Administración de cuentas por cobrar y pagar Taller No. 2 Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA Marzo de 2004

¿? ¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un punto crítico en el análisis de negocios?

Inventario de mercancias Ciclo de negocio – empresas comerciales Efectivo Cobranzas Compras Inventario de mercancias Cuentas por cobrar Al contado Al crédito Pedido Ventas

Pagos a los proveedores Ciclo del efectivo Compra de materias primas o mercaderías a un proveedor Venta del producto Días en existencia Días que faltan para cobrar Días que faltan para pagar Ciclo del efectivo Pagos a los proveedores Cobranza a clientes

El proceso de negocio – el proceso primario MERCADO DE BIENES DE CAPITAL PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone RETROALIMENTACIÓN POSITIVA ACTIVO FIJO ACTIVO CIRCULANTE MERCADO DE CAPITALES EFECTIVO PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS ACTIVO CIRCULANTE (Deudores) EFECTIVO ACTIVO CIRCULANTE (Materias Primas) TRANSFORMACIONES FINANCIERAS TRANSFORMACIONES COMERCIALES TRANSFORMACIONES COMERCIALES TRANSFORMACIONES FINANCIERAS MERCADO DE PROVEEDORES MERCADO DE MANO DE OBRA MERCADO DE CLIENTES TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL INDICA TRANSFORMACIÓN GASTOS SUMIDERO FLUJOS INTERNOS FLUJOS DE INTERCAMBIO CON EL MEDIO

Ley 2495 .. ¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de Empresas respecto a deudores y acreedores?

La reestructuración voluntaria Ley #2495 de 4 de agosto de 2003 Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.

Administración de cuentas por cobrar Primera parte

Contenido primera parte.. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar. Indicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrar Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrables Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditos

1 Clasificación de las cuentas por cobrar en la situación financiera La Salvadora S.R.L. Balance al 31/12/X3 Activo Activo corriente Disponibilidades Inversiones (CP) Cuentas por cobrar comerciales Créditos o exigible Cuentas por cobrar no comerciales

Cuenta por cobrar comerciales 1 Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de control y cuentas relacionadas con el proceso - Caja o Bancos (entrada de efectivo) OUT - Cuentas por cobrar (crédito simple) Cuenta por cobrar comerciales - Documentos por cobrar (documentario) Cuentas de control - Estimación de incobrables (Previsión) Cuentas relacionadas - Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT) Descuentos comerciales Descuentos por pronto pago Devoluciones en ventas

Cuentas por cobrar no comerciales 1 Cuentas por cobrar No Comerciales - Composición Descuento de documentos Documentos en cobranza Deudores con cargo de cuenta Cuentas por cobrar no comerciales Anticipos y prestamos al personal Dividendos por cobrar Acciones suscritas pendientes de pago Crédito Fiscal IVA, etc

1 ¿Qué es una cuenta por cobrar ? Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios. ¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso? Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.

1 Clasificación de control en cuentas por cobrar Por su vigencia: Por tipo de cliente: Por su vigencia: Tipo A Vigentes Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago Tipo B Cuentas por cobrar Vencidas Clientes rentables, y buena voluntad de pago Incobrables Tipo C Clientes no rentables y baja voluntad de pago Por antigüedad: Partidas abiertas a: (-) 30 días entre 31 y 60 días entre 61 y 90 días mayores a 90 días Riesgo (+)

1 80% Dependencia estratégica Relación Ley de Pareto Número de clientes Rentabilidad del negocio 20% 80% Relación En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".

2 ____ = = Ratio Concepto y uso de ratios A B Utilidad neta Ejemplo: (Cociente) B Utilidad neta Ejemplo: Rentabilidad de los capitales propios = Patrimonio Los ratios se comparan con: Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución. Ratios presupuestados por la empresa. Ratios de tipo ideal. Ratios de tipo sectorial Ratios de los principales competidores de la empresa. Concepto y uso de los ratios.   Ratio no es palabra castella pero es de uso común en textos escritos en inglés y castellano donde se la usa como sinónimo de relación entre dos cifras. Cuando la Real Academia de la Lengua Española define razón, aclara que proviene del latín ratio, y lo define como cociente de dos números o, en general, como de dos cantidades comparables entre sí. En consecuencia es indistinto utilizar los vocablos “cociente”, “ratio”, “razón” e “indice”. Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin “Ratio”

2 Días de venta en la calle Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar Días de venta en la calle a) El período en el que se completa en promedio la cobranza Para: Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días Diás de venta en la calle = Ventas anuales + IVA ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE Significado Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas

2 Caso de ejemplo 2003 2002 US$ US$ Saldo Cuentas por cobrar 90.000 80.000 (+) Ventas netas a crédito 415.000 393.000 Cuentas por cobrar totales 565.000 473.000 (-) Saldo cuentas por cobrar al final < 60.000> <70.000> Cobranzas 445.000 403.000 Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no existieron perdidas por incobrables

2 Caso de ejemplo (Cont.) US$ 85.000 x 365 días Cuentas por Cobrar Promedio 2003 US$ (CxC al inicio + CxC al final) / 2 85.000 US$ 85.000 x 365 días Diás de venta en la calle = US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13) = 65 días Rotación de cuentas por cobrar: US$ 445.000 Rotación CxC = 2003 = 5.23 veces /año US$ 85.000 ÓPTIMO = LO MAYOR POSIBLE

Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME 3 Aspecto contable Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME Debe Haber Saldo periodo anterior Ventas de crédito Notas de cargo Intereses Otros Cobranza parcial o total Reclasificación del crédito con garantía de documentos Devoluciones y descuentos Bonificaciones Castigo de incobrables Cierre (+) (-)

3 Flujo contable – Venta a crédito y cobranza La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511 Cuentas por cobrar Sr. Juan Perez I.T. Caja Debe Haber Debe Haber Debe Haber (1a) Bs 300 (1) Bs 10.000 Bs 10.000 (2) (2) Bs 10.000 IT por pagar Débito Fiscal IVA Ventas Debe Haber Debe Haber Debe Haber Bs 300 (1a) Bs 8.700 (1) Bs 1.300 (1) (1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total (2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.

Factores a considerar para determinar la previsión: 3 Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables) Estado de antigüedad de saldos Informes de la oficina de asesoria legal Factores a considerar para determinar la previsión: Correspondencia cursada con el cliente Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo.

Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada el año 3 ¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre? Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada el año Ajustes de Cierre 1997 31/12/1997 Estimación de pérdida Resultados 1997 Resultados 1998 Objetivos: Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar PCGAs: Exposición y Prudencia

3 Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión) Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar) Porcentaje sobre ventas al crédito Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos Método combinado

3 Aspecto contable – Previsión para incobrables Previsión para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes. (Egresos) Pérdida en cuentas incobrables ABC Ltda. Balance al 31/12/20XX - Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad - Cierre Activo Activo corriente .... Cuentas por cobrar 10.000 100 Menos: Previsión para incobrables (300) (3) US$ % (+) (-) (Reg. Activo) Previsión para cuentas incobrables Castigos Recuperaciones Cierre Saldo inicial Estimación de incobrabilidad del periódo. Cuentas por cobrar neto de incobrables 9.700 97 (-) (+)

3 Control interno Autorización de extensión de créditos Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados. Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados. Control sistemático de devoluciones , descuentos y bonificaciones. Comprobación de facturas, notas de contabilidad. Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos. Identificación de cuentas atrasadas. Concialiación periódica de registros principales y auxiliares. Circularizaciones de saldos períodicas a clientes

4 RIESGO Gestión de cuentas por cobrar - Antecedentes en el negocio Solvencias en el negocio Garantías del cliente Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente Seguimiento del riesgo Otros aspectos Factores determinantes al otorgar crédito al cliente: - Capacidad de pago - Voluntad de pago Venta a Crédito Dinero en efectivo RIESGO Tiempo del crédito: Al contado = COD A treinta días = N/ 30 (neto 30) Descuentos por pronto pago: 2% si se paga en 10 días = 2/10 COD = Cash on delivery (pago contra entrega) CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

Administración de cuentas por pagar Segunda parte

Contenido segunda parte.. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar. Indicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagar Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagar Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivo

1 Qué son los pasivos? Pasivos por su origen.. Pasivo Los “Pasivos” son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina “acreedores”. En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última. Pasivos por su origen.. Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones) Servicios personales por pagar (deudas y provisiones) Pasivo Impuestos y aportes por pagar Prestamos bancarios Otras cuentas por pagar

1 Clasificación de pasivos? Pasivos por su exigibilidad.. Pasivo Hasta un año de plazo = Pasivo corriente Pasivo A más de un año de plazo = Pasivo no corriente Pasivos por su naturaleza.. Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo) Pasivo Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares)

1 (-) (+) Aspecto contable Cuentas del Pasivo Debe Haber Por pago de deudas al vencimiento de plazo Por amortizaciones Por traspaso a otras cuentas de pasivo Por cierre de gestión Por el saldo inicial Por deudas contraidas en el período Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor (-) (+)

∑ = 29% ; ∑ = 100%  29% < 40 - 50% del total del pasivo Ratio de endeudamiento ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_ Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias 18 23 Disponible 6 8 Exigible a corto plazo 45 58 Exigible a largo plazo 10 13 Capital Social 22 29 ∑ Capital Social 22 29 d Activo fijo 45 58 TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100 ∑ e Conclusiones: ∑ = 29% ; ∑ = 100%  29% < 40 - 50% del total del pasivo d e Cálculo de porcentajes es el % que representa cada grupo patrimonial en relación al total del activo. Razón de Endeudamiento.   Mide la proporción de los activos financiados por los acreedores de la empresa. Cuanto más alta sea esta razón, mayor será la cantidad de dinero prestado por terceras personas utilizado para generar utilidades OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del pasivo Capital Social = 40% – 50% del pasivo CORRECTO: Empresa capitalizada NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

2 Ratio de endeudamiento ∑ d ∑ e Conclusiones: Disponible 6 8 (continuación) ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_ Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias 18 23 Disponible 6 8 Exigible a corto plazo 45 58 Exigible a largo plazo 10 13 Capital Social 22 29 ∑ Capital Social 22 29 d Activo fijo 45 58 TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100 ∑ e Conclusiones: Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa endeudada Cálculo de porcentajes es el % que representa cada grupo patrimonial en relación al total del activo. * Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas. Capital Social > 50% del total del pasivo ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Conclusiones sobre el ejemplo: DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO 2 Ratio de endeudamiento (continuación) ACTIVO U.M. %_ PASIVO Y PATRIMONIO U.M. %_ Disponible 6 8 Realizable 8 11 Existencias 18 23 Disponible 6 8 Exigible a corto plazo 45 58 Exigible a largo plazo 10 13 Capital Social 22 29 ∑ Capital Social 22 29 d Activo fijo 45 58 TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100 ∑ e Conclusiones sobre el ejemplo: DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO Cálculo de porcentajes es el % que representa cada grupo patrimonial en relación al total del activo. * Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas. ∑ = 29% ; ∑ = 100%  29% < 40 - 50% del total del pasivo d e Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada. NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO 2 Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores PROBLEMAS DE LIQUIDEZ DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO PARA EVITAR UNA SUSPENSIÓN DE PAGOS Mejorar el activo circulante y exigible a corto plazo Vender activos fijos no imprescindibles Aumentar los capitales propios

> 2 Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen Análisis del balance general. ¿Está la empresa capitalizada? ¿Se pueden atender los pagos? Activo Corriente Deudas a corto plazo Capitales propios suficientes (40 – 50% del pasivo) >

3 Control interno – cuentas por pagar 1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección 2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados 3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control. 4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas. 5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.

3 Riesgos – compras y cuentas por pagar Efectuar compras no autorizadas Pagar en efectivo a personas no autorizadas Adquirir material de baja calidad Efectuar compras a precios excesivos Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.

Ciclo de maduración del efectivo Pago de materias primas Pago de mano de obra y gastos de fabricación Pago gastos de venta Compra materias primas Cobro clientes Producción Almacenamiento Venta Plazo de pago a proveedores Plazo de cobro a clientes Días de stock de materias primas Días de stock de productos en curso Días de stock de producto acabado CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIÓN

- - = + + + + + + 123 días Ciclo de maduración del efectivo Nº de días de stock de materia prima Plazo de pago a proveedores Nº de días de stock de producto en curso Nº de días de stock de producto acabado Plazo de cobro de clientes - + + + EJEMPLO EMPRESA “A” - + + + 28 días 15 días 20 días 30 días 60 días = 123 días

Stock de prod. en proceso Ratios - ciclo de maduración del efectivo Calculo de RATIOS: Plazo de cobro a los clientes Clientes + efectos = x 365 Ventas + IVA Proveedores Plazo de pago a los proveedores = x 365 Compras Stock materias primas Plazo de stock de las materias primas = x 365 Compras Anuales Plazo de stock de los productos en curso Stock de prod. en proceso = x 365 Compras Anuales Plazo de stock de los productos acabados Stock de prod. acabados = x 365 Costo de ventas anual