PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Teddy Sánchez Gómez Especialista en Archivos teddy.sanchez@essalud.gob.pe

PLANIFICACIÓN Las organizaciones, tanto públicas como privadas son conscientes de la importancia de la planificación para el cumplimiento de sus objetivos y metas. ¿Qué es la planificación? Procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles.

El plan de trabajo como instrumento de planificación detalla las actividades que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos propuestos, para lo cual se establecen metas, indicadores, tiempo de ejecución y responsables. ¿Por qué se hace un plan de trabajo? Ordena lógica y secuencialmente la fase de ejecución de actividades Permite realizar el seguimiento de la ejecución de las actividades programadas. Facilita el proceso de evaluación.

ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos. e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo General de la Nación. R.J. N° 073-85/AGN-J

Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la Nación. R.J. N° 073-85/AGN-J

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO DESCONCENTRADO ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013 ) SECRETARIA GENERAL COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS OFICINA DE ADMINISTRACION DE LA INFORMACION * ORGANOS DESCONCENTRADOS QUE LO POSEAN ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO DESCONCENTRADO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO PERIFERICO (NIVEL CENTRAL) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL)

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO DESCONCENTRADO COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS DESCONCENTRADO ARCHIVO DESCONCENTRADO ARCHIVO PERIFERICO * (NIVEL DESCONCENTRADO) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DIRECTIVA N° 003-2008-AGN/DNDAAI “NORMAS PARA LA FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA”

FINALIDADES DEL PATOAA · Contar con un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las entidades de la Administración Pública. · Unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.

OBJETIVO DE LA DIRECTIVA Establecer pautas procedimientos formulación aprobación ejecución evaluación Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública. 

El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos (SNA). Permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública. Forma parte de un plan mayor como es el Plan  de Desarrollo Institucional o Plan Operativo Institucional.

I. Alcance Señalar el ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central).

II. Objetivo General Se debe señalar los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año, y debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una acción o compromiso (actualizar, adecuar, establecer, favorecer, cumplir, contribuir, etc.).

III. Objetivos específicos Definen la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizarán, así como qué logros y resultados se espera alcanzar.

IV. Política Institucional Se especifica el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional que normarán el quehacer archivístico dentro de la entidad.

V. Realidad Archivística Este punto esta dividido en los siguientes secciones: Organización Normatividad Personal Local y equipos Fondo Documental Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas

Realidad Archivística Organización Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional (archivos de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la entidad), precisar organización, línea de dependencia o ubicación administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc.

Realidad Archivística Normatividad Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por la entidad.

Realidad Archivística Personal Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de capacitación del personal del OAA.

Realidad Archivística Local y Equipos Indicar las características del local o locales del OAA, de los archivos periféricos y/o desconcentrados (número de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como también, los tipos y las características de los equipos que se poseen (estanterías, armarios, gaveteros, mesas de trabajo, fotocopiadoras, equipos de microfilm, equipos de grabación, scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.).

Realidad Archivística Fondo Documental Señalar las principales series documentales, indicando sus correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales. Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o legibles a máquina, indicarán la cantidad total de unidades y sus fechas extremas.

Realidad Archivística Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas Referir las actividades programadas respecto a la organización, descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación, servicios de documentos que se realizarán durante el año. Al respecto véanse las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85- AGN-J del Archivo General de la Nación.

VI. Programación de Actividades

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - 2014

Presupuesto Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el monto asignado.

INFORME DE EVALUACIÓN DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS