PROYECTO DE MODERNIZACION Marzo 22 de 2013

Objetivo Garantizar herramientas conceptuales y prácticas para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en Secretarias de Educación Objetivos Específicos -Determinar los conceptos básicos de documentación en el Sistema de Gestión de Calidad. -Presentar algunos modelos para elaborar y presentar documentos del Sistema Gestión de Calidad. - Identificar los requisitos del Manual de Calidad según lo establecido en la ISO 9001.

Si con documentos tenemos problemas…… Como serian las cosas sin documentos?

Sensibilización del Proceso de Documentación Que se hace? Porque que se hace? Quien lo hace? Cuando lo hace? Donde lo hace? Como se hace?

Tipos de documentos en el SGC -Manual de procesos - Instructivos - Guías - Formatos Que se documenta? Macroproceso Proceso Subproceso Actividad Tarea (Operativo ) REGISTROS

REGISTROS ES…… Un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se puede presentar como formatos diseñados para facilitar la recolección de información de una situación específica Datos = Información (Numérica, No Numérica)

TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO 1.Por ningún motivo debe ir con tachaduras o enmendaduras. “ El control es parte de lo que YO hago” los formatos deben ser claros, con coherencia y ordenados.

TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO 2. Deben ser: Legibles fácilmente, Identificables, recuperables Preguntarse: Como se los identifica? Código, nombre, título Como se protegen? Archivadores, m. magnético, copias de seguridad Como se almacenan? Medios físicos (carpetas, AZ) Medios magnéticos Como podrían recuperarse? Archivos (gestión, central, histórico) Cuanto tiempo se almacenan?

REGISTROS SGC -Plan Estratégico del Negocio - Política y Objetivos de Calidad - Caracterización de Procesos - Procedimientos - Instructivos, Especificaciones, Planes de Calidad, Documentos Externos, Guías, Planos, etc.

Caracterización de proceso Es el documento marco donde de manera general se explica todo el proceso. Se compone de: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Normatividad aplicada 4. Políticas Institucionales 5. Definición del área y responsable del proceso 6. Subprocesos que lo componen (enunciar) 7. Definición de proveedores y Clientes (Registros) 8. Identificación de los Indicadores del proceso 9. Anexos de hojas de vida de indicadores

Estructura de un Documento Un documento esta compuesto de 3 partes: 1. Encabezado 2. Cuerpo 3. Pie de Página

Logo: Institución XXXX Nombre del Proceso: Formulación y Aprobación del Plan de Desarrollo Educativo Código del Documento: A02.01 Paginación: 1 de 3 Nombre del Subproceso: Análisis y Definición de Estrategias Para El Sector Educativo Versión: 1 1.Encabezado

2.Cuerpo 1. OBJETIVO Definir, verificar o actualizar el componente estratégico del plan de desarrollo educativo, incluyendo las definiciones de misión, visión, políticas, objetivos, estrategias, metas de resultado, programas y proyectos y metas de producto; de acuerdo a los resultados y al análisis del boletín estadístico y del diagnostico del sector y del servicio educativo realizado en la Secretaría. 2, ALCANCE El subproceso inicia con el análisis de la información del proceso A01. Información estratégica educativa, continua con la definición o actualización del componente estratégico de la Secretaría de Educación, que incluye misión, visión, políticas, objetivos, estrategias y contiene la identificación o definición de programas con sus metas de resultado, la definición de nombres genéricos de proyectos con sus metas de producto y la definición de indicadores y finaliza con el plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o programático. La definición del componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo se realiza normalmente cada cuatro años durante la definición del plan de desarrollo educativo. Sin embargo estos componentes pueden requerir de ajustes, de acuerdo a los resultados que se generen periódicamente en los subprocesos A04.01 Revisión general del SGC, A04.02 Revisión del avance de programas y proyectos, y seguimiento al plan indicativo, y A04.03 Revisión y seguimiento del tablero de indicadores del macro proceso A04. Evaluación de resultados. La realización del ajuste debe considerar la consistencia y relación lógica entre el elemento o los elementos a ajustar, con los demás elementos del componente estratégico previamente definido en la Secretaría.

2. Cuerpo 3. Definiciones Matriz FODA Trabajo de Campo Mesas de Trabajo Consolidación Estadística Encuesta 4. Contenido -Explicación detallada del procedimiento (actividad por actividad) -Áreas y personas involucradas -Relación de los Formatos que hacen parte - Flujograma

2. Pie de Página RevisoAprobo Nombre Cargo Fecha Firma A partir de la 2 página para documentos el encabezado debe tener como mínimo: Extremo Izquierdo, el nombre, el código en el centro y la fecha y versión en el extremo derecho. En el pie de página puede ir la paginación

Control de Cambios CambiosJustificación Versión Anterior Puede ser incluido en el pie de pagina (documento controlado o puede ser al inicio del procedimiento

Muchas Gracias Ismael Eduardo Correa Gómez