2002. Acuerdo AGN 037 de 2002.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Acuerdo AGN 039 de 2002. Acuerdo AGN 041 de 2002. Acuerdo AGN 042 de 2002. Acuerdo AGN 015 de 2003. Acuerdo AGN 02 de 2004.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Circular AGN 07 de 2002. Circular AGN 01 de 2003. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Resolución MinSalud 1995 de 1999. Resolución AGN 081 de 2001. Resolución AGN 183 de 2004. NTC 4095 NTC 5029

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Clasificación documental Identificación de unidades administrativas funcionales Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia Conformación de series y subseries documentales

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Ordenación documental Conformación y apertura de expedientes Determinación de los sistemas de ordenación Organización de series documentales Foliación

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Transferencias documentales Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Descripción documental Análisis de información y extracción de contenidos Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Constitución Política. Ley 4 de 1913. Ley 57 de 1985. Decreto 01 de 1984. Decreto 2126 de 1992. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 2000

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta Determinación de competencia de la consulta Condiciones de acceso Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación Reglamento de consulta

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes Disponibilidad de fuentes de información Establecimiento de herramientas de consulta Ubicación de los documentos

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a consulta Infraestructura de servicios de archivo Sistemas de registro y control de préstamo Uso de testigos y formatos para el control de devolución Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Constitución Política. Código Procedimiento Civil. Ley 47 de 1920. Ley 14 de 1936. Ley 39 de 1981.

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Ley 63 de 1986. Ley 80 de 1993. Ley 397 de 1997. Código de Comercio.

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Decreto 2620 de 1993. Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 007 de 1994 Acuerdo AGN 11 de 1996. Acuerdo AGN 047 de 2000.

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Acuerdo AGN 048 de 2000. Acuerdo AGN 049 de 2000. Acuerdo AGN 050 de 2000. Acuerdo AGN 056 de 2000. Acuerdo 037 de 2002.

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conservación Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conservación Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Constitución Política de 1991 Ley 163 de 1959. Ley 39 de 1981. Ley 80 de 1993. Decreto 2649 de 1993.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decreto 2527 de 1950. Decreto 3354 de 1954. Decreto 960 de 1970. Decreto 2620 de 1993. Decreto 998 de 1997.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decreto 1145 de 2004. Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular AGN 03 de 2001. Circular AGN 01 de 2004.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS NTC 3723. NTC 4080. NTC 5174. NTC 5238.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Eliminación de documentos Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Selección documental Aplicación de método elegido Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación Digitalización Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso Determinar la metodología y plan de trabajo Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere

LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

contacto@archivogeneral.gov.co

www.archivogeneral.gov.co contacto@archivogeneral.gov.co Teléfono: (1)3373111 Fax: (1)3372019 Cra. 6 Nº 6-91 A.A. 37555 Bogotá D.C., Colombia