TIPOS DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS Y ALGUNOS APOYOS PARA SU ELABORACIÓN

EL INFORME Exposición de hechos o datos comprobables sobre una persona o sobre asuntos de la vida diaria o laboral. Se caracteriza por su lenguaje claro, conciso y objetivo. En el caso de que el autor incluya valoraciones u opiniones personales, debe distinguirlas claramente de los hechos objetivos. Contienen los siguientes elementos: Un título extenso y suficientemente informativo. Una introducción, en la que se especifica el objeto de estudio, así como los objetivos y características de la investigación que se ha llevado a cabo. El cuerpo del informe, en el que se detallan ordenada y rigurosamente los resultados de la investigación. Las conclusiones o recomendaciones del autor.

TIPOS DE INFORME Informe expositivo: es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe expositivo puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realización de una actividad que implique visitas a una empresa, centro de producción, entrevistas, etc. Informe interpretativo: este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo, los informes de auditoría Informe demostrativo: es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripción de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas. Este tipo de informe se conoce con el nombre de informe científico o informe técnico, resultado de una investigación o consultas exhaustivas de hechos, fenómenos o actuaciones.

Más recomendaciones para la realización de informes: Para poder realizar un informe el primer paso que debemos realizar es fijarnos un objetivo. Este facilita: qué información debemos desechar e incluir, adecuar mejor el informe a su destinatario y escribiremos el informe con mayor facilidad. ¿Cómo fijar el objetivo? Lo primero es tener clara la idea general del informe. Lo segundo es pensar que el informe va dirigido a otra persona. Por tal razón debemos responder las siguientes preguntas desde el punto de vista del destinatario. Estas preguntas son: a) ¿Quién es el destinatario del informe? b) ¿Para qué lo quiere? c) ¿Qué aspectos quiere conocer? d) ¿Qué sabe de la cuestión? Es totalmente necesario tener en cuenta esta serie de preguntas para realizar cualquier informe. Las respuestas a estas preguntas ayudarán a fijar el o los objetivos

Cuidar la coherencia, la cohesión, la ortografía, la puntuación y evitar los vicios de estilo. Tenga en cuenta la presentación: ésta es la primera impresión a la hora de ver el informe. Espacios y márgenes: cuanto más espacio haya alrededor del texto, más fácil se hará su lectura. Texto ¿justificado o no justificado?: un texto sin justificar da una impresión más amable e informal. El texto justificado da una impresión de mayor formalidad. Elija de acuerdo con el objetivo del informe. Encabezamientos. Tienen tres funciones: dividen la página; ofrecen una visión general de lo que vamos a ver y si queremos volver a un determinado apartado, se nos hará mucho más fácil.

Secciones: además de darle un título a cada apartado, podemos numera los distinto grupos para poder encontrarlos con mayor facilidad y que el informe dé una sensación de mayor orden. Listas: al hacer una enumeración, es mucho más fácil leerla en una lista. Éstas las podemos hacer con muchos tipos de símbolos: asteriscos, círculos, cuadros etc. Diseño general: el mejor diseño es el más sencillo, sin utilizar muchos tipos de letras. Apéndices: nos pueden ayudar a no hacer pesado el informe, añadimos información adicional, pero no necesaria en su totalidad. Algunas cosas que podemos añadir en apéndices pueden ser: estadísticas, gráficos y tablas, cifras, información a actualizar, metodología y estudios realizados. Diagramas y gráficos: alguna información es mucho más fácil de comprender en gráficos o tablas que en el propio texto.

INTRODUCCIÓN Se define como la descripción breve y resumida de los elementos que tipifican o estructuran el texto para encuadrarlo y/o publicitarlo. En ella se “encuadra” y “publicita”. Se entenderá por “encuadrar” la contextualización del texto a partir de sus elementos estructurales. Se debe aportar de manera descriptiva la información relevante para que el lector se ubique y tome las decisiones más pertinentes; y por “publicitar” el llamar la atención del lector a partir de los elementos más novedosos, resaltando de manera especial algunos de ellos, para impactar en torno a la importancia del textos en los procesos formativos y así generar vínculos de empatía con éste. Es es quizás el último elemento que se elabora cuando se redacta un texto.

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR UNA JUSTIFICACIÓN Se sustenta la realización del texto con argumentos convincentes, apoyándose en elementos teóricos, empíricos e históricos pertinentes. Esto se logra conociendo las causas y propósitos que motivan el texto. La justificación esta estará impregnada por los intereses de quien escribe Establecer el propósito Beneficios Se expone en forma clara y precisa el PORQUÉ y PARA QUÉ se lleva a cabo el texto

OBJETIVOS Expresarlos con claridad . Deben ser alcanzables Son los puntos de referencia que guían el desarrollo del informe y a cuyo logro se dirigen todos los esfuerzos. Se debe conocer con detalle lo que se pretende lograr Debe de existir congruencia con la justificación y con el desarrollo del informe Expresarlos con claridad . Deben ser alcanzables Específicos Claridad planteamiento

Evitar recopilación de datos no necesarios Continuación Objetivos… Aconsejable, dividir el general en partes más reducidas Lo que se hará en el informe, donde y con qué fin Enfocar el informe. Porque se enuncian? Evitar recopilación de datos no necesarios Organizar el informe en partes

¿Cómo deberían expresarse? Continuación Objetivos… ¿Cómo deberían expresarse? Redactar en infinitivo: determinar, evaluar, analizar, describir, desarrollar, descubrir, clasificar, establecer… Abarcar los distintos aspectos del problema Claramente enunciados en términos operativos Realistas considerando las condiciones locales Evitando el uso de verbos vagos Al evaluar un informe, los resultados se comparan con los Objetivos

OPERACIONES COGNITIVAS TABLA 2. LISTADO SELECCIONADO DE VERBOS QUE PUEDEN UTILIZARSE PARA LA ACTIVACIÓN DE OPERACIONES COGNITIVAS, MOTORAS Y AFECTIVAS   OPERACIONES COGNITIVAS RECUERDO COMPRENSIÓN APLICACIÓN Definir Seleccionar Distinguir Comparar Demostrar   Producir Enumerar Expresar Discriminar Inferir Usar Ejercitar Identificar Esbozar Interpretar Jerarquizar Calcular Cambiar Reproducir Describir Relacionar Generalizar Resolver Descubrir Nombrar Estimar Modificar

ANÁLISIS SÍNTESIS EVALUACIÓN Desglosar Examinar Resumir Diseñar Criticar Concluir Aclarar Seleccionar Construir Generar Proponer Valorar Separar Descomponer Investigar Compilar Juzgar Estimar Clasificar Discriminar Reorganizar Planear Tasar Justificar Subdividir Ilustrar Componer Sustentar

OPERACIONES AFECTIVAS INTERÉS RESPUESTA ADOPCIÓN OPERACIONES MOTORAS RECUERDO DE PROCESOS EJECUCIÓN DE DESTREZAS SUBORDINADAS EJECUCIÓN MECÁNICA DE PROCESOS TOTALES Enumerar Chequear Utilizar Accionar Manejar Conducir Diagramar Graduar Trasladar Operar OPERACIONES AFECTIVAS INTERÉS RESPUESTA ADOPCIÓN Atender Corresponder Actuar Cooperar Interiorizar Adoptar Preguntar Adherir Defender

EJEMPLO DE OBJETIVO: Analizar los elementos sobre los cuales se constituyen la responsabilidad y la solidaridad ciudadana para que la población colombiana asuma de manera consciente hábitos de convivencia pacífica mediante el estudio de situaciones, hechos y casos tomados de la vida cotidiana del país.   ¿Cuáles son las situaciones que plantea el objetivo? Que la población colombiana asuma de manera consciente hábitos de convivencia pacífica. ¿Qué situaciones o actividades se proponen para el desarrollo de actividades y operaciones cognitivas? Analizar los elementos sobre los cuales se constituyen la responsabilidad y la solidaridad ciudadana. ¿Cómo se objetivarán  las actualizaciones cognitivas, actuaciones o transformaciones de los conocimientos anteriores? Mediante el estudio de situaciones, hechos y casos tomados de la vida cotidiana de país.

ACTA Es un documento en el que se registra lo sucedido y tratado en una reunión. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes: Un título extenso, en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha. Una introducción, en la que se hacen constar los datos de la reunión. El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso. El cierre.

INSTANCIA O SOLICITUD La instancia es un documento por medio del cual se solicita algo de un organismo público o de una autoridad. En su formato aparecen siempre: Introducción, con los datos personales del solicitante. Comunicación, que consta de la exposición de los motivos por los que se hace la petición y de la petición en sí. Cierre, que consta del lugar, de fecha, la firma y el pie, donde se indica el destinatario de la instancia.

CONTRATO Es un documento escrito que recoge las condiciones de un acuerdo entre dos o más personas o entidades. Los contratos siempre contienen los siguientes elementos: El lugar y la fecha en que se firma el contrato. Los datos personales de los contratantes. El acuerdo que se suscribe. Las cláusulas o condiciones del contrato. Las firmas de los contratantes.

CARTA ADMINISTRATIVA Una carta administrativa, formaliza una situación, pero también compromete a la institución. Entre sus funciones están: informar, motivar, ofrecer servicios, invitar, agradecer, solicitar, entre otras. Por lo general las instituciones cuentan con secretarias que elaboran la correspondencia impresa y electrónica; sin embargo, tal vez en algún momento de su vida profesional tenga la responsabilidad de escribir este tipo de correspondencia, para ello tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Se recomienda que las cartas lleven los dos apellidos del destinatario. No escribir cartas en momentos de exaltación. Tener claro qué se busca con la carta (informar, ofrecer un servicio, solicitar, entre otros). La carta debe ser concisa y coherente, de frases breves y párrafos cortos (que haya un equilibrio entre los párrafos). Evitar el uso excesivo de adjetivos. Evitar palabras superfluas. Dejar los detalles para los anexos. Ser cortés, pero no abusar de la familiaridad. Evitar los errores de ortografía, la puntuación incorrecta y los vicios de estilo.

Destinatario: nombre, cargo y dirección. En la composición de la carta pueden aparecer los siguientes elementos: Identificación: nombre de la empresa, logotipo, dirección, teléfono, fax, e-mail, web... Fecha Destinatario: nombre, cargo y dirección. Referencia: departamento que emite el escrito. Asunto: mención resumida del motivo de la carta. Saludo Texto: suele ordenarse en ‘inicio’ (indica el motivo de la carta), ‘núcleo’ (desarrollo) y ‘conclusión’. Se organizan en párrafos separados. Despedida Firma Oficio de remisión. Su forma de redacción se ajusta al modelo de carta comercial de la que sólo le diferencia el tono objetivo y distanciado.