Escuela Latinoamericana de Pensamiento y Diseño Sistémico (ELAPDIS) CENDITEL Centro Nacional de Desarrollo e Investigación en Tecnología Libres Escuela Latinoamericana de Pensamiento y Diseño Sistémico (ELAPDIS) Seminario de Verano sobre Diseño y Diagnóstico Organizacional a partir de la Cibernética Organizacional Alfonso Reyes Alvarado Universidad de los Andes, Bogotá Julio 10 y 11 de 2008

Temas de la sexta parte El método Cibersyn Generalidades sobre indicadores ¿Qué medir? ¿Cúando medir? Hoja de vida de un indicador Ciberfilter Valores de actualidad, óptimo efectivo y óptimo potencial Índices de logro, latencia y desempeño Ciclos de control El proyecto en Chile

El método Cybersyn Etapas Herramientas Construir Declaración de Identidad. Elaborar Desdoblamiento de Complejidad. Seleccionar aspectos relevantes. Construir indicadores. Calcular índices. Desarrollar prácticas. Nombrar sistemas y TASCOI Modelos estructurales. Factores Críticos de Exito. Hoja de vida de Ind. CYBERFILTER. Ciclos de control.

Generalidades sobre indicadores

Un modelo genérico de control Índices (sobre un FCE) Perturbaciones Valores Esperados Sistema Ciclo de aprendizaje  Comparador Reportes por excepción Estrategias de Acción

Primer aforismo del control: LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR Un indicador es el resultado de una función calculada periódicamente en un dominio de acción. Definición del Indicador Valor del indicador Criterio de comparación

¿Què debemos medir?

VALOR AGREGADO DE UN PROCESO Situación anterior Transformación PRODUCTOS / SERVICIOS Situación actual INSUMOS ¿QUÉ SE HIZO? ¿CÓMO SE HIZO? INDICADORES ¿PARA QUÉ SE HIZO?

TIPOS DE INDICADORES Tipo E (indicadores que miden el cumplimiento de metas de la transformación, es decir, indican qué hace el sistema) Tipo F (miden que tan óptimamente se están empleando los recursos del sistema, es decir, se enfocan en cómo se realiza la transformación) Tipo I (miden el cumplimiento del propósito del sistema, es decir, para qué lleva a cabo la transformación)

EJEMPLO Actividad: Capacitación a jueces en gestión judicial. Tipo E. (¿Qué?) {# jueces capacitados/ # jueces} Tipo F. (¿Cómo?) {Costo de capacitación por juez} Tipo I. (¿Para qué?) {Productividad de los despachos}

ORTOGONALIDAD DE LOS INDICADORES Tipo E  Indicadores de EFICACIA Tipo F  Indicadores de EFICIENCIA Tipo I  Indicadores de EFECTIVIDAD Se puede ser Eficaz sin ser Eficiente ni Efectivo? Se puede ser Eficiente sin ser Eficaz ni Efectivo? Se puede ser Efectivo sin ser Eficaz ni Eficiente?

¿Cuàndo medir?

Tiempo entre observaciones Tiempo del ciclo de control Medición en Tiempo Real Tiempo entre observaciones vs. Tiempo del ciclo de control

Δt To Δt To » ? Δt To « Δt To ≈    ≡ ≡ Tiempo del ciclo de control VE Sistema EA P  Comparador I RE To ≡ Tiempo entre observaciones Δt To VE Sistema EA P  Comparador I RE Δt To Δt To » VE Sistema EA P  Comparador I RE Δt ? Δt To « Δt To ≈

Medición en tiempo real Medimos un indicador en tiempo real cuando el tiempo de su ciclo de control es similar al tiempo entre mediciones. Por lo tanto, la pregunta sobre “cada cuanto medir” un indicador no es trivial. Por otra parte, ajustar estos dos tiempos es un problema de re-ingeniería de procesos.

Diagnosticar un sistema de control de gestiòn

Inventario de indicadores Ecología Ética (responsabilidad social) Equidad Otros aspectos medibles

INVENTARIO INDICADORES Análisis Crítico de los Indicadores Concentrados en un aspecto No miden lo que se espera

Alineaciòn de los indicadores con la estructura de procesos

Cruce de indicadores con Actividades Primarias

SATENA E1 E2 F1 F2 F3 I1 O1 Bogotá F4 Air transport E3 E4 F5 Packages and letters E5 Passengers "Social" Commercial Charters Renting planes Maintenance Medellín … Cali OTROS EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

Hoja de vida de un indicador

Nombrar Sistemas Competencia Reguladores Organizadores Insumos Bienes / Servicios Transformación Suministradores Clientes Actores

FCE 4 FCE 5 FCE 6 FCE 1 FCE 2 FCE 3 FCE 7 FCE 8 FCE 9 FCE 13 FCE 14 FGN Direcc. Secc. m Secc. 1 URI Turno 1 Turno 2 Turno 3 Unidad Secc. Tipo v Tipo 1 Local. Tipo z Acusar Investigar Recibir Denuncias Resolver Sit. Jur. Notificar Practicar Pruebas Local z Secc. p Local 1 Nal. n Nal. 1 FCE 13 FCE 14 FCE 15 FCE 10 FCE 11 FCE 12 FCE 19 FCE 20 FCE 21 FCE 16 FCE 17 FCE 18 FCE 22 FCE 23 FCE 24 FCE 25 FCE 26 FCE 27 FCE 28 FCE 29 FCE 30 FCE 34 FCE 35 FCE 36 FCE 31 FCE 32 FCE 33

Calcular ìndices

Cyberfilter Es un mecanismo de atenuación de la complejidad de un sistema de control de gestión. Se basa en la definición y cálculo de índices y en la generación de reportes por excepción.

Construcción de índices Para cada indicador se definen tres valores: ■ Actual; ■ Óptimo efectivo; ■ Potencial.

Actual Es el valor que toma el indicador en un momento determinado, puede por tanto variar en cada instante t de medición. Se encuentra relacionado con la operatividad y el día a día. Comúnmente es el valor observado en los sistemas de indicadores.

Óptimo efectivo Es el máximo valor (o el mínimo, según sea el sentido de interpretación del indicador), que puede tomar el indicador aceptando las restricciones actuales de la entidad. Es importante diferenciar entre el óptimo efectivo y la capacidad máxima.

Óptimo efectivo .vs. Capacidad

Óptimo efectivo El valor de “óptimo efectivo” para un indicador se fija. Hay dos formas para determinarlo: Histórica; “Benchmarking”

Valor de Óptimo efectivo determinado por la historia Se observa el comportamiento del indicador en los últimos periodos. Se toma el mayor (o menor, según sea la interpretación del indicador) valor obtenido en este período, una vez descartados los valores que correspondan a situaciones coyunturales. Óptimo efectivo Censo

Valor del óptimo efectivo determinado por “Benchmarking” Se escoge el máximo valor (o el mínimo, según sea la interpretación del indicador) de un indicador similar tomado de observar una actividad análoga que se realiza en otra entidad. Es importante que esta actividad esté enmarcada dentro de un contexto similar al que se encuentra la actividad que se está estudiando.

Potencial Es el máximo valor (o el mínimo, según sea la interpretación del indicador) que tomaría el indicador si la entidad invierte para reducir (o eliminar) las restricciones actuales. Este valor es el resultado de un proceso de negociación de recursos y refleja los compromisos correspondientes.

Indices  x   Potencial Latencia Óptimo efectivo Desempeño Logro Actual

Índices Por definición, cada índice está entre 0 y 1 Un valor bajo de logro indica problemas en la gerencia (o gestion) de recursos. Su dimension temporal se refiere al presente. Un valor bajo de latencia indica un bajo nivel de inversión o que ésta no está causando los efectos esperados sobre el indicador respectivo. Su dimension temporal es el futuro.

Indices Qué mide el índice de desempeño? Note que este índice solamente tiende a 1 cuando simultáneamente el índice de logro y el de latencia tienden a 1. Es decir, el índice de desempeño mide el balance entre la gestión del presente y la inversión del futuro.

Reportes por excepción Para cada índice se define un rango de valores aceptables (entre 0 y 1). El sistema de control de gestión solo debe reportar aquellos índices que se encuentren por fuera de este rango de “valores de alerta”. Note que todos los índices reflejan porcentajes independientemente de la unidad de medida del indicador correspondiente.

A manera de Síntesis

INDICES Logro; Latencia; Desempeño

Desarrollo de prácticas

Un modelo genérico de control Índices (sobre un FCE) Perturbaciones Valores Esperados Sistema  Comparador Reportes por excepción Estrategias de Acción

CICLO DE CONTROL PARA CADA FACTOR CLAVE (CRITICO) DE ÉXITO ROL RESPONSABLE PERTURBACIONES INDICADOR INDICADOR FCE • ESTRATEGIA DE GESTIÓN I ESTRATEGIA DE INVERSIÓN Valor Esperado

El proyecto Cybersin