EL ARCHIVO, LOS DOCUMENTOS Y SU IMPORTANCIA PRIMERA CLASE EL ARCHIVO, LOS DOCUMENTOS Y SU IMPORTANCIA Expositora : Lourdes Paz de Noboa Rodríguez

Los Documentos

El Estado como ente administrativo produce documentos durante su gestión para comunicarse, hacer planes, etc., y a su vez requiere del valor testimonial y de la información, tanto del contenido en la documentación que produce, como en la que recibe. La documentación es indispensable en la administración pública, sirve para utilizar la información que contiene, tanto en su funcionamiento como para la preparación de planes y proyectos y en la etapa posterior cuando se ejecutan. El progreso y desarrollo de los pueblos no puede realizarse sin el aval de los documentos; de lo contrario pierde las raíces del pasado y no se emplea información sustentatoria. El desenvolvimiento implica conocimiento de antecedentes que sirvan de base para actuar" Guillermo Durand Flórez

Concepto de “Documento”   Concepto de “Documento” La palabra documento procede de su similar latina DOCUMENTUM, que a su vez es derivada del verbo DOCERE, que significa enseñar, instruir. Su etimología descubre la clave de su concepto esencial: el documento enseña, ilustra. 

En sentido amplio y genérico, documento es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que pueda transmitir el conocimiento humano ; libros, revista, fotografías, filmes, microfilmes, microfichas, láminas, transparencias, diseños, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, fichas perforadas, manuscritos, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsímiles, y de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y esté sometido a intervención de una inteligencia ordenadora

Los Documentos Archivísticos, son todo aquello que contenga información de cualquier fecha, forma y soporte, producidos por cualquier persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones.   Los Documentos son fuente primaria insustituible para el conocimiento del pasado histórico de nuestro país y constituyen un acervo cultural inapreciable. Los Documentos Archivísticos son las bases para el conocimiento histórico del Perú, el funcionamiento del Estado, la salvaguarda de los derechos ciudadanos y el desarrollo nacional.

Los documentos de valor permanente, fuente de nuestra identidad nacional, forman parte de los valores culturales que el Estado está obligado a proteger. Para ello existe un marco jurídico de aplicación a nivel nacional y de obligatoria observancia, que permite el desarrollo gradual para el éxito de la tarea de modernización de los archivos. Los documentos, surgidos de la vida administrativa, son útiles para el funcionamiento de las entidades públicas y/o privadas, y para el conocimiento de su historia

  Documento Archivìstico es constancia, fuente de información, testimonio de sí mismo, producto de las actividades .

LOS ARCHIVOS  

  “Sabemos que cualquier sociedad, institución o individuo, para el desarrollo de sus funciones y actividades, produce documentos desde hace unos cinco mil años, documentos que organiza y conserva por que son soporte y testimonio de sus actos y porque contienen información que los justifica. Por lo tanto, si se quiere funcionar bien, los tendrán que mantener organizados y su consulta tiene que resultar fácil y poco costosa. Eso no se consigue si no se archivan, si no hay archivo y si no se pone al frente la persona que sabe bien cómo se producen y porqué se custodian, es decir, si no se conoce la disciplina de los archivos” Vicenta Cortés.

Conceptos de Archivo   ·  Conjunto de documentos producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o transferidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. · Institución responsable del acopio, organización, descripción, selección, conservación y servicio de los documentos. · Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Los Archivos son las entidades encargadas de la conservación, ordenamiento y clasificación de los fondos documentales y por consiguiente deben estar debidamente organizados para prestar un eficiente servicio. Es necesario que la ciudadanía tome conciencia de la importancia de los archivos y se sensibilice juntamente con los archiveros considerándoseles como parte integrante del Patrimonio Cultural, porque la ley así lo ordena, y porque la Legislación Archivística dirige la conducta de la sociedad en este aspecto, promoviendo el comportamiento y compromiso de todos hacia la protección de nuestra memoria nacional.

LEGISLACION ARCHIVISTICA Decreto Ley 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación (16.05.1972)   Decreto Supremo 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley Nº 19414 (29.10.1975). Ley 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacion (27.07.2004) Ley 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos (11.06.1991) Decreto Supremo 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº 25323 (26.06.1992) Decreto Supremo Nº 005-93-JUS, Modificatoria del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

FUE CREADO MEDIANTE LEY EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION FUE CREADO MEDIANTE LEY DEL 15 DE MAYO DE 1861.

Ente rector y central del Sistema Institucional de Archivos. El Archivo General de la Nación es un organismo público descentralizado del Sector Justicia. Ente rector y central del Sistema Institucional de Archivos.

EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de LEY 25323 11 junio 1991 Se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas en el ámbito nacional

FUNCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS PROTEGER Y DEFENDER EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION. CONTRIBUIR A LA EFICIENTE GESTIÓN PÚBLICA Y PRIVADA EN APOYO AL DESARROLLO NACIONAL   FOMENTAR LA INVESTIGACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA A TRAVES DEL SERVICIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS S.N.A. 01 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS S.N.A. 02 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS S.N.A. 03 DESCRIPCION DOCUMENTAL S.N.A. 04 SELECCION DOCUMENTAL S.N.A. 05 CONSERVACION DE DOCUMENTOS S.N.A. 06 SERVICIOS ARCHIVISTICOS

  Las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos son de obligatorio cumplimiento por todos los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional

INTEGRANTES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL DEL NACION ARCHIVOS REGIONALES ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PUBLICAS ARCHIVOS NOTARIALES ARCHIVOS MUNICIPALES El Archivo General de la Nación es el órgano rector del Sistema Nacional de Archivo

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

SISTEMA COMBINACIÓN DE PARTES REUNIDAS PARA OBTENER UN RESULTADO O FORMAR UN CONJUNTO. CONJUNTO DE ELEMENTOS, PRINCIPIOS, NORMAS, QUE SE INTERRELACIONAN, DE MANERA CONCATENADA PARA FORMAR UN SOLO CUERPO

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO PERIFÉRICO ARCHIVO CENTRAL

Archivos Centrales En su concepto, está implícita la idea de central. No es el archivo de una de sus unidades sino el Archivo de toda la institución o empresa.   Contiene el fondo documental reflejando según la estructura orgánica u organigrama las actividades de las diversas facultades y dependencias centralizadas. Por su importancia para la historia e investigación ofrece un irremplazable respaldo informativo, testimonial y patrimonial como memoria para la gestión y la historia.

Archivos Periféricos

Archivos de Gestión o Archivos Secretariales Nacen en cualquier dependencia administrativa donde se generan o recepcionan documentos para un fin determinado. Comprenden el funcionamiento de la administración, los procedimientos de la producción, el curso y la selección de documentos. El procedimiento administrativo tiene estrecha relación con la gestión de los documentos.

EL ARCHIVO DE GESTION ES EL DE MENOR NIVEL INSTITUCIONAL, QUE CORRESPONDE A CADA UNA DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS U OFICINAS. ES EL ENCARGADO DE LA CUSTODIA Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS QUE PRODUCE, MIENTRAS DURE SU VIGENCIA ADMINISTRATIVA, CUYA CONSULTA ES FRECUENTE.

EN OTRAS PALABRAS, EL ARCHIVO DE GESTIÓN, PERTENECE A LA OFICINA PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS, COMO CONSECUENCIA DE LOS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS QUE REALIZA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES, SIENDO UTILIZADOS CON MUCHA FRECUENCIA PARA RESPONDER LOS DISTINTOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN.

GRACIAS lpdnr@yahoo.es lpazdenoboa.archivogeneral.gob.pe