SUCESIONES

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 2 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 I. OBJETIVO: Autorizar la escritura publica por la que se liquida una herencia siempre que los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente sean plenamente capaces, procedan de común acuerdo y lo soliciten mediante apoderado. II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del tramite sucesoral hasta la elaboración de la escritura publica. III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Escrituración DE APOYO: - Dec. 902 de 1988 Código civil Artículos 1008-1054 Código de procedimiento civil Articulo 586-624 Instructivo Expedición de Copias de escrituras

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 3 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 IV. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Solicitud servicio 11. Entregar telegrama 2. Reconocer el poder 12. Recibir copia 3. Revisión de documentos 13. Entregar edictos 4. Autorización Notario 14. Desfijar edicto 5. Reconocimiento del apoderado 15. Firma 6. Elaborar acta 16. Archivar edicto 7. Elaborar telegramas 17. Entregar documentos 8. Digitar edicto 18. Archivar documentos 9. Recopilar documentos 19. Extender escritura 10. Firma 20. Retirar documentos 11. Fijar edicto Fin

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 4 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Solicitud del Servicio Se presenta en la notaria solicitando la iniciación del tramite sucesoral. Entregar los siguientes documentos: Poder otorgado al abogado Solicitud Sucesión Acta de inventarios y avalúos Trabajo de partición Registro civil de defunción del causante Registros civiles de nacimiento de los herederos para demostrar parentesco Registro civil de matrimonio del cónyuge Cuando se requiera Registros civiles Usuario Reconocer el poder Los herederos deben reconocer el poder. Cuando se solicite el servicio Herederos

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 5 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Revisión de documentos Revisa los documentos entregados por el apoderado y verifica el ultimo domicilio o asiento principal de los negocios del causante que sea Zipaquirá o Cogua además de cumplir con los demás requisitos de ley. Es correcto? SI: Continua con el procedimiento No: Devuelve los documentos indicando los faltantes. Cuando se solicite el servicio Relación Sucesiones Asesor Jurídico Autorización Notario El notario debe autorizar la sucesión para su iniciación. N/A Notario Reconocimiento del apoderado Reconoce la solicitud, la relación de inventarios y avalúos y el trabajo de partición. Solicitud Sucesión Relación de inventarios y avalúos Trabajo de partición Apoderado Elaborar acta Elabora acta de iniciación de tramite de liquidación notarial, asigna numero e imprime. Una vez se tengan todos los documentos Acta de iniciación de tramite de liquidación notarial Digitador de Escrituración Elaborar telegramas Elabora telegrama a la Superintendencia, Imprime dos copias. La sucesión supera el monto de 16.000.000? Si: Elabora telegrama a las DIAN, Imprime dos copias. No: Continúa con el procedimiento. Telegrama Superintendencia Telegrama DIAN

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 6 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Digita el edicto Digita el edicto de sucesiones, imprime 3 copias. Una vez se tengan todos los documentos Edicto sucesiones Digitador de Escrituración Recopilar documentos Recopila los documentos y estampa sello rubrica. Sello Rubrica Asesor Jurídico Firma Firma los documentos Documentos del tramite sucesoral Notario Fijar edicto Fija un edicto en la cartelera de la Notaria por 10 días. Cuando se tengan los documentos firmados. Entregar telegrama Entrega el telegrama para la Superintendencia al correo y entrega la copia del telegrama con sello de adpostal. N/A Mensajero Recibir copia Recibe la copia del telegrama y archiva en la carpeta del tramite de la sucesión correspondiente.

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 7 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Entregar edictos Entrega al abogado los edictos para que los lleve a una emisora local y a un diario de circulación nacional , el telegrama a la DIAN acompañado de la copia original de los inventarios y avalúos. Cuando se tengan los edictos. Edictos Asesor Jurídico Desfijar edicto Transcurridos 10 días de la fijación del edicto en cartelera, procede a desfijar el edicto. Elabora nota de desfijación de edicto y estampa sello rubrica. Transcurridos 10 días de la fijación del edicto. Nota de desfijación Sello Rubrica Firma Firma de la nota de desfijacion. Cuando se haga la desfijacion del edicto. Notario Archivar edicto Archiva el edicto con nota de desfijacion en carpeta del tramite de la sucesión correspondiente. Entregar documentos Entrega: Edicto con sello de certificación de la emisora en la que fue publicado Pagina del diario en el que se publico el edicto con sello de certificación del diario sobre el texto del edicto. Copia del telegrama de la DIAN con sello de radicado de la DIAN. Cuando se haga la desfijacion del edicto N/A Apoderado

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 8 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Archivar documentos Archiva los documentos en la carpeta de sucesiones. Cuando la DIAN conteste, recibe el oficio de respuesta e informa al abogado. Respuesta del telegrama a la DIAN fue favorable? Si: Archiva el telegrama en la carpeta de sucesiones. No: Contesta el oficio de la DIAN, atendiendo el requerimiento hecho. Cuando se tengan la totalidad de los documentos. Telegrama DIAN Asesor Jurídico Extender escritura Se presentan a extender la escritura, otorga el abogado. Ver Procedimiento de Escrituración. Escritura Herederos y Apoderado Retirar documentos Retira los documentos de la carpeta y los anexa a la escritura.

PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES Código: ES-P-02 Página 9 de 9 Versión: 1 FECHA: AGO/2012 SELLO “RUBRICA” Elabora _______________________________ Coordinador de Calidad Revisa _______________________________ Asesor Jurídico Aprueba _______________________________ Representante del Notario Autoriza _______________________________ Notario