Tareas Contables y Administrativas Unidad IV Tareas Contables y Administrativas

Cuenta, Folio y Voucher Cuenta Es un formulario donde se registra la información financiera y se acumula y totaliza. Hay cargos y pagos, los cargos se asientan como débito y los pagos como crédito. Una cuenta de un huésped es un registro de transacciones financieras que ocurren entre el huésped y el hotel. Cuenta corriente son cuentas de empresas se registran las transacciones de empresa, agencias, líneas aéreas, con las que el hotel tiene acuerdos especiales.

Folio Es el registro de todas las transacciones que afectan el equilibrio de una sola cuenta. Cuando se genera una cuenta, se genera automáticamente un folio con base cero. Se ingresan los consumos y al momento de check out el folio vuelve a cero y se compensan todos los gastos contra el método de pago. Folio del huésped: es la cuenta asignada a un individuo o hab. Y suele coincidir con el Nº de habitación. Master folio es la cuenta asignada a mas de una persona generalmente utilizada para grupos. Las cuentas pueden tener mas de un folio

Voucher Es un comprobante o vale que emiten las agencias de viajes y que entregan a los clientes que han comprado el alojamiento en los hoteles de su preferencia, luego que han recibido de ellos el pago. Este comprobante tiene que se entregado en el hotel y servirá de comprobante que el huésped ya ha pagado el servicio de alojamiento.

Cuentas Es un formulario donde se registra la información financiera y es acumulada y totalizada Hay cargos y pagos. Los cargos se asientan como débitos y los pagos como créditos.

Caja y Fondo de caja Es un subdepartamento de recepción. Funciones básicas Cobro facturas , Recepción de recaudación, Pagos a terceros, Prestamos a clientes, Cambio de divisas, Fondo de caja Es la suma de dinero en efectivo con la que se abre la caja de cada turno y permite atender los movimientos del departamento. Debe ser recibido y entregado en cada turno con los controles y formularios que el hotel establezca como procedimiento.

Funciones del cajero Recibir y entregar la caja en cada turno, comentando las novedades. Cada operación efectuada debe ser registrada. Emitir el listado de control de caja. Conocer sobre las formas de pago admitidas en el hotel. Cumplir con los procedimientos contables establecidos en cada hotel. Rendir las facturas emitidas en el turno. Rendir comprobantes de pagos realizados en el turno.

Auditor Nocturno Además de cumplir con las mismas tareas de los otros turnos, se ocupa de efectuar el cierre diario y su auditoria. Este procedimiento suele hacerse a la 1, 2 AM El cierre diario de operaciones se efectúa en forma automática consiste de una serie de pasos secuenciales. A medida que se van concretando, el sistema informático, va emitiendo listados e informes sobre las operaciones que se realizan en cada punto de venta. El proceso comienza con la carga automática de alojamiento a las hab ocupadas. Todos estos informes con controlados primero por el auditor y luego se entrega a el sector de finanzas para su control.

Tareas del auditor nocturno Revisar los estados de cuenta de los huéspedes y verificar los créditos. Controlar la correcta aplicación de tarifas y los folios según quien paga. Verificar las noches gratis, descuentos, cortesía, recargos. Verificar la existencia de vouchers. Controlar los ticket emitidos por sectores del hotel y guardarlos en los folios correspondientes. Controlar cuentas maestras. Emitir listados de no show, e informar Preparar check in del día siguiente.

Presupuesto y Forecast En todo hotel se hace un presupuesto de gastos e ingresos para el año siguiente. Se realiza por sectores, el de recepción va junto a housekeeping y lavandería. Cada sector estudia necesidades, gastos comunes y extraordinarios, necesarios para el año siguiente, lo cotiza y calcula la inflación según datos económicos del país. Ejemplo- Comunes: papelería, llaves de Hab, material de uso diario. En este caso el gte calcula lo utilizado este año y aplica la inflación. Extraordinarios: compra o actualización de un sistema nuevo, compra de un carro de bell boys o doorman, uniformes. Todos estos pedidos se presentan en el presupuesto y se espera la aprobación o no para organizar su compra durante el año.

Forecast Su significado es el una previsión a 10 días. Es la proyección de una tendencia, identifica tendencias de un mercado. El presupuesto es un base de referencia para que puedas ejecutar un plan. Es un plan de gastos y costos a incurrir en un período determinado. Forecast es tendencias en base a promedios.