Como Preparar un Estado Financiero y Proyecciones Efectivas Wallace Rodriguez Parissi CPA CMA CGFM CFE FCPA CICA Socio Administrador HLB Parissi

Que es un Estado Financiero Documento que resume: Posicion financiera a una fecha especifica Resultado de operaciones de un periodo Metodo de financiamiento y uso de efectivo Puede ser resumido o extenso, dependiendo de uso Uso interno o gerencial Uso externo – inversionistas, acreedores y reguladores

Estado de Posicion Financiera o Situacion (“Balance Sheet”) Presenta los activos, deudas, y patrimonio Es a una fecha especifica Los activos se presentan en orden de liquidez Las deudas se presentan en orden de vencimiento Dependiendo de la industria, a varias maneras de presentar este estado financiero, pero sus características son similares.

Activos Son bienes tangibles o intangibles Proveen valor a la empresa Efectivo, inventarios y propiedad son tangibles Cuentas por cobrar, prepagos y plusvalía son intangibles Proveen valor a la empresa Pueden convertirse en efectivo Se usan para operaciones en periodos futuros

Activos Deben salvaguardarse contra disposición o uso no autorizados NO debe ser propiedades personales de los dueños A menos que sea parte integral de la operación Como vehículos y locales

Activos Efectivo y equivalentes Inversiones Cuentas por cobrar comerciales Otras cuentas por cobrar Prepagos Plusvalía Propiedad, planta y equipo Cuentas por cobrar de accionistas o dueños debe presentarse por separado Inversiones o cuentas por cobrar con entidades relacionadas deben ir por separado

Deudas Incluye deudas actuales Suplidores, Empleados Gobierno Bancos Gastos acumulados, generalmente son de nomina Deudas estimadas Demandas Regulatorias Deudas con accionistas o dueños deben presentarse por separado Lo mismo aplica con deudas a entidades relacionadas, aun cuando sean comerciales

Patrimonio Diferencia entre activos y pasivos Acciones, aportaciones de los inversionistas Ganancias o perdidas acumuladas

Estado de Ingresos, Gastos y Resultado de Operaciones Provee información de los ingresos, por fuente y de los gastos, por naturaleza Distingue ingresos y gastos operacionales de los no operacionales Distingue la partida de contribuciones sobre ingresos Distingue información de ingreso comprensivo Mide el resultado final de las operaciones para un periodo especifico

Ingresos Deben presentarse en su totalidad Con un desglose de descuentos por separado, si son significativos Deben presentarse por renglón o fuente operacional Para proveer al lector de información sobre los ingresos cotidianos y recurrentes Ingresos que no provienen de las operaciones, deben distinguirse Si son significativos

Gastos Deben presentarse por su naturaleza Costo de ventas Compensación de empleados Renta Seguros Depreciación Intereses Deben presentarse de manera detallada, en orden de importancia para el negocio

Estado de Cambios en Equidad Provee información detallada de la composición de la equidad de los dueños Distingue la inversión en acciones, aportaciones de los dueños, y las ganancias o perdidas acumuladas. Provee información adicional de cambios en los componentes de equidad

Estado de Cambios en Equidad Acciones Comunes Acciones Preferidas Acciones Suscritas Ingreso Comprensivo Ganancias o perdidas acumuladas

Estado de Flujo de Efectivo Provee información de las fuentes de efectivo Distingue entre flujos provenientes de: Actividad operacional Actividad de inversión Actividad de financiamiento Provee información valiosa sobre la liquidez de la empresa y de sus métodos de financiamiento

Notas o Divulgaciones a los Estados Provee información sobre la empresa Provee información sobre los métodos para reconocer ingresos y gastos Detalla la composición de los activos y pasivos Deben ser claras y concisas para que un lector conocedor las entienda

Notas o Divulgaciones a los Estados Describe empresa y sus operaciones principales Describe manera en que reconoce ingresos y gastos Detalla cuentas compuestas Provee información de contingencias

Notas o Divulgaciones a los Estados No deben proveer información especulativa o proyectada Se relaciona a los estados financieros.

Notas Comunes Descripción de la empresa Empresas relacionadas, si alguna Efectivo y equivalentes Inversiones Inventarios y su composición Gastos pre pagados, si son significativos Propiedad, planta y equipo y método de depreciación Inversiones en otras entidades

Notas Comunes Gastos acumulados Contingencias por demandas o reguladores Transacciones de acciones o con accionistas Transacciones con entidades relacionadas Eventos subsiguientes a la fecha de los estados, y hasta la fecha de la emisión de los estados Cualquier otra información que la gerencia entienda que es relevante, pero deben evitar que sean especulativas

Estados para Uso Interno Generalmente para toma de decisiones operacionales Usualmente se enfocan en ciertas partidas o cuentas: Ventas mensuales Niveles y manejo de inventarios Facturación y cobro a clientes Cuentas por pagar y manejo de efectivo Otros según la gerencia necesite información especifica

Estados para Uso Interno Generalmente son en base de efectivo El formato y la frecuencia la determina la gerencia No deben ser usados para externos, a menos que se les informe de las limitaciones relacionadas a estos informes

Estados para Uso Externo Formato y contenido esta regulado por los principios de contabilidad generalmente aceptados Conlleva un análisis profundo, estimados y toma de decisiones Requiere la presentación de notas o divulgaciones Puede ser auditado, revisado, o compilado por un CPA

Estados para Uso Externo Inversionistas y dueños Acreedores Gobierno y otros reguladores Solamente los CPA pueden hacer informes de auditoria

Como Comenzar Hacer un inventario de las posesiones y deudas de la empresa Adquirir un programa de contabilidad adecuado para la operación No tiene que ser costoso, sino efectivo, para la empresa Emplear contable, preferiblemente con bachillerato en contabilidad Contratar CPA independiente que provea teneduría de libros Establecer balances iniciales

Como Comenzar Preparar un presupuesto operacional y administrativo Lo suficientemente detallado para considerar todas las variables Las ventas deben estimarse a base de una expectativa razonable del mercado

Como Continuar Establecer procesos contables que capturen efectiva y eficientemente la información financiera Los procesos han de proveer información a tiempo Las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurren Esto permitirá medir efectivamente los resultados de las operaciones Proveer para cierre de libros mensuales y anuales

Proyecciones Efectivas

Proyecciones Efectivas Ventas Costos Administración Determinar punto de balance (“breakeven-point”).

Ventas Determinar el mercado del bien o servicio Estimar reacción de la competencia Estimar precio del mercado real Considerar fluctuaciones de temporada

Ventas Determinar capacidad para suplir el mercado esperado Esto va afectar precio de venta También afecta la capacidad de producir el mercado Tanto en bienes como servicios

Costos Costos directos Costos indirectos

Costos Directos En manufactura: Materia prima Mano de obra directa Costo de conversión – maquinaria, luz, etc. necesarios para manufacturar el producto Acarreo a facilidades de manufactura Almacenaje NO es un costo capitalizable en inventario. En reventa – costo del bien a re-venderse

Costos Directos Mano de obra en planta de manufactura Horas profesionales, en venta de servicios Gastos incidentales a empleados Beneficios marginales Comisiones ventas

Costos Indirectos Variables Fijos Tienen que ver con el nivel de producción o manufactura (luz, seguros, almacenaje) Fijos Se incurren independientemente si hay producción Renta de facilidades Seguros generales Supervisores y administración

Ventas vs. Costo de Ventas Esto provee la ganancia bruta El margen de ganancia debe ser suficiente para cubrir Costos administrativos Costos de financiamiento Contribuciones Proveer ganancia a dueños

Administración “Lo que no se mide, no se controla” Administración es mucho mas que poner supervisores Determinar cuales son las actividades criticas que deben medirse Para poder tomar acción y corregir cualquier aspecto que se aparte del presupuesto y/o las expectativas gerenciales

Determinar Punto de Balance

Determinar Punto de Balance De esto depende el éxito de la empresa. Se debe determinar cual es el volumen mínimo de ventas (tanto de bienes como servicios) que provea para cubrir la totalidad de los gastos operacionales: Antes de contribución sobre ingresos y de Ganancia netas para dueños Veamos plantillas de presupuestos

Resumen Preparar un presupuesto razonable Establecer controles contables y administrativos Establecer mediciones y monitoreo de operaciones Preparar estados financiero completos y a tiempo.