“RODRIGO LARA BONILLA” MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” ESCUELA JUDICIAL “RODRIGO LARA BONILLA” CURSO DE INDUCCIÓN PARA EMPLEADOS Y EMPLEADAS DE LAS UNIDADES DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA Y DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA ADMINISTRACIÓN JUDICIAL MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Bogotá 2010

OBJETIVO GENERAL DEL MÓDULO Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” OBJETIVO GENERAL DEL MÓDULO Orientar a los y las participantes del curso de inducción sobre el procedimiento para realizar trámites ante la Sala Administrativa y contribuir en el fortalecimiento de los conocimientos y habilidades relacionados con la identificación, elaboración, organización, archivo y control de los documentos y registros de las Unidades de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” TEMAS Y SUBTEMAS Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Contexto operacional de la Sala Administrativa Relación de trámites y documentos ante la Sala Administrativa Unidad 2: Técnicas de Archivo Ciclo de vida del documento Tablas de Retención Documental Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Contexto operacional de la Sala Administrativa

Sesión de Sala Administrativa Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Relación de trámites y documentos ante la Sala Administrativa 3 directrices básicas : Los temas deben ser agendados en la preagenda a más tardar el día viernes a las 12:00 m, de la semana anterior a la sesión. Plazo máximo de publicación de los documentos soportes de los temas a tratar en el Orden del Día en la Intranet de la Rama Judicial, es el día lunes a las 12:00 m. Los temas deben estar debidamente soportados por los documentos que jurídica y administrativamente demuestren la viabilidad del tema. a)- Solicitudes b)- Propuestas c)- Conceptos d)- Informes presentan Estudios de conveniencia y oportunidad Estudio de Mercado Plan operativo CDP proyecto de acto administrativo Unidades Análisis y estudio Sesión de Sala Administrativa Actos Administrativos Implementación Expedición

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Relación de trámites y documentos ante la Sala Administrativa

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Relación de trámites y documentos ante la Sala Administrativa

Actividad 1 (Identifique las actividades faltantes) Identifique en orden secuencial, las actividades de planeación que se encuentran alrededor de la toma de decisiones de la Sala Administrativa. Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 1: Trámites ante la Sala Administrativa Actividad 1 (Identifique las actividades faltantes)

Unidad 2: Técnicas de Archivo Ciclo de vida del documento Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 2: Técnicas de Archivo Ciclo de vida del documento 1. RECEPCION O PRODUCCION DE DOCUMENTOS 2. TRAMITE DEL DOCUMENTO 5. ARCHIVO HISTÓRICO - DOCUMENTOS DE CARACTER HISTÓRICO O LEGAL 3. ARCHIVO DE GESTION CONSULTAS PERMANENTES 4. ARCHIVO CENTRAL CONSULTAS EXPORADICAS 5. ELIMINACION Fuente: Carlos Ortíz Narváez, Módulo Técnicas de Archivo

DEPENDENCIA RESPONSABLE Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 2: Técnicas de Archivo Ciclo de vida del documento ETAPA DEL DOCUMENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Recepción o elaboración documento Dependencia encargada de tramitar la solicitud o el requerimiento Archivo para consulta permanente Transferencia para consultas esporádicas Dependencia encarga de tramitar la solicitud o el requerimiento y Centro de Documentación Transferencia para consultas de investigación, ciencia y cultura Centro de Documentación Eliminación Dependencia a la cual le corresponde la serie documental y Centro de Documentación

ESTRUCTURA DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 2: Técnicas de Archivo Tablas de Retención Documental ESTRUCTURA DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Oficina productora Series y Subseries documentales Descripción Retención en Años Archivo de Gestión Archivo central Tradición documental Original Copia Disposición final Conservación Total Eliminar Seleccionar Otros Procedimiento

Actividad 2 Organice las siguientes actividades Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 2: Técnicas de Archivo Actividad 2 Organice las siguientes actividades ELIMINACION TRAMITE DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTION CONSULTAS PERMANENTES ARCHIVO CENTRAL CONSULTAS EXPORADICAS RECEPCION O PRODUCCION DE DOCUMENTOS ARCHIVO HISTORICO - DOCUMENTOS DE CARACTER HISTÓRICO O LEGAL 1 2 3 4 5

Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario Consejos prácticos para mantener una buena calidad en la atención de los usuarios: Saludar con cordialidad a las demás personas, Intente no calificar anticipadamente a los usuarios por su apariencia, Escuche al usuario con atención, Procure tener una presentación adecuada para prestar el servicios a los usuarios internos o externos, 13

Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario Atender personal y amablemente, Mantener una expresión corporal y oral amable y dispuesta. Procure separar los problemas personales de la labor en la oficina, Tener a mano la información adecuada, Si no cuenta con la información necesaria para una buena atención, solicite colaboración a la persona que tiene la información o remita al usuario ante dicha persona.

Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Unidad 3: Técnicas de Oficina Calidad en la atención al usuario LO QUE SE DEBE HACER LO QUE NO SE DEBE HACER Actuar con naturalidad Mantener al usuario en suspenso Expresión amable No prestar interés al usuario Ser sincero Hablar a la vez con otras empleados o usuarios Mantener informado al usuario Desestimar al usuario Tener toda la información relevante a la mano y de manera oportuna Hacer promesas que no se puedan cumplir Emplear el nombre y apellidos del usuario e identificarse Ser negativo. 15

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