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TRATAMIENTO TÉCNICO DEL ACERVO DOCUMENTAL LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS ACOPIO DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN SERVICIO ARCHIVÍSTICO SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J del 31.05.1985

ACOPIO DE DOCUMENTOS

Inventarios de Transferencia de Documentos ¿EN QUÉ CONSISTE EL ACOPIO DOCUMENTAL? Es un proceso técnico archivístico que consiste en reunir la documentación generada en cada oficina administrativa de la Institución pública o privada, así como de personas naturales, con la finalidad de ponerla al servicio de los usuarios internos y externos de la Institución Herramienta de Gestión: Inventarios de Transferencia de Documentos

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? Es el conjunto de acciones y procedimientos relativos a la organización, selección, transferencia o eliminación de documentos desde sus centros de producción, para la debida conservación de los que tengan carácter permanente y que con un procesamiento eficiente sean utilizados de acuerdo a su ciclo vital. La administración de los documentos es función de los archiveros. Productos: -Plan Operativo de Archivo -Plan anual de adquisiciones -Manuales -Directivas -Reglamentos -Instructivos

¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Público esta constituido por dos niveles: a) NIVEL CENTRAL.- Órgano de Administración de Archivos.- responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación. Archivo Periférico Archivo de Gestión

B) Nivel Desconcetrado.- ¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? B) Nivel Desconcetrado.- Órgano de Administración de Archivos Desconcetrado.- Encargado de las actividades archivísticas a nivel regional, zonal o departamental de organismos y reparticiones del sector Público

DIRIGIR ¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? CONTROLAR PLANIFICAR CONTROLAR ORGANIZAR ORGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EJECUTAR DIRIGIR COORDINAR NORMAR

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En los Archivos de Gestión: ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En los Archivos de Gestión: La clasificación de los documentos será orgánico - funcional. Las unidades de archivamiento se ordenarán de acuerdo al sistema alfabético, numérico o una combinación de ambos. Los documentos dentro de cada unidad de archivamiento se ordenarán según el sistema más conveniente.

¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? CLASIFICACIÓN.- Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades de la INSTITUCIÓN, dentro de una estructura que es el CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

¿ Qué es el Cuadro de Clasificación? ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? ¿ Qué es el Cuadro de Clasificación? Es un esquema donde se encuentra estructurado las series documentales de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.. Cada grupo posee identidad propia y, si bien se relaciona jerárquicamente con los demás, no da lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos -por su origen- a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro

VENTAJAS DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? VENTAJAS DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Facilita la distribución de los documentos en las series y sub-series Facilita la distribución de las series documentales en las secciones Permite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento en los diferentes niveles de archivo. Sirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso archivístico

Principio de Procedencia Principio de Orden Original ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? En los Archivos Periféricos y en el Órgano de Administración de Archivos: La clasificación de los documentos se regirá por: Principio de Procedencia Principio de Orden Original Las unidades de archivamiento (cajas, legajos) provenientes de cada oficina se ordenarán numéricamente de manera correlativa.

¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Signatura- Se establecerá una codificación para identificar las unidades orgánicas y las series documentales de la entidad.

Cronológico y Numérico Correlativo Resoluciones Jefatura les ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Ordenamiento Clasificación SERIES Cronológico y Numérico Correlativo Comprobantes de pago Año 2008 Del 001 al 200 Expedientes Legales Signatura Serie : Comprobantes de Pago Código : CONTA 012 Numeración: 001 - 200 Fecha:01-01-02 al 30-12-02 Resoluciones Jefatura les

SELECCION DE DOCUMENTOS

Programa de Control de documentos (PCD) ¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Es el proceso Archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar a todas las series documentales de cada entidad para deteminar sus periodos de retención en base a los cuales se formulará el Programa de control de Documentos. PRODUCTOS : Programa de Control de documentos (PCD) Es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad

Garantiza la conservación de los documentos de valor permanente. ¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Objetivos: Garantiza la conservación de los documentos de valor permanente. Permite eliminar en forma periódica los documentos innecesarios. Programa la transferencia de los documentos de acuerdo a su ciclo vital. Permite aprovechar y prever la disponibilidad de los espacios, equipo, material y personal

El PCD esta conformado por el: Inventario de Series Documentales ¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad. El PCD esta conformado por el: Inventario de Series Documentales Tabla General de Retención de Documentos Índice Alfabético de las Series Documentales.

El Comité Evaluador de Documentos esta integrado: ¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? El Comité Evaluador de Documentos esta integrado: Un representante de la Alta Dirección de la entidad. El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante. El Jefe de la Unidad orgánica cuya documentación será evaluada. El Jefe del Órgano de Administración de Archivos, quien actuará como Secretario.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

Facilitar la localización de los documentos. ¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Es un proceso Archivístico que consiste en identificar , analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada unidad. FINES Facilitar la localización de los documentos. Garantiza el control de patrimonio documental Brindar un eficiente y eficaz servicio de información

PRODUCTOS : Guías Inventarios Catálogos ¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? PRODUCTOS : Guías Inventarios Catálogos

¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Caracteres Externos Clase : Textuales (manuscritos, impresos, mixtos Gráficos cartográficos (planos, croquis) En imagen y sonido Audiovisuales ,sonoros , visuales., Automatizado documentos digitados o digitalizado. Táctiles Lectura de Ciegos. Tipo : Aspecto formal que adopta un documento para el cumplimiento de una función determinada (cartas, informes, declaraciones juradas , resoluciones, actas etc. Formato referido a la unidad de instalación en la cual se conserva la serie documental (legajos, carpeta, cajas , volúmenes.) Cantidad , se refieres a la cantidad de folios , piezas documentales, legajos o de volúmenes. Si es fondo o sección se mide en metros lineales, si son series se mide en cantidad de unidades de instalación y si es una pieza documental hablaremos de folios

.¿En qué consiste la Descripción de Documentos? Analizar los caracteres Externos e internos de la documentación para implementar los instrumentos descriptivos necesarios. Entidad Productora : Se identifica contestando la pregunta, que persona o institución produjo el documento? Si es persona requerimos su ocupación , cargo y profesión / si es institución si es pública o privada. Caracteres Internos Orígenes Funcionales : Se identifica mediante la pregunta por que fueron producidos en cumplimiento de que función, actividad o trámite. Es necesario relacionarlo con la sección u oficina productora . Lugar y Fecha de Producción : Es importante indicar cuando o en que año fueron producidos los documentos y en que lugar. Contenidos Substantivos : Debe indicarse cuando los datos sobre el tipo de documentos y la procedencia no lo rebelan adecuadamente.

Instrumentos Descriptivos .¿En qué consiste la Descripción de Documentos? Instrumentos Descriptivos INVENTARIOS CATALOS GUIAS CONCEPTO: Es una descripción exacta y precisa de toso los acervos documentales que conserva un archivo. AMBITO Series Documentales TIPOS : Inventario Esquemático e Inventario de Registro CONCEPTO : Es la descripción Pormenorizada de una pieza documental AMBITO : Pieza documental. CONCEPTO : Es una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo acompañado de todo lo que pueda iluminar su valor y sentido. AMBITO : Fondos y Secciones TIPOS: General (AGN) y Especial (ONPE) Archivo Central / Histórico Archivo de Gestión / Central /Histórico Archivo Central / Histórico

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Plan anual contra siniestros Cronograma de desinfección .¿En qué consiste la Conservación de documentos? Es un proceso técnico archivístico en el cual se define las políticas de protección de la documentación de acuerdo a su soporte. La conservación implica dos niveles : La Preservación La Restauración PRODUCTOS : Plan anual contra siniestros Cronograma de desinfección

SERVICIO ARCHIVÍSTICO

.¿En qué consiste El Servicio y Difusión? Mas que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a nuestros usuarios directos e indirectos . PRODUCTOS : Plan estratégico de servicio y difusión Estadística de servicio Boletín de Archivo Pagina Web Evento de Capacitación Muestras documentales