Manejo Institucional de la Información Estratégica en las Organizaciones ...Un Nuevo Enfoque

El Manejo de Información En toda Institución, la información es un activo que debe de ser administrado, controlado y resguardado como tal. La función tradicional de archivo no ha sido actualizada a las necesidades modernas de las instituciones y ésto crea debilidades operativas, legales, estratégicas y competitivas. Es imposible manejar documentos electrónicos con los sistemas de archivo tradicionales ...!

La Diversidad de Formatos En la actualidad, más del 40% de la información se maneja, guarda y almacena en papel. El documento impreso presenta dificultades y deficiencias en su manejo y acceso. El Archivo en papel conlleva riesgos en su conservación física, generando altos costos de almacenaje. Hoy día, más del 50% de la información estratégica de las instituciones se maneja y almacena en formato electrónico. Esta información normalmente se encuentra fuera de cualquier política de seguridad, registro o control de archivo institucional. Información confidencial o sensitiva viajando en LapTops, con los riesgos que conlleva de pérdida. Manejo separado de información en formato electrónico de la información en papel.

Agravantes del Problema Falta de definición en las instituciones de un responsable de la función de organizar y preservar la información estratégica. Falta de herramientas modernas para administrar información en diversos formatos, en especial electrónicos. Ausencia de medios eficientes de respaldo de los equipos de cómputo personales. Ausencia de un plan para eliminar al máximo el uso del papel y evitar los problemas asociados a su manejo y preservación e impacto económico (p.ej.: cultura del fotocopiado).

La Función del Archivo Tradicional Sustentada en el manejo físico de los documentos. Orientada a la ubicación física de los volúmenes. Bajo un sistema complejo de clasificación universal, accesible a unos cuantos. Dependiente de criterios de búsqueda genéricos y limitados: autor, título, asunto o tema. Multiplicidad del mismo documento en función de la expectativa de consulta. Requerimiento de espacio físico considerable para su almacenaje.

El Nuevo Enfoque CONSULTA UNIVERSAL RESPALDO UNIFICADO CLASIFICACIÓN Y INFORMACIÓN EXISTENTE DE ARCHIVO EN PAPEL INFORMACIÓN EXISTENTE EN FORMATO ELECTRÓNICO Fortimax RESPALDO UNIFICADO RESPALDOS DE INFORMACIÓN EXISTENTES EN EQUIPOS PC CLASIFICACIÓN Y FORMATO UNIFICADOS INFORMACIÓN PRODUCTO DE PROCESOS INSTITUCIONALES

Cualidades del Formato Electrónico ÚNICO. Se crea una sola vez, se reproduce sin límite. INTANGIBLE. Se almacena en formato digital, al interior del sistema o medio electrónico. ACCESIBLE. Se puede manejar desde cualquier medio electrónico, inclusive remotamente. PROPAGABLE. Puede duplicarse o consultarse tantas veces como se requiera. COMPACTO. El espacio físico que ocupa es comparativamente inferior a su equivalente impreso.

Nuestra Propuesta P@PER-LESS. Aportación Ecológica = Incremento en Productividad. POLÍTICA INSTITUCIONAL. Unificación del Archivo Electrónico de la Organización. OFICINA VIRTUAL. Acceso Global, sin Restricción de Tiempo o Lugar. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Control de archivo, versiones, cambios y accesos. PORTAL COLABORATIVO. Integración de Contenidos, Disco Virtual, Suite de Oficina, Correo Electrónico, Agenda y WebDAV. SOLUCIÓN INTEGRAL. Un solo ambiente de producción institucional: Fortimax.

¿Por qué Fortimax? ENFOQUE INTEGRAL. Se adapta a las políticas y procedimientos de la institución. PLATAFORMA ABIERTA. Convive y refuerza los procesos institucionales existentes, independientemente de su arquitectura de sistemas. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Administra y controla el acceso de usuarios, mediante la asignación de perfiles y el encriptamiento de los datos. El licenciamiento reside en los activos de la institución y se cotiza por procesador, sin límite de usuarios. PROTEGE LA INVERSIÓN. Proporciona soporte técnico y actualizaciones de versión. Optimiza los procesos productivos, erradicando prácticas de gasto corriente. AUTONOMÍA DE OPERACIÓN. Capacitando al Grupo de Implementación, transfiriéndole el conocimiento necesario para adaptar y evolucionar la estructura de aplicativos. SOLUCIÓN INSTITUCIONAL. Conjunta funcionalidades de: Manejador de Contenido, Administrador de Documentos, Sistema de Respaldo, Disco Virtual y Portal Colaborativo, incluyendo Suite de Oficina, e-Mail, Agenda y WebDAV.

Funcionalidades Principales Como Manejador de Contenido Empresarial (Enterprise Content Manager) : Almacena la información corporativa en un repositorio central seguro, que clasifica la información y facilita su respaldo corporativo. Soporta cualquier formato de documento electrónico. Ofrece la digitalización de documentos en línea, a través de su interfase con escáneres. Da seguimiento al proceso de creación documental, a través del control de múltiples versiones de los documentos.

Funcionalidades Principales Como Administrador de Respaldos (Desktop Backup System) : Permite el respaldo y recuperación de directorios completos. Migración desde la estructura de Desktop hacia el ambiente corporativo de unificación de datos. Permite el cifrado y descifrado de información a través de algoritmos avanzados de seguridad. Como Disco Virtual: A través de su interfase Web permite la consulta y actualización de información a través de Intranet / red institucional (VPN) / Internet (Browser). Mantiene control del espacio de almacenamiento otorgado a cada usuario o aplicación.

Funcionalidades de Escritorio Como Portal Colaborativo (Ofimática, e-Mail, Agenda y WebDAV) : Portal (single-sign-on, “desktop” configurable). Correo electrónico (Zimbra-by-Fortimax), Directorio, Agenda, Chat (“instant-messages”). Creación y edición de documentos en línea (ThinkFree-by-Fortimax): Write, Show, Calc. Conversión de archivos a formato PDF, HTML, XML. Compartir Expedientes y Archivos mediante una dirección URL al destinatario (WebDAV). Extensión de servicios hacia otras aplicaciones Web y conectividad al Portal Institucional Iportlets).

Integración Modular Portal Colaborativo Procesos de Negocio Fortimax Control de Gestión Integración de Procesos Unificación de Formatos Respaldo de Información OCR & TR Administrador de Archivo Digitalización Masiva

Configuración y Conectividad Institucional

Plataformas que soporta Servidor: Windows 2000 Professional o superior Linux Mac OS/X Sun Solaris, HP/UX, AIX Soporte de Java2, Versión 1.5 Software: Servidor HTTP TOMCAT y APACHE (sin costo) Internet Information Services (IIS) Servidor de Aplicaciones J2EE TOMCAT (sin costo) WebSphere, WebLogic, Sun Servidor Base de Datos con soporte a JDBC ANTS (alternativa de bajo costo) ORACLE, SQL Server, DB2, Informix

¿Qué me permite hacer Fortimax? CONFIGURAR ÁREAS DE TRABAJO EXPLORADOR DE CONTENIDO: MIS DOCUMENTOS. Es el área personal del usuario, puede crear carpetas de trabajo a voluntad. GAVETAS. Es el área reservada a la institución, la configura el Administrador en función de las necesidades de manejo de información estratégica institucional. EXPEDIENTES. Lo conforman todos los documentos relativos a un tema común.

¿Qué me permite hacer Fortimax? BARRA DE HERRAMIENTAS (Funcionalidades Estándar): CREACIÓN: CARPETAS Y ÁLBUM DE FOTOS. DIGITALIZACIÓN: DOCUMENTOS IMPRESOS. RESPALDO: ARCHIVOS, CARPETAS Y DIRECTORIOS. RECUPERACIÓN: FORTIMAX -> PC. COMPARTIR: EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS. DESKTOP: SUITE DE OFICINA. Procesador de Palabra, Hoja de Cálculo y Presentaciones. CORREO ELECTRÓNICO. Procesar e-Mail. AGENDA. Contactos y Tareas, con la posibilidad de Compartirlas.

Estructura de Aplicaciones Típica GAVETA Definición de Espacios de Trabajo a nivel Institucional. CARPETAS Áreas, Departamentos, Regiones, etc. EXPEDIENTES Institucional, Personal, etc. + DOCUMENTOS Archivos Estándar: Audio, Video, Imagen, sin límite de formato.

Expectativas de Evolución Incorporación de Funcionalidades Adicionales, en forma gradual. Atención a Usuarios incrementales: por Área, Departamento o Región. Adición de Procesos de Colaboración: Control de Gestión, CRM, SAP, otros. Interacción con Aplicaciones Institucionales y Aplicaciones Especializadas, basadas en estándares.

En Suma, Fortimax es: SOLUCIÓN INTEGRAL para el Manejo de la Información Estratégica de las Organizaciones. UNIFICACIÓN de la información institucional dispersa y disponible en diversidad de formatos, sin restricción de tiempo o lugar. SEGURIDAD y Control que permiten el manejo confiable de la información, ya sea internamente o en forma remota. INTEGRACIÓN de los ambientes de producción, adaptable a las normas y políticas de la empresa. FLEXIBILIDAD de operación con las diversas arquitecturas de cómputo estándar en la industria y permitir alternativas de desarrollo y adecuación al interior de su estructura.

S&C 01.06 ... La solución institucional para el manejo integral de la información estratégica !