Preparar la sala de sesión y hacer pruebas de conexión, audio y video (40 minutos antes) Ser paciente, durante la conexión de todos los consejeros Conexión de consejeros, por lo menos 20 minutos previo a la reunión (en este tiempo se realizarán pruebas de audio y de conexión) Cerrar micrófonos cuando no participen, el único que debe tener abierto el micrófono es la persona que está hablando. Si desean participar con voz, solicitarlo por medio del chat. Considerar el tiempo de retraso en la transmisión del audio, para poder participar Se les agradecerá no se distraigan con chats privados durante la sesión Respetar el orden del día No se aceptara integrar temas que no estén previstos en la agenda Se les solicita tener diadema con audífonos y micrófono para evitar ecos y transmisiones no deseables Se les reitera que sólo se tiene apertura para 4 cámaras El moderador (coordinador de enlace) será quién de la palabra a los participantes
Comentar de manera breve y concisa las observaciones. En caso de tener problemas técnicos, comentar por medio de chat privado al enlace. Cuando la comunicación se alente, refrescar la pantalla/video (en la parte superior derecha del video chat). Mantener el orden de las intervenciones. Comentar por CHAT todo lo que se desee, de una manera respetuosa y enfocada al asunto que se está tratando en el momento. La práctica hace al maestro, por lo que en necesario se conecten cuando se les indique. Leer previamente los documentos que se envíen y generar sus comentarios y/o dudas al respecto. Seguir las indicaciones que se enviaron previamente sobre el uso de la herramienta. Si formas parte del panel de expositores, indica tu nombre antes de iniciar con tu exposición, para que todos noten de quién es la voz. Evita el ruido ambiental: Aire acondicionado, conversaciones alrededor, tránsito, etc Apaga tu celular o radio, ya que puede generar estática y viciar la conferencia
Enviar recordatorio de sesión, dos días antes. Cargar presentaciones de la sesión al sistema (mínimo 24 horas antes) Conducir la sesión de manera fluida, evitando tiempos muertos.