Administración del efectivo y valores comerciales

Después de estudiar el capítulo 9 usted será capaz de: Listar y explicar los motivos para tener efectivo Comprender el propósito de la administración eficiente de efectivo Describir los métodos para agilizar el cobro de cuentas y los métodos para controlar los desembolsos de efectivo Diferenciar entre desembolso remoto y controlado y analizar cualquier preocupación ética que surja por alguno de estos dos métodos Analizar la manera en que el intercambio electrónico de los datos (IED) y la subcontratación se relacionan con los cobros y desembolsos de una compañía Identificar las principales variables que deberían considerarse antes de comprar valores comerciales Definir los instrumentos de mercado de dinero más comunes que debe considerar un administrador de portafolios de valores comerciales para invertir Describir los tres segmentos del portafolio de valores comerciales y establecer cuáles valores son los más apropiados para cada segmento

Motivos para tener efectivo Agilizar los ingresos de efectivo Administración de efectivo y valores comerciales Motivos para tener efectivo Agilizar los ingresos de efectivo Retardar los pagos en efectivo Comercio electrónico

Conservación de los saldos de efectivo Administración de efectivo y valores comerciales Subcontratación Conservación de los saldos de efectivo Inversion en valores comerciales

Motivos para tener efectivo Motivo transaccional– Para cumplir con los pagos ordinarios del negocio Motivo especulativo – para aprovechar las oportunidades temporales Motivo precautorio– para mantener una reserva y poder cumplir con necesidades de efectivo inesperadas

Sistema de Administración del efectivo Desembolsos Cobros Inversión en valores comerciales Control mediante reportes de información = Flujo de fondos = Flujo de información

Cobros Agilizar los ingresos de efectivo Simplificar la preparación y el envío de facturas Acelerar el envío de pagos de los clientes a la empresa Reducir el tiempo en que los pagos recibidos se quedan en la empresa en reserva

Flotación de cobranza Flotación de envío Flotación de proceso disponibilidad Flotación de Depósito Flotación de cobranza: tiempo total entre el envío del cheque por el cliente y la disponibilidad de efectivo para la empresa

Flotación de envío El cliente envía El cheque La empresa Recibe el cheque Flotación de envío: tiempo de entrega del cheque

Flotación de proceso La empresa Recibe el cheque La empresa deposita el cheque Flotación de proceso: Tiempo que tarda una compañía en el proceso interno del cheque.

Flotación de disponibilidad La empresa Deposita el cheque El banco acredita los fondos Flotación de disponibilidad: tiempo que tarda el cheque en ser liberado por el sistema bancario

Flotación de Depósito Flotación de Proceso Flotación de disponibilidad Flotación de Depósito: Tiempo durante el cual un Cheque recibido por la empresa está en reserva

Aceleración de facturación y envío Facturación pronta Aceleración de facturación y envío Facturación computarizada Incluir las facturas con la mercancía Envío de facturas por fax Solicitud de anticipos Débitos pre autorizados

Debitos Preautorizados Pagos preautorizados Debitos Preautorizados La transferencia de fondos de una cuenta de banco del pagador en una fecha específica al banco del destinatario, este inicia la transferencia con la autorización previa del pagador

Sistema de Lockbox Lockbox Lockbox Electronico Un apartado postal manejado por el banco de una empresa que se usa como punta de recepción para los pagos de los clientes Lockbox Electronico Un servicio de cobranza proporcionado por el banco de una empresa que recibe pagos electrónicos y los datos del remitente que los acompañana para luego comunicar esta información a la compañía en un formato específico

Puede ser un medio muy costoso si el promedio de remesas es pequeño Sistema de Lockbox Ventajas Los cheques se depositan en un banco y se convierten en saldos de efectivo reduciendo la flotación de proceso Desventaja Puede ser un medio muy costoso si el promedio de remesas es pequeño

Concentración de efectivo Banco Concentrador Concentración de efectivo Transferencia de efectivo de un lockbox o del dominio del banco al fondo común de la empresa casi siempre en un banco concentrador Saldo compensatorio Depósitos requeridos para ser mantenidos por una firma en el Banco, para compensar comisiones por servicios

Conversión de las cuentas por cobrar Mejoras en la Cobranza Conversión de las cuentas por cobrar Proceso mediante el cual los cheques se convierten en débitos de la cámara de compensación automatizada Reduce la flotación de disponibilidad de los cheques recibidos por la firma

Ley de liberación de cheques para el siglo XXI (check 21) Mejoras en la cobranza Ley de liberación de cheques para el siglo XXI (check 21) “Check 21”: La ley Federal de Estados Unidos que facilita el intercambio de cheques electrónicos al permitir que los bancos intercambien archivos de imágenes de cheques de manera electrónica y cuando sea necesario generen legalmente “cheques sustitutos” en papel, a partir de las imágenes para presentarlos a los bancos que no aceptan cheques electrónicos.

Mejoras a la cobranza Check 21 Impulsada por los ataques del Septiembre 11 de 2,011 Representa una innovación e impulsa la sustitución de los cheques en papel al proceso de pagos electrónicos sistema que genera beneficios en tiempo y costo para las instituciones financieras Requiere que los bancos acepten los cheques sustitutos (imagen electrónica de ambos lados de un cheque físico) como un equivalente legal del cheque original

Traslado de los saldos de efectivo a una cuenta concentradora: Banco Concentrador Traslado de los saldos de efectivo a una cuenta concentradora: Permite llevar un control sobre los ingresos y egresos de efectivo de la la compañía Los saldos de efectivo ocioso se reducen al mínimo

Los fondos no están disponibles de manera inmediata Concentración del servicio de transferencia de fondos (1) Traslado de Cheques depositados (DTC) Definición: Un cheque no negociable pagadero a cargo de la cuenta de una compaañia en su banco concentrador Los fondos no están disponibles de manera inmediata

Concentración del servicio de transferencia de fondos (2) Compensación Electrónica (ACH) Transferencias Electrónicas Definición: Una versión electrónica del traslado de cheques depositados (DTC). (1) Una imagen electrónica de cheques depositados (DTC). (2) Los costos de reemplazo de DTC no son significativos.

(3) Transferencia Cablegráfica Concentración del servicio de transferencia de fondos (3) Transferencia Cablegráfica Definición: Un término generíco para identificar el traslado electrónico de fondos utilizando un sistema de comunicación de dos vías. Fedwire. Los fondos están disponibles hasta la aplicación de la transferencia. Es un método más oneroso.

Desaceleración de los pagos en efectivo “optimizar el floating” Control de desembolsos Pagos con cheques Nómina y pago de dividendos Cuentas Saldo Cero Desembolsos controlados

“Optimizando el Floating” Flotación Neta – la diferencia entre el saldo de la chequera de la empresa y el saldo de en los libros contables del banco. Los cheques girados por la empresa, pendientes de cobro en el banco, cuyo monto ya fue descontado por la empresa de sus disponibilidades, sin embargo hasta que el cobro del cheque sea efectivo le permite ganar intereses sobre el dinero “gastado”

Control de los desembolsos Las empresas deben ser capaces de: Desplazar rápidamente los fondos a los bancos sobre los que los desembolsos están hechos Generar diariamente información detallada sobre los recibos, desembolsos y saldos de efectivo Solución: Centralización de las cuentas por pagar en una sola cuenta (o unas pocas cuentas). Esto proporciona un mejor control del proceso de desembolsos.

Cheques pagados a traves de pagador (PTD): Método del manejo de los desembolsos Cheques pagados a traves de pagador (PTD): Un cheque girado contra un pagador y no contra un banco. Posteriormente los cheques PTD son presentados al banco. El pagador puede decidir honrar o rehusar el pago de cheque . Retrasa el tiempo para tener fondos en depósito para cubrir los cheques Algunos proveedores prefieren cheques Los bancos imponen costos más altos a este tipo de cuentas, por el manejo adicional que implican

Nómina y Pago de dividendos Método del manejo de los desembolsos Nómina y Pago de dividendos La empresa intenta determinar cuando se presentarán los cheques de nómina y dividendos para su cobro. Muchas veces se utiliza una cuenta específica para este tipo de desembolsos Se debe proyectar una programación de pagos basado en las experiencias anteriores Los fondos se depositan con base a las expectativas de necesidades futuras Permite minimzar la necesidad de efectivo

Porcentaje de cobro de cheques de la nómina 100% La firma debe diseñar un el pago de la nómina con base al historial de cobro. 75% Porcentaje de cobro de la nómina 50% 25% 0% V L M M J V L (Día de pago)

Cuenta Saldo Cero (ZBA): Método de manejo de desembolsos Cuenta Saldo Cero (ZBA): Una cuenta de cheques corporativa la cuál mantiene el saldo a cero. Esta cuanta requiere una cuenta maestra desde la cual se transferiran los fondos para cubrir los saldos negativos. Elimina la necesidad de estimar con precisión el monto de los desembolsos. Sólo necesita pronosticar las necesidades de efectivo global

maximiza la flotación por desembolso Desembolsos remotos y controlados Desembolsos remotos– Sistema en el que la empresa gira cheques de un banco que está geográficamente lejos de sus acreedores de manera que maximice el tiempo de liberación de los cheques maximiza la flotación por desembolso Ejemplo: Una compañia en Vermont paga a un proveedor en Maine con un cheque girado contra un banco en Montana Esta práctica puede deteriorar las relaciones con los proveedores y puede calificarse como poco ética

Desembolsos remotos y controlados Pagos controlados – Sistema en el que la empresa gira cheques de una banco o sucursal bancaria que puede dar una notificación, temprano o a media mañana, de la cantidad total de dinero que se presentará contra la cuenta ese día.

Comercio electrónico Los sistemas de mensajería pueden ser: Comercio electrónico– Intercambio de información de negocios en formato electrónico , incluyendo el uso del internet Los sistemas de mensajería pueden ser: 1. No estructurados – utiliza tecnología como fax e e-mail 2. Estructurados – utiliza teconolgías como intercambio electrónico de datos –IED-

IED Intercambio electrónico de datos (IED) Intercambio electrónico de datos– Transferencia de datos de negocios de manera electrónica en un formato estructurado, legible en una computadora Transferencia Electrónica de Fondos IED IED Financiero (IEDF)

Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) Transferencia electrónica de fondos (TEF) – El intercambio electrónico de información entre dos instituciones depositarias que da por resultado la transferencia de valor (dinero) Transferencia electrónica de fondos Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) Clearinghouse Interbank Payments System (CHIPS)

Regulación TEF Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) En enero de 1999, entró en vigor una nueva reglamentación que requería que todos* los pagos del gobierno federás se hicieran de manera electrónica Son más seguras que los cheques de papel Este proceso es más económico para el gobierno * Excepto reembolsos de impuestos y contratos garantizados

Información de los saldos IED Financiero IED Financiero – Transferencia de información electrónica relacionada con las finanzas entre una compañía y su banco o entre bancos IED FINANCIERO Ejemplos: Envío a un Lockbox Información de los saldos

Costos y beneficios de IED Gastos en Hardware y software Costos de entrenamiento e implementación del sistema Gastos adicionales para acostumbrar a los proveedores y clientes Pérdida del “floting” Beneficios La información y pagos se realizan con mayor velocidad Permite mejorar el presupuesto de efectivo Los clientes obtienen un servicio más rápido y confiable Se reduce el almacenamiento de documentos

¿Por qué deberían las empresas subcontrar?* Subcontratación Subcontratación – Realizar una operación de negocios contratando para ello a una empresa externa en vez de hacerla “in house” ¿Por qué deberían las empresas subcontrar?* Reduce y permite controlar los costos de operación Permite a la empresa enfocarse Liberar recursos para otros fines * The Outsourcing Institute, 2005

Subcontratación del proceso de negocios (SPN) Modalidad de subcontratación en la que el proceso de negocios completo se maneja con los servicios de un tercero

El nivel óptimo de efectivo debe ser el mayor entre: Conservación de saldos de efectivo El nivel óptimo de efectivo debe ser el mayor entre: (1) Los saldos para transacciones requeridas cuando la administración del efectivo es eficiente (2) Los requerimientos de saldo de compensación de los bancos comerciales con los que la empresa tiene cuentas de depósito

Inversión en valores comerciales Recordemos: Para fines contables, los valores a corto plazo suelen mostrarse en el balance general como “inversiones a corto plazo”

Segmento de efectivo Rápido El Portafolio de valores comerciales Segmento de efectivo Rápido Saldo óptimo de valores comerciales que se conserva para ocuparlo en caso de deficiencias probables en la cuenta de efectivo de la empresa Efectivo Libre Efectivo Rápido Efectivo Controlable

Segmento de efectivo Controlable El Portafolio de valores comerciales Segmento de efectivo Controlable Valores comeraciles conservados para satisfacer flujos de salida controlables (conocidos) como impuestos y dividendos Efectivo Controlable Efectivo Rápido Efectivo Libre

Segmento de efectivo libre El Portafolio de valores comerciales Segmento de efectivo libre Valores comerciales “libres” (es decir, disponibles para fines todavía no designados). Efectivo Libre Efectivo Rápido Efectivo Controlable

Bursatilidad (liquidez) Variables a considerar en la selección de valores comerciales Seguridad Se refiere a la probabilidad de obtener de regreso la misma cantidad de dinero que se invirtió originalmente (principal) Bursatilidad (liquidez) Capacidad de vender un volumen significativo de valores en un periodo corto en el mercado secundario sin una concesión importante en el precio

Riesgo de las tasa de interés (Rendimiento) Variables a considerar en la selección de valores comerciales Riesgo de las tasa de interés (Rendimiento) La variabilidad en el precio de mercado de un valor ocasionada por cambios en las tasas de interés Vencimiento La vida de un valor, el tiempo antes de que la cantidad principal de un valor se vuelva pagadera

Instrumentos del mercado de dinero Instrumentos comunes del mercado de dinero Instrumentos del mercado de dinero Todos los valores del gobierno y las obligaciones corporativas a corto plazo Letras del tesoro. Obligaciones del Tesoro de Estados Unidos a corto plazo que no ganan interés emitidas con un descuento y redimidas en el vencimiento por su valor nominal

REB = [ (VN – PC) / (PC) ] *[ 365 / DV ] Método del Rendimiento Equivalente del Bono (REB) REB = [ (VN – PC) / (PC) ] *[ 365 / DV ] VN: Valor Nominal PC: Precio de Compra DV: Dias al Vencimiento Una Letra de Tesorería con valor nominal de $1,000, se compra en $990 faltando 13 semanas para su venciiento. ¿Cuál es el Rendimiento Equivalente del Bono) REB= [ (1000 – 990) / (990) ] *[ 365 / 91 ] REB= 4.05%

RAE = (1 + [ REB / (365 / DV) ] )365/DV - 1 Método del rendimiento anual efectivo: RAE = (1 + [ REB / (365 / DV) ] )365/DV - 1 REB: Rendimiento equivalente del bono DV: Días para el vencimiento de la inversión Calcule el RAE de una letra del tesoro por valor nominal de $1,000, comprada $990 faltando 13 semanas para su vencimiento RAE = (1 + [.0405/(365 / 91)])365/91 - 1 RAE = 4.11%

Instrumentos comunes del mercado de dinero Notas del Tesoro: Obligaciones del Tesoro de Estados Unidos a mediano plazo (vencimiento original 2 a 10 años) Bonos del Tesoro: Obligaciones del Tesoro de Estados Unidos a largo plazo (más de 10 años para el vencimiento original)

Instrumentos comunes del mercado de dinero Acuerdos de Recompra – Acuerdos para comprar los valores (casi siempre letras del tesoro) y revenderlos a un precio especificado más alto en una fecha posterior Aceptación Bancaria: Notas comerciales de promesa a corto plazo por la cual un banco se compromete a pagar al portador el valor nominal al vencimiento

Instrumentos comunes del mercado de dinero Papel Comercial: Pagarés no garantizados a corto plazo, en general emitidos por grandes corporaciones (notas de deuda no seguras)

Instrumentos comunes del mercado de dinero Valores de una Agencia Federal Deuda emitida por una agencia federal a traves del Federal Financing Bank. Están garantizados por la agencia emisora del valor y algunas veces por el gobierno de Estados Unidos Certificados de Depósito Negociales : Inversión de denominación alta en un depósito de periodo negocialbe en un banco comercial o una institución de ahorro que paga una tasa de interés fija o variable durante un periodo específico

Intrumentos comunes del mercado de dinero Eurodólares: Un depósito denominado en dólares estadounidenses –por lo general en un banco localizado fuera de Estados Unidos- no sujeto a los reglamentos de la banca estadounidense Acción Preferencial de mercado de dinero Acción preferencial que tiene una tasa de dividendos que se vuelve a fijar cada 49 días

Determinación del portafolio de valores comerciales a corto plazo de una empresa Efectivo Rápido Seguridad y bursatilidad son las variables más importantes Seleccionar Valores del Tesoro Efectivo Libre Efectivo Rápido Efectivo Controlado

Debería elegir CDs, repos, BAs, euros Determinación del portafolio de valores comerciales a corto plazo de una empresa Efectivo Controlado La bursalitidad es menos importante, se enfoca en hacer coincidir los vencimientos Debería elegir CDs, repos, BAs, euros

Basa la elección en el riesgo - rendimiento Determinación del portafolio de valores comerciales a corto plazo de una empresa Efectivo Libre Basa la elección en el riesgo - rendimiento Cualquier instrumento financiero puede ser seleccionado para este segmento

Investigaciones en Grupo En los grupos de trabajo investigar los tipos de instrumentos financieros que se pueden negociar en la Bolsa de Valores de Guatemala y sus condiciones.