MECANICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LIC. JULIO VASQUEZ DOCENTE DE LA FACULTDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Fases de la auditoria administrativa Primera Fase : Trabajo Preliminar Segunda Fase: Revisión de la Legislación Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar de los Controles Administrativos Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada de los controles administrativos Quinta Fase: El Informe de Auditoria Administrativa

1ª Fase Trabajo Preliminar Consiste en obtener información general y concreta de los aspectos mas importantes de la entidad. En esta acción se realizan exámenes limitados en todas las áreas funcionales con el fin de aislar las raes de problemas críticos. Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y las consecuencias de los problemas críticos.

Trabajo preliminar Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo :las entrevistas programadas en cada una de las áreas funcionales /considerando los manuales administrativos y el programa de auditoria Operacional Puede incluirse además, un examen limitado de documentos, registros, informes o una revisión de métodos y procedimientos de prueba, todo lo cual podrá servir de base para sustentar el estudio preliminar y poder canalizar posteriormente las otras fases de la auditoria administrativa

Información a obtenerse entre otros Legislación aplicable a las actividades examinadas Breve historial, antecedentes y propósitos de las actividades Material sobre la organización: funciones, estructuras, cargos y procedimientos Política general de la entidad u organismo Descripción general de métodos de operación Descripción de cualquier problema importante Operaciones s de especial interés para la empresa Examen de las anteriores auditorias e inspecciones realizadas

2º Fase : Revisión de la legislación En esta fase se revisa la legislación básica : ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y normas interna de la entidad para verificar si están cumpliendo los objetivos, propósitos y actividades establecidas

Información a obtenerse entre otros Estudio de las disposiciones legales base Objetivos de la ley, reglamentos, directivas, manuales, etc. Grado de autoridad otorgado a funcionarios Responsabilidades y limitaciones impuestas a la entidad

Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar de los controles administrativos Debe evaluarse la efectividad con la que se están desarrollando las actividades programadas; así como detectar los errores mas saltantes, sobre los que debe acumularse las pruebas suficientes, detal manera que confrontando estas con los datos obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar el alcance y responsabilidad, así como estimar el requerimiento de personal , racionalizar el programa de trabajo, fijar plazos para el encauzamiento del informe y reorientar los programas de auditoria

Información a obtenerse entre otros Si las políticas aplicadas están autorizadas por el directorio Si se cumple lo planificado en forma eficiente, efectiva y económica Si se protegen los interese de la entidad

Cuarta Fase: Examen y prueba detallada de los controles administrativos Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y procedimientos de la entidad con respecto a las actividades circunscritas en el trabajo preliminar. Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc. Certificando la información contenida en ellos, además incluye la obtención de información a través de entrevistas, inspecciones físicas, captación escrita de opiniones; así como de formulación de conclusiones y recomendaciones

Información a obtenerse de otros Cumplimiento de políticas prescritas Logro de los propósitos establecidos Eficiencia operativa Eficiencia y economía en la utilización de bienes y servicios Si los fondos y bienes de la entidad han sido manejados con honestidad

Quinta Fase: El Informe de Auditoria Administrativa 1. Aspectos Generales 1.1. Introducción 1.2. Antecedentes 1.3. Alcance 2. Observaciones 3. Conclusiones 4. Recomendaciones 5. Anexos

Introducción Se consideran las causas que dan origen a la auditoria administrativa que esta relacionada con el cumplimientos del Plan de acción de la Oficina de control Interno para el período anual. Se consideran los objetivos de AA, que varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada; ejemplo : si se práctica la AA en el área de tramite documentario y archivo, los objetivos serían: Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la administración documentaria la empresa Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de entidad, así como la oportunidad de su servicio

Antecedentes Los antecedentes están referidos básicamente al aspecto técnico y al aspecto legal. En el aspecto técnico se involucra la evaluación de métodos procedimientos de trabajo practicados con anterioridad y en el aspecto legal se enumera todo lo referente a dispositivos legales y normas internas, inherentes al desarrollo de las funciones del área que se audita , observando la jerarquía de los dispositivos legales

1.3. Alcance Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoria administrativa, ejemplo: si se trata de determinar el alcance del área de tramite documentario y archivo, se especificara el alcance de la siguiente manera:

Área Auditada: La administración documentaria depende de la Secretaria General Aspectos a examinar Control interno del sistema Proceso de recepción Proceso de clasificación y registro Proceso de control y seguimiento Proceso de distribución Proceso de información Proceso de archivo

Funcionarios responsables Considerar nombres, apellidos y cargos de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimientos de las funciones del órgano Comisión Encargada Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los Auditores que tienen la responsabilidad de practicar la AA

2. Observaciones Son la resultante de la auditoria practicada en los elementos y proceso administrativos y operaciones del área que se audita, tiene gran importancia porque constituye la parte sustentatoria de los informes Estas se materializan por escrito, serán puesta de conocimiento de los funcionarios auditados, con cargo para que cada una de ellas sean esclarecidas o descargadas por el interesado también en formas escrita

Ejemplo observaciones formulada en el Área de Tramite documentario y archivo Inadecuada ubicación física de la infraestructura y sus condiciones de seguridad Situación de abandono de los documentos en el archivo central Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa Incumplimientito de apertura de un registro especial para expedientes de empresas reclamantes Omisión de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos expedientes Morosidad significativa en el tramite de algunos expedientes

Conclusiones Son resúmenes o contendidos sintéticos que deben redactarse en formas priorizada en armonía con las observaciones detectada con el fin de pronosticar el problema motivo de la AA.

Ejemplo Se ha determinado que la Secretaria General no ha realizado las gestiones necesarias, a fin de que la ubicación física de la administración Documentaria, se encuentre en un lugar estratégico que permita fácil acceso alo público y/o usuario, así como de las seguridades necesarias en sus instalaciones acorde con la naturaleza que brinda

Recomendaciones Son sugerencias que especifican medios o métodos para la solución de las observaciones formuladas en el proceso de AA. Por ejemplo : de algunas recomendaciones formuladas en el áreas de tramite documentario y archivo

ejemplo Que la Unidad de tramite documentario y archivo , en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el archivo central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz