Gestión del tiempo  Gestión del tiempo, tema 4

Continaamos con…. Planeación del tiempo Planeación del tiempo

¿Qué significa “planear”? Planear significa prepararse para hacer realidad los objetivos. Planear con éxito requiere definir lo que se quiere, fijar con precisión la meta y describirla por escrito. Un plan  tiene un cómo y un cuándo del cómo, porque el objetivo debe alcanzarse en tiempo y forma. El tiempo es el juez de todos los planes.

Planificar por adelantado La planificación no debe quedarse únicamente en un planteamiento, sino que debe llevarse a cabo. No hay que ser estricto hay que dejar margen a los posibles problemas que puedan surgir. Recuerda, hay que programar las actividades con la suficiente flexibilidad como para poder atender temas imprevistos, pero interesantes. Según el tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de un modo importante de unos a otros.

Cuanto más tiempo se invierte en planificar tanto, menos tiempo se gasta en realizar los objetivos, ahorrando tiempo. Cuanto mejor planifiquemos mejor aprovecharemos el tiempo. Cuanto más tiempo se invierte en planificar tanto, menos tiempo se gasta en realizar los objetivos, ahorrando tiempo. Cuanto mejor planifiquemos mejor aprovecharemos el tiempo.

¿Cómo podemos planificar nuestras actividades? Aquí te presentamos algunas sugerencias que te ayudará a planear mejor tu tiempo.

Agenda de trabajo Apuntes Planeación Consulta Direcciones Teléfonos Puedes utilizar una agenda de trabajo, En ella podrás anotar tus pendientes así como marcar las tareas que ya has cumplido. Es una herramienta muy útil si estás pensando en planear y administrar tu tiempo de una manera mas eficiente, pero eso si, si vas a llevar una agenda, deberás ser constante en el uso de la misma, ya que es muy fácil dejarla de lado. La agenda deber ser práctica ya que también es cuaderno de apuntes instrumento de planificación herramienta de consulta, archivo de ideas registro de direcciones, registro telefónico Agenda de trabajo

Puedes utilizar tu calendario de Outlook como apoyo para planificar las tareas y reuniones de tu día a día,

Agendas electrónicas Smartphones Tablets O bien, actualmente contamos con la ventaja de tener la tecnología de nuestro lado, por ejemplo agendas electrónicas, smartphones y tablets entre otros dispositivos que nos ayudan a organizar y planear todos y cada uno de los tiempos y tareas de nuestro día a día.

¿Qué ventajas podemos obtener al planificar nuestro tiempo? ¿Y qué ventajas podemos obtener al planificar nuestro tiempo?

El principio más importante de la planificación es LA ESCRITURA Escribir para no distraerse El principio más importante de la planeación es la escritura. Los planes que sólo se tienen "en la cabeza" desaparecen y se desechan más fácilmente La mejor manera de no salirse del camino es seguir lo ya escrito Controlando los resultados del día no nos olvidaremos de lo que queda por solucionar para el día siguiente Enfocarse en el lo de hoy

Con la planificación diaria podemos calcular mejor el tiempo perdido y planificar de una forma más realista tiempo para imprevistos Guardar las hojas en donde hemos planificados nuestras actividades diarias puede ayudarnos para reportar las horas de trabajo Los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la memoria Los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la memoria Con la planificación diaria podemos calcular mejor el tiempo perdido y planificar de una forma más realista tiempo para imprevistos Guardar las hojas en donde hemos planificados nuestras actividades diarias puede ayudarnos para reportar las horas de trabajo

¿Cómo planificar nuestros días?

Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial. Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.

Lo que se tiene que hacer Lo que se quiere hacer Lo que se tiene que hacer Lo que se pueda resolver en el día Un plan diario realista sólo debe contener, lo que realmente se quiere hacer, lo que se tiene que hacer y lo que se pueda resolver en el día. Mientras más alcanzables sean los objetivos fijados tanto más fácil será lograrlos.

Entonces… Atrévete a realizar una planificación por escrito, es relativamente sencillo y sólo requiere de ocho minutos. Entonces… Atrévete a realizar una planificación por escrito, es relativamente sencillo y solo requiere de ocho minutos.

Trabajos necesarios anotados en una lista de actividades para el día Asuntos o trabajos pendientes del día anterior Trabajos imprevistos a realizar en él día Anota en una hoja y todo aquello que usted quiera o tenga que resolver en el día.   También considera el tiempo que toma en atender llamadas telefónicas y leer correos. Trabajos necesarios para el día Asuntos o trabajos pendientes del día anterior trabajos imprevistos a realizar en el día

Anota seguido a cada actividad el tiempo que consideres necesario deberás dedicarle a cada una de ellas.   Toma en cuenta que el tiempo es escaso y cuenta con ocho horas para realizar todas las actividades. Toda esta planeación no tiene que llevarte más de ocho minutos.

Reservar tiempo muerto Hay que planificar únicamente una determinada parte del tiempo laboral, una cosa es lo que se planea y otra lo que realmente sucede, debemos planificar solo un 60% del tiempo laboral y dejar espacio para… Hay que planificar únicamente una determinada parte del tiempo laboral,   Recuerda q una cosa es lo que se planea y otra lo que realmente sucede, debemos planificar solo un 60% del tiempo laboral y dejar espacio para...

Acontecimientos imprevistos, Interferencias, ladrones de tiempo, entre otras, es decir no se requiere una planeación exhaustiva pero si una previsión. El resto de las tareas que falten por hacer habrá que posponerlo, suprimirlo o en caso de que sea necesario hacerlo en tiempo extra. Acontecimientos imprevistos, Interferencias, Ladrones de tiempo, entre otras, es decir no se requiere una planeación exhaustiva pero si una previsión. El resto de las tareas que falten por hacer habrá que posponerlo, suprimirlo o en caso de que sea necesario hacerlo en tiempo extra.

No dejar para otro día lo pendiente Se soluciona de una vez por todas Se olvida el problema y creemos que se solucionará por si solo Cuando en repetidas ocasiones hemos dejado para otra ocasión una actividad, se termina viendo como molesta y entonces hay dos opciones.   Te ha pasado que cuando dejas una actividad para otra ocación se termina viendo como molesta y en ocaciones dificil, cuando esto pasa tenemos dos opciones:

No prometer lo que no se va a cumplir Hay que establecer fechas viables de entrega de los productos o servicios a nuestros clientes, hay que establecer periodos de entrega que recojan los retrasos y problemas que puedan surgirnos. Hay que establecer fechas viables de entrega de los productos o servicios a nuestros clientes, hay que establecer periodos de entrega que recojan los retrasos y problemas que puedan surgirnos.

Aprender a decir "no". Aprender a decir "no", nos ayudará a conciliar la vida laboral y familiar. Debemos de estar conscientes de las actividades que tenemos agendadas.

Agrupar las tareas según nuestra capacidad Te recomiendo Realizar las tareas que requieran mayor esfuerzo y dedicación en aquellos momentos del día en que tu energía y capacidad de concentración sea mayor,   unido a los momentos en que menos puedan interrumpirte, pues esto incrementará tu productividad. realiza Las tareas rutinarias en aquellos momentos con bajo nivel de concentración.

Continúa con el siguiente tema… Actividades que te hacen perder el tiempo. Continúa con el siguiente tema,   Actividades que te hacen perder el tiempo.