Temas a tratar: 1.- CUMPLIMIENTO DE LA LEY – PLAZOS DE PAGO 2.- GESTION SOBRE ARCHIVO DE FACTURAS RECIBIDAS PARA PAGO RECIBIDO/IDENTIFICACION 3- GESTION SOBRE FACTURAS A PAGAR

Nueva Ley Pago de Facturas & Orden de Compra Proveedores (21.131) Dirección de Presupuesto y Finanzas

Ley 21.131 Generalidades Pago de las facturas a 60 días desde mayo 2019 y 30 días desde febrero 2021. Plazo acordado puede ser mayor cumpliendo los requisitos que establece la Ley. Afecta a todas las empresas y a los estamentos públicos de nuestro país. Factura no pagada en los plazos devengará intereses. Factura en mora genera además una comisión fija del 1% del saldo insoluto. Casos que no contempla la Ley: Personas naturales. Facturas de Proveedores extranjeros. Notas de cobro internas y externas LINK PARA MAYOR INFORMACIÓN (Ministerio de Economía) https://www.economia.gob.cl/ley-pago-a-30-dias/preguntas-frecuentes Establece el pago de las facturas a 60 días desde mayo 2019 y 30 días desde febrero 2021, contados desde la recepción de la factura (compraventa, prestación de servicios, o cualquiera que la ley asimile a tales operaciones). El facturador deberá dejar constancia, en el original y copia de la factura, de las modalidades en que se resolverá la “solución del saldo insoluto” y el plazo acordado, que puede ser mayor cumpliendo los requisitos que establece la Ley. Esta es una norma de aplicación general, que afecta a todas las empresas y estamentos públicos de nuestro país, independiente de su tamaño, y su aplicación será gradual. Deudor que no pague en los plazos señalados se considerará en mora, y la suma adeudada devengará intereses desde el primer día de simple retardo, de acuerdo a las tasa de interés corriente establecida para operaciones no reajustables en moneda nacional de más de 90 días, para operaciones entre 200 UF y 5000 UF. Esta tasa actualmente es de 14,22% anual. El beneficiario en mora deberá pagar además una comisión fija por recuperación de pagos equivalente al 1% del saldo insoluto.

Especificidades a considerar Ley 21.131 Especificidades a considerar INSCRIPCIÓN DE PLAZOS DIFERENTES A LOS ESTABLECIDOS EN LA LEY: Se debe firmar contrato acuerdo para cada factura del proveedor, entre las partes antes de emitida dicha factura. Inscripción en registro del Ministerio de Economía (a través de formulario en línea en : https://registrodeacuerdos.economia.gob.cl/). Inscribe el comprador del servicio, quien debe tener clave única ( https://claveunica.gob.cl/ ). Completar formulario y aceptar Declaraciones Juradas (ej. que el contrato no contiene cláusulas abusivas). Ambas partes reciben notificación por e-mail indicando que el acuerdo fue registrado. oponibilidad notas de crédito y débito CESION DE DOCUMENTOS (Inoponibilidad de notas de crédito y notas de débito): Las notas de crédito y de débito que se hagan respecto de facturas irrevocablemente aceptadas y cedidas a un tercero no le afectarán al cesionario. Las notas de crédito y débito sólo tendrán efectos respecto de las partes. (Ejemplo: pago del 100% del valor de la factura a empresa de Factoring). GUIAS DE DESPACHO Obligación de emitir guías de despacho electrónicas: entrará en vigencia el 16/05/2020 (artículo 54 del decreto ley Nº 825, del Ministerio de Hacienda, de 1974).

Efectos y Focos para el cumplimiento de la ley 21.131 en la PUC POSITIVOS Disminución en los tiempos de cobranza, en especial al cobro de instituciones públicas. Debieran disminuir los costos de cobranza al haber incentivos a pagar antes. NEGATIVOS Aumento de los costos por atrasos en los pagos. Aumenta exigencias en control de pagos. Administrar cálculo de intereses en facturas de venta (desarrollos, etc). Impactos Emisión de Orden de compra (facturas emitidas y recibidas). Aceptación de facturas. Control y cumplimiento de plazos. Inscripción de plazos mayores (caso a caso por contrato). Inoponibilidad de notas crédito y débito. Guías de despacho. Procesamiento automático. Atención…

Ley 21.131 Hitos relevantes

Adaptación de Procesos en la PUC para dar cumplimiento a la nueva Ley

Adecuaciones en la PUC ORDEN DE COMPRA: Como Universidad se exigirá que los documentos tributarios electrónicos (DTE) emitidos a la PUC estén referenciados a una Orden de Compra UC (con información de la unidad compradora para efectos del control de pagos). En caso que un DTE no contenga Orden de Compra será rechazado automáticamente ante el SII a través de Acepta. ACEPTACIÓN DE FACTURAS: Todas las Unidades deberán realizar un control diario sobre las facturas que se reciban por parte de sus proveedores (objetivo es validar las facturas). Plazo de 8 días corridos desde la fecha de emisión del documento (plazo Legal). A partir del día 9 la factura se considera irrevocablemente aceptada. CONTROL DE PLAZOS: Una vez aceptada la factura se deberá registrar en Financials con la fecha programada de pago (evitar gasto de intereses). En caso de que una Unidad no tenga fondos, la factura será pagada con fondos centrales (afecta a cobro de intereses por sobregiro).

Orden de Compra única

Orden de Compra única y obligatoria Existe hoy un solo tipo de OC para toda la PUC, la cuál tiene un correlativo único para toda la universidad y puede generarse a través de 3 vías: Portal de Compras UC-XXXX Módulo de compras del sistema Financials UC-XXXX Compra a través de la opción IPO (*) UC-XXXX (*) IPO: Oracle i Procurement

Orden de Compra única y obligatoria A contar del 15 de julio de 2019 será obligatorio usar las OC de los Sistemas (política UC). No se aceptarán OC en Word u otros formatos. Se comunicó a los proveedores vía carta y e-mail que aquél DTE que no haga referencia a la OC será rechazado automáticamente. Se exigirá que el folio de OC venga señalado en el DTE a través del código 801. Se exigirá de que en caso que el DTE tenga asociado otro DTE, este venga señalado en el nuevo documento a través del código 33,34 o 61. Se exigirá que el folio de la Factura que origina el interés, venga señalado en el documento en donde éste se cobre.

Sistema Financials: IPO y OC directa desde sistema Orden de Compra única Sistema Financials: IPO y OC directa desde sistema

Orden de Compra única Portal de Compras

Algunos Casos particulares

Casos particulares de compra Uso de OC 1.- Compras al contado: (como por ejemplo alimentación, locomoción, pasajes, hoteles, gastos menores de oficina): No necesitan orden de compra. La compra será registrada en el sistema contable, por la unidad respectiva, a través de: fondos a rendir; caja chica; tarjeta de crédito institucional; reembolsos; inversiones. El documento debe contener en término de pago, la condición contado. Las facturas y notas de débito deben ser ingresadas por la unidad respectiva al sistema Financials utilizando la transacción “formulario detalle rendiciones” (iPO o directamente en Financials). Las notas de crédito deben seguir siendo enviadas a Contabilidad para su ingreso, hasta nuevo aviso.

Casos particulares de compra Uso de OC 2.- Proveedores pertenecientes a Lista blanca: Es decir proveedores a los cuales no se les solicitará O/C, y que prestan servicios tales como autopistas o servicios básicos (electricidad; agua; teléfono; gas; internet; cable; etc.): No necesitan orden de compra. Las facturas y notas de débito deben ser ingresadas por la unidad respectiva al sistema Financials (iPO o directamente en Financials), o bien a través del Portal de compras si la unidad lo requiere. Las notas de crédito deben seguir siendo enviadas a Contabilidad para su ingreso, hasta nuevo aviso.

Casos particulares de compra Uso de OC 3.- Compras realizadas por investigadores con fondos administrados directamente por el investigador: No se debe comprar nada a nombre de la Universidad (excepto el Activo Fijo), por lo que los documentos deben ser emitidos a nombre del investigador para así poder rendirlos en su proyecto.

Casos particulares de compra Uso de OC 4.- Compras realizadas por investigadores con fondos administrados directamente por el investigador: Activo fijo: Podemos distinguir dos casos: i) Si se compra a nombre de la Universidad, debe emitirse Orden de Compra. Las facturas y notas de débito asociadas a “proyectos especiales” deben ser ingresadas por la unidad respectiva al sistema Financials (iPO o directamente en Financials), o bien a través del Portal de compras si la unidad lo requiere. Las notas de crédito deben seguir siendo enviadas a Contabilidad para su ingreso, hasta nuevo aviso. ii) Si no se compra a nombre de la Universidad, no debe emitirse Orden de Compra, pero el bien debe ser traspasado posteriormente a la Universidad (a través del Formulario de cesión de Activo Fijo).

Casos particulares de compra Uso de OC 5.- Compras con contratos (como por ejemplo seguros; obras; arriendos; autopistas; mantenciones, servicios de aseo, vigilancia, entre otros). Ya sea que se paguen una vez, en mensualidades o en pagos parciales, existen 2 formas de proceder: i) Emitir una sola orden de compra por contrato aplicando cada documento que se recibirá posteriormente a dicha orden de compra. ii) Emitir una orden de compra, ya sea por el bien o servicio individual, por estado de pago, etc., pero siempre previo a la emisión de cada documento. Para ambos casos ( i y ii): Las facturas y notas de débito deben ser ingresadas por la unidad respectiva al sistema Financials (iPO o directamente en Financials), o bien a través del Portal de compras si la unidad lo requiere. Las notas de crédito deben seguir siendo enviadas a Contabilidad para su ingreso, hasta nuevo aviso.

Ciclo de pago de facturas Rechaza Cesión OC-UC Portal o IPO FACTORING NOTIFICA CESIÓN 6 días Sí tiene O/C o Contado, Lista blanca PROVEEDOR Factura CONTROL DE PAGOS SII y ACEPTA TAMBOR DTE 2.0 VERIFICACION DE RECEPCION en Portal o IPO Convenio > plazo FACT. ACEPTADA No tiene O/C DESNOTIFICAR APRUEBA? PLAZO DE RECHAZO 8 DIAS Inscripción MEconomia PAGO DE FACTURA No Sí Plazo > 60 días No Sí 60 días plazo SII RECHAZO

Preguntas

Anexos

HABILITACIÓN DE USUARIOS REGISTRO MAYOR PLAZO HABILITACIÓN DE USUARIOS