Reporte Ejecutivo Mensual Guía Revisión 1 Diciembre 2003

Con el reporte mensual ejecutivo Usted puede: Obtener un pronóstico de sus ventas del mes siguiente Obtener un análisis de sus ventas y conocer a tiempo cómo van sus ventas (al alza, a la baja, estables) Saber cuáles son sus productos de mayor venta por tienda y departamento (por ejemplo, identificar el 20% de productos que hacen su 80% de sus ventas totales) Identificar en cuáles tiendas tiene éxito y en cuáles no Conocer si sus inventarios están de acuerdo a esto Identificar en qué tiendas no tiene productos y qué oportunidades está perdiendo

Como en el semanal ejecutivo, el nuevo reporte mensual… Usa los mismos conceptos gráficos del semanal ejecutivo Hace trabajar la información para usted Es fácil de leer y permite decisiones oportunas Emplea colores y orden, de forma tal que “salten a la vista” los puntos que usted debe atender Tiene resumen ejecutivo y un detalle por sku

Semanal Práctico y rápido porque lo que requiere atención salta a su vista de inmediato Semanal

Pero, el nuevo reporte mensual es más una película que una foto de su negocio El reporte ejecutivo mensual es el primer reporte que analiza la historia para pronosticar ventas y dar a nuestro cliente una tendencia de cómo van las ventas de sus productos! Emplea su historia de ventas y existencias y pronostica cuanto podría usted vender el próximo mes. Describe cómo está cambiando su negocio. Qué producto se vende más cada vez y cual menos cada vez Le da una película de sus ventas; no sólo una foto

El nuevo reporte mensual responde: ¿Cuánto puedo vender el mes que viene? ¿Cómo van mis ventas? No sólo cómo estuvo la semana o el mes pasado!

Usted puede emplear el reporte para: Negociar con más confianza un mayor volumen de pedidos para sus productos al alza, basado en el desempeño de sus ventas Plantear oportunamente promociones para los productos que van a la baja, antes que lo hagan por usted Proponer a tiempo nuevas ideas de empaquetamiento o acomodo, para mejorar la venta de sus productos de menor desempeño Mejorar su estrategia comercial, conociendo cuando y cuales productos sustituir por nuevos

Reporte mensual ejecutivo

Tiene resumen como en el semanal… Muestra 3 últimos meses, pero… Pronostica ventas del mes siguiente!

Y tiene detalle… Muestra últimos 3 meses Hace cálculos con más!

El nuevo mensual mejora el formato tradicional Muestra 3 meses Sólo usa 3 meses para cálculos No ve tendencias ni estima ventas Presenta datos pero no permite saber que tan buenos o malos son Es una foto del pasado Ejecutivo nuevo! Muestra 3 meses Usa hasta un año de historia para cálculos Da un pronóstico de ventas del próximo mes y calcula cómo está cambiando la venta (tendencia)

El formato mensual anterior (tradicional) muestra y calcula sólo con 3 últimos meses

Claves y colores Tipo de tienda* Significado Clave Color Tipo B 20% TB Tipo A Tiendas en las que usted hace el 60% de sus ventas totales del período TA verde Tipo B 20% TB verde claro Tipo C 15% TC amarillo Tipo D 4% TD naranja Tipo E 1% TE rojo *Nota: En el reporte mensual, se manejan todas las combinación tienda-departamento para el SKU

Claves y colores Clase de SKU Significado Clave Color Clase B 20% B Clase A SKUs con los que usted hace el 60% de sus ventas totales del período A verde Clase B 20% B verde claro Clase C 15% C amarillo Clase D 4% D naranja Clase E 1% E rojo

Claves y colores Meses de inventario Existencias en tienda Tendencia rojo < 1.5 a 3.0 verde < rojo Existencias en tienda Cero = rojo Tendencia Negativa (ventas a la baja), Positiva (al alza), cero (estable), no calculada.

Conceptos Venta promedio: promedio de todos los meses desde que hay historia del sku (en el tradicional sólo se emplea y muestra información de los 3 últimos meses) Meses de inventario: Existencias actuales entre el promedio de ventas de los 3 últimos meses.

… conceptos Pronóstico: ¿Cuánto venderé el próximo mes? Sólo se calcula el pronóstico si hay al menos 5 meses de historia acumulada Para cada sku se comparan 5 modelos estadísticos y se elige el que representa mejor los datos históricos Pronostica el mes siguiente con ese modelo Toma en cuenta estacionalidad Para mayor información de los modelos ver anexo

… conceptos Tendencia: ¿Cómo van mis ventas? Es la pendiente en el dato de ventas más reciente de ese sku. Positiva (“alza”), negativa (“baja”), cero (“estable”) ó no calculada Para mayor información de los modelos ver anexo

Uso del reporte para mejores decisiones…

Utilizando los indicadores de detalle en conjunto se puede matizar e interpretar mejor la información Meses de Inventario Tendencia Situación / Matices Sobre-inventariado a la baja Estable Al alza Muy serio: liquidar Menos serio Sub-inventariado A la baja Serio: urge ordenar Inventario adecuado Ok Vigilar inventario

… y aún más, combinando con los pronósticos Ejemplo: Meses inv Unidades vendidas desde Pronóstico Ventas Mes+1 Venta Promedio Al mes Tendencia 57.0 4 jun 9 1 a la baja 2.1 22 jun 2 2 estable Qué tan rojo es el rojo? Qué tan malo es esto? Cuál caso es menos serio? Se podía ver antes?

Sobre modelos y pronósticos Anexo Sobre modelos y pronósticos

Pronosticar? Los datos de ventas pueden graficarse a lo largo del tiempo. A estos datos puede aproximárseles con una línea que contenga la mayor parte de ellos o pase cerca de aquellos que quedan fuera de ésta Existen métodos estadísticos que permiten derivar éstas curvas de ajuste de modo tal que se minimice el error con el que representan los datos históricos Estas curvas constituyen modelos que representan los datos históricos, pero además pueden emplearse para pronosticar los datos futuros, hasta cierto grado de confiabilidad Nuestro reporte ejecutivo desarrolla para cada SKU cinco modelos (linear, estacional y Winters, entre otros) y varios recursos más de manejo de datos, y elige aquel que tenga menor error (RMS) para representar los datos Por el momento no se calcula un pronóstico si no contamos con al menos 5 meses de información de ventas, para un SKU. La calidad de los pronósticos y los períodos que se empleen para determinarlos variarán con el tiempo, junto con la calidad de los datos históricos con que contemos. En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico y tendencia

Tendencia Para calcular la tendencia se determina la pendiente de una línea recta tangente al punto más reciente de ventas para el SKU Además de evaluar la pendiente (positiva, negativa o cero), ésta sólo se reporta (alza, baja, estable) si la correlación (Pearson) de los datos es mayor al 60% En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico y tendencia Nota: Es factible para la información actual de la que disponemos, que para ciertos períodos y SKUs pueda reportarse una tendencia y no un pronóstico (menos de 5 meses de datos) y vise-versa.

Ventas U Mejor modelo de 5 Tendencia= negativa Ventas “ a la baja” historia 10 U mes siguiente Pronóstico Tiempo “Hoy” Mes siguiente

Ventas U Mejor modelo de 5 Pronóstico 50 U mes siguiente Tendencia= positiva Ventas “al alza” historia Tiempo “Hoy” Mes siguiente