GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES AULA CLIC Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES El asistente para informes Tablas/Consultas Es la tabla o consulta en uso. Campos disponibles: Corresponde a los campos de la tabla/consulta en uso. Con > selecciono campos que voy a usar uno a uno. Con >> selecciono todos los campos Con < y con >> descarto los campos seleccionados previamente. Esta es la primera ventana que veremos:

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo). .

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe. .

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la impresión y acceder a la configuración de la página. Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES INFORMES Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho uno de los controles que introduce Access automáticamente (como el contador de páginas), lo más sencillo es mover o reducir el control. También será conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarán nunca (por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS En la imagen verás que el botón Opciones >> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar. Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada aulaClic.accdb. Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Exportar a Word y Excel Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la pestaña Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas tendrás que hacer clic en su botón, situado en la pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular. Obviamente este botón sólo estará habilitado si hay alguna tabla vinculada en la base de datos. Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará dónde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.